0112-KDIL1-2.4012.65.2026.3.MR

Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

19 lutego 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 lutego 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy możliwości odliczenia pozostałego podatku od towarów i usług z tytułu umowy na podstawie istniejących dokumentów w szczególności umowy oraz protokołu odbioru robót wraz z kosztorysem.

Uzupełnili go Państwo – w odpowiedzi na wezwanie – pismem z 20 marca 2026 r. (wpływ 20 marca 2026 r.).

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka Y prowadzi działalność gospodarczą związaną głównie z wykonywaniem instalacji elektrycznych oraz robotami budowlanymi związanymi ze wznoszeniem budynków.

Spółka w dniu 17 sierpnia 2023 r. zawarła umowę (…) ze spółką X na budowę budynku usługowego (…). Wartość umowy opiewała na kwotę (…) brutto, zaś kwota netto wynosiła (…) podatek VAT 23% – (…).

W trakcie wykonywania umowy spółka X nie wywiązywała się terminowo z jej realizacji, z racji czego spółka Y odstąpiła od umowy i obciążyła kontrahenta karą umowną za odstąpienie od umowy w kwocie (…), oraz wezwała do stawienia się na budowie celem protokolarnego odebrania wykonanych dotychczas prac i ostatecznego ustalenia wartości wykonanych robót.

Spółka X nie stawiła się na odebranie wykonanych robót w związku z czym spółka Y sporządziła jednostronnie protokół odbioru wykonanych robót wraz z kosztorysem odebranych prac na kwotę (…) brutto, w tym kwota netto – (…) oraz VAT (…). Kosztorys zawierał informacje w zakresie należnych kwot w rozbiciu na kwoty netto, brutto i należny podatek VAT w wysokości 23%. Protokół wraz z kosztorysem został przesłany spółce X.

W toku prac budowlanych spółka X wystawiła dwie faktury zaliczkowe na kwoty: (…) netto plus VAT (…) oraz (…) netto plus VAT (…). Faktury te zostały opłacone przez Spółkę Y w całości oraz ze wskazanych faktur zaliczkowych odliczono należny podatek VAT. Spółka X wystawiła również faktury VAT, które nie zostały zaakceptowane przez spółkę Y i odesłane spółce X.

Ostatecznie w ramach przedmiotowej umowy spółka X wykonała prace budowlane na kwotę (…) brutto. Spółka Y zapłaciła spółce X kwotę (…) brutto tytułem zaliczek na podstawie wystawionych i zaakceptowanych faktur zaliczkowych, następnie zapłaciła kwotę (…) tytułem zaliczki za przekazane przez spółkę X dokumentację techniczną budynku – łącznie (…) brutto.

Do zapłaty pozostawała zatem kwota (…). Jednakże spółka Y dokonała potrącenia wzajemnych wierzytelności w postaci kary umownej za odstąpienie od umowy w kwocie (…), wierzytelności z tytułu nie wpłaconego przez X zabezpieczenia umowy w kwocie (…) oraz wierzytelności z tytułu sprzedaży energii w trakcie budowy zgodnie z umową w kwocie (…). Po rozliczeniu zaliczek i uwzględnieniu potrącenia pozostała kwota (…) brutto, która została zapłacona przez spółkę Y na rzecz spółki X.

Spółką X poza dwiema fakturami zaliczkowymi, o których była mowa powyżej nie dostarczyła spółce Y ostatecznej faktury rozliczeniowej za wykonane prace do chwili obecnej pomimo wezwań.

Pytanie

Czy w zaistniałym stanie faktycznym Spółce przysługuje możliwość odliczenia pozostałego należnego podatku VAT z tytułu umowy na podstawie istniejących dokumentów w szczególności umowy oraz protokołu odbioru robót wraz z kosztorysem?

Państwa stanowisko w sprawie

Stosownie do treści art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Natomiast zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług lub dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi. Ponadto, podkreślenia wymaga, że zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z ust. 10b ust. 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

We wskazanym powyżej stanie faktyczny wyróżnić zatem należy dwa aspekty związane z prawem do odliczenia podatku VAT. Pierwszy aspekt – materialny, związany jest z materialną podstawą do przyjęcia możliwości odliczenia podatku VAT, co sprowadza się do wykazania, iż w powyższym stanie faktycznym doszło do realizacji umowy na roboty budowlane, które zostały wykonane częściowo i za które przysługiwała wymagalna zapłata objęta obowiązkiem opodatkowania podatkiem VAT. Drugi aspekt — formalny związany jest z istnieniem dokumentu w tym wypadku faktury VAT będącej odzwierciedleniem podstawy materialnej i dającej formalne podstawy do skorzystania z możliwości odliczenia należnego podatku VAT. W niniejszym stanie faktycznym kryteria formalne nie zostały spełnione w całości z uwagi na brak faktury VAT na część należnego wynagrodzenia dla kontrahenta Spółki.

Zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 31 ustawy o VAT, przez fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Katalog takich informacji zawiera z kolei art. 106e ustawy o VAT. Co istotne, wśród obligatoryjnych elementów faktury nie ma samego wyrażenia „faktura” czy „faktura VAT”. Taki wymóg prawny został zniesiony w 2013 r. Natomiast wśród głównych przesłanek materialnych stanowiących o prawie do odliczenia VAT jest powoływany wcześniej przez Spółkę art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którym w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Powyższa regulacja stanowi realizację fundamentalnej zasady neutralności VAT, zgodnie z którą podatek dla podatników uczestniczących w obrocie towarami i usługami, którzy nie są ostatecznymi odbiorcami, nie może być obciążeniem. Przez realizację prawa do odliczenia podatnik jest więc zatem uwolniony od kosztów VAT zapłaconego w toku działalności gospodarczej z tytułu nabywanych na potrzeby tej działalności towarów i usług.

Wykładni powyższej zasady wielokrotnie dokonywał TSUE. Tytułem przykładu, w wyroku z 21 listopada 2018 r. w sprawie C-664/16 TSUE zaznaczył, że prawo do odliczenia podatku VAT stanowi podstawową zasadę wspólnego systemu VAT i nie można tego prawa ograniczać. Ścisłe zastosowanie formalnego wymogu przedstawienia faktur naruszałoby zasady neutralności i proporcjonalności, ponieważ skutkowałoby nieproporcjonalnym uniemożliwieniem podatnikowi korzystania z neutralności podatkowej dotyczącej jego transakcji. Jednocześnie, ciężar udowodnienia spełnienia przesłanek skorzystania z prawa do odliczenia spoczywa na podatniku wnioskującym o odliczenie VAT. Podatnik chcący skorzystać z prawa do odliczenia jest zobowiązany do przedstawienia obiektywnych dowodów, że towary i usługi zostały mu rzeczywiście dostarczone i wyświadczone przez podatników, na potrzeby własnych transakcji opodatkowanych VAT, w odniesieniu do których faktycznie zapłacił on VAT.

Powyższy pogląd TSUE został zaaprobowany przez NSA, który, powołując się m.in. na tezy orzeczenia wydanego w sprawie w sprawie C-664/16, w wyroku z 29 października 2021 r. sygn. I FSK 1656/21 wskazał: „Ograniczenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 1 u.p.t.u. gdy podatnik naruszył wymogi formalne, wynikające z przepisów tej ustawy, może wystąpić wówczas gdy te naruszenia uniemożliwiają dostarczenie dowodów na spełnienie wymagań materialnych do przyznania prawa do odliczenia. Nie może natomiast stanowić dodatkowej sankcji w sytuacji, gdy organy nie negują wystąpienia transakcji opodatkowanych u kontrahentów podatnika, ani nie stawiają podatnikowi zarzutów uczestniczenia w oszustwie, czy nadużyciu prawa. W takim przypadku doszłoby także do naruszenia zasady proporcjonalności, która w procedurze podatkowej znajduje odzwierciedlenie w zasadzie prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych (art. 121 §1 Ordynacji podatkowej)”.

Co warte odnotowania, w jednym z ostatnich wydanych przez TSUE wyroków w tej tematyce (orzeczenie z 29 września 2022 r. sprawa C-235/21), TSUE orzekł, ponownie powołując się na zasadę neutralności, że nawet umowa pomiędzy stronami może zostać uznana za fakturę, o ile zawiera wszystkie informacje niezbędne dla organów podatkowych do ustalenia, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia VAT zostały spełnione. Jak wskazał TSUE: „Jednakże z uwagi na to, że – jak wynika z orzecznictwa (...) celem art. 203 dyrektywy 2006/112 jest eliminacja ryzyka uszczuplenia wpływów podatkowych, ryzyka tego można uniknąć, w przypadku gdy organ podatkowy dysponuje informacjami niezbędnymi do ustalenia, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia VAT zostały spełnione, niezależnie od tego, czy VAT wskazano w dokumencie noszącym tytuł „Faktura”, czy w innym dokumencie, takim jak umowa zawarta przez strony (pkt 41 )”.

Opisane powyżej podejście TSUE znalazło już odzwierciedlenie w wyroku WSA w Bydgoszczy z 10 stycznia 2023 r. sygn. I SA/Bd 592/22 (orzeczenie nieprawomocne), w którym sąd doszedł do wniosku, że brak wystawienia faktury nie stoi na przeszkodzie do skorzystania przez podatnika z prawa do odliczenia podatku naliczonego w oparciu o akt notarialny potwierdzający spełnienie wszystkich warunków materialnych: „Ograniczenie prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 86 ust. 1 u.p.t.u. gdy podatnik naruszył wymogi formalne, wynikające z przepisów tej ustawy, może wystąpić wówczas gdy te naruszenia uniemożliwiają dostarczenie dowodów na spełnienie wymagań materialnych do przyznania prawa do odliczenia. Nie może natomiast stanowić dodatkowej sankcji w sytuacji gdy organy nie negują wystąpienia transakcji opodatkowanych u kontrahentów podatnika, ani nie stawiają podatnikowi zarzutów uczestniczenia w oszustwie, czy nadużyciu prawa.

Powyższe znajduje potwierdzenie w poglądzie wyrażonym przez TSUE znajdującym zastosowanie w stanie faktycznym przedstawionym przez Spółkę, zgodnie z którym art. 203 dyrektywy Rady 2006/112/WE należy interpretować w ten sposób, że umowę zbycia i leasingu zwrotnego, po zawarciu której strony nie wystawiły faktury, można uznać za fakturę w rozumieniu tego przepisu, w przypadku gdy umowa ta zawiera wszystkie informacje niezbędne do tego, by organ podatkowy państwa członkowskiego mógł ustalić, czy materialne przesłanki prawa do odliczenia podatku od wartości dodanej zostały w danym wypadku spełnione (por. wyrok TSUE z 29 września 2022 r. Raiffeisen Leasing C-235/21)”.

Podobne stanowisko zostało wyrażone w uzasadnieniu (ustnym) wyroku WSA w Warszawie z 8 grudnia 2023 r. sygn. III SA/Wa 1473/23. Sąd administracyjny wskazał w nim, że nie dostrzega żadnych przeszkód prawnych, aby w przedstawionych okolicznościach (tj. sprzedaż nieruchomości udokumentowana umową sprzedaży w formie aktu notarialnego, bezskuteczność żądań wnioskodawcy do sprzedawców o wystawienie odpowiednich faktur) podatnik mógł odliczyć podatek naliczony z umowy kupna-sprzedaży nieruchomości. Zaistnienie zdarzenia gospodarczego jest bowiem niesporne, a brak faktury jest wynikiem wyłącznie nierzetelności drugiej strony transakcji.

Skoro zatem nabycie ma charakter czynności opodatkowanej i wszystkie wymogi formalne zostały spełnione, rezultatem powyżej sytuacji nie może być odebranie nabywcy prawa do odliczenia podatku VAT. Ponadto WSA zauważył, że z art. 106e ust. 1 nie wynika, że dokument, z którego odlicza się podatek VAT musi być nazwany fakturą.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego i judykatury wskazać zatem należy, iż Spółce przysługuje możliwość odliczenia należnego podatku VAT z tytułu umowy na roboty budowlane w zakresie jakim podatek ten nie został odliczony ponad przekazane Spółce faktury zaliczkowe. Z obiektywnego punktu widzenia doszło bowiem do zdarzenia w postaci wykonania robót budowlanych, które niosły za sobą obowiązek opodatkowania tych czynności podatkiem VAT. Na skutek nierzetelności kontrahenta Spółka musiała jednak odstąpić od umowy i wypłacić zgodnie z treścią umowy wynagrodzenie za już wykonane prace. Wartość tych prac z uwagi na konflikt z kontrahentem została ustalona jednostronnie w formie kosztorysu będącego załącznikiem do protokołu odbioru robót budowlanych. Spółka nie może zatem ponosić dodatkowych negatywnych sankcji z uwagi na nierzetelność swego kontrahenta, gdy sama ze swej strony dochowała należytej staranności w celu rozliczenia się z kontrahentem. Brak faktury VAT rozliczającej wykonane prace budowlane, nie może zatem stanowić przeszkody do odliczenia należnego podatku VAT, w sytuacji gdy wysokość tego podatku jest możliwy do odtworzenia na podstawie innych dokumentów posiadanych przez Spółkę, które zawierają łącznie wszelkie wymagane ustawą dane warunkujące byt prawny faktury VAT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwana dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Wskazać należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Jedno z takich ograniczeń zostało wskazane w art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy, zgodnie z którym:

Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona powyżej zasada wyklucza możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Co istotne, ustawodawca umożliwił podatnikom skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego w określonych terminach, pod warunkiem niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Natomiast stosownie do art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy:

Powołane powyżej przepisy stanowią odzwierciedlenie przepisów unijnych. Zgodnie bowiem z treścią art. 168 lit. a) dyrektywy 2006/112/WE Rady z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L Nr 347 z 11 grudnia 2006 r. s. 1 ze zm.), zwanej dalej „dyrektywą 2006/112/WE”:

Z przepisu regulującego korzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego, tj. art. 178 lit. a) dyrektywy 2006/112/WE, wynika, że:

Zatem, na gruncie podatku od towarów i usług istotne jest posiadanie faktur dokumentujących nabycie towarów i usług. Faktury te są bowiem dokumentami źródłowymi potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze, na podstawie których podatnik podatku VAT odlicza podatek naliczony.

Zgodnie z art. 2 pkt 31 ustawy:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:

W świetle przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, faktury są dokumentami potwierdzającymi rzeczywiste transakcje gospodarcze dokonywane przez podatnika. Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku VAT, dlatego też niezwykle istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich elementów faktury.

Faktura jest dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego (potwierdzeniem nabycia określonych towarów i usług lub też otrzymania zaliczki). Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Zasady dotyczące wystawiania faktur zostały określone w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług. Elementy, jakie powinna zawierać faktura, zostały wymienione w art. 106e ustawy.

Zgodnie z brzmieniem art. 106e ust. 1 ustawy:

Jednocześnie trzeba mieć na względzie, że obowiązujące przepisy prawa nie dopuszczają możliwości zastąpienia faktury innym dokumentem. Krajowe przepisy ustawy o VAT nie wskazują bowiem na inny dokument, który mógłby pełnić rolę faktury.

Faktura jest dokumentem, którego wystawienie wywołuje określone skutki w sferze materialnoprawnych uprawnień i obowiązków podatnika podatku VAT. Dlatego też podatnicy podatku VAT są obowiązani dokumentować sprzedaż towarów lub usług na rzecz innych podatników poprzez wystawienie faktury. Podatnik nie może wybrać sposobu, w jaki na potrzeby podatku VAT, będzie dokumentował sprzedaż w rozumieniu art. 2 pkt 22 ustawy o VAT. Wystawienie faktury dokumentującej czynność opodatkowaną VAT jest jednym z podstawowych obowiązków podatnika VAT. Natomiast poprzez wystawienie faktury należy rozumieć sporządzenie odpowiedniego, zgodnego z ww. przepisami, dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego.

Trzeba również mieć na uwadze, że faktura dokumentująca dokonanie dostawy towarów/świadczenia usług pełni funkcję kontrolną (umożliwia bowiem administracji podatkowej realizację czynności kontrolnych i weryfikację poprawności zadeklarowanej przez podatnika sprzedaży), ale z perspektywy podatnika najistotniejszą funkcją faktury jest zapewnienie neutralności opodatkowania poprzez umożliwienie odliczenia podatku naliczonego na poprzednim etapie obrotu od podatku należnego. Faktura jest niejako „nośnikiem” podatku naliczonego, w związku z czym zasadniczo realizacja prawa do odliczenia podatku naliczonego nie może obyć się bez faktury. Wynika to wprost z treści art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy.

W konsekwencji podatnik może dokonać odliczenia podatku naliczonego w oparciu o posiadane faktury. Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony związane jest z otrzymaniem przez podatnika faktury, w której określana jest kwota podatku naliczonego. Podatnik jest zobowiązany posiadać fakturę jako warunek niezbędny do realizacji przysługującego prawa do odliczenia podatku naliczonego. O ile bowiem prawo to powstaje w związku z dokonaniem określonych czynności wywołujących skutek w zakresie podatku od towarów i usług, to realizacja tego prawa następuje tylko w wyniku dysponowania przez podatnika fakturą potwierdzającą zakup towarów lub usług.

Na uwarunkowanie prawa do odliczenia podatku naliczonego od posiadania faktury wskazuje w orzeczeniach Trybunał Sprawiedliwości Unii Europejskiej. W wyroku z 14 lipca 1988 r. w sprawach połączonych 123/87 i 330/87 TSUE stwierdził, że aby być uprawnionym do odliczenia podatku od wartości dodanej podatnik musi posiadać fakturę sporządzoną zgodnie z art. 22(3) VI Dyrektywy. Zgodnie z tym przepisem faktura musi wyraźnie określać kwotę bez VAT oraz odpowiadający jej podatek VAT w podziale na poszczególne stawki, a także wszelkie zwolnienia, zaś Państwa Członkowskie ustalą kryteria ustalenia, czy dany dokument stanowi fakturę. Podobnie w wyroku z 13 grudnia 1989 r. w sprawie C-342/87 Trybunał uznał, że w celu skorzystania z prawa do odliczeń podatnik musi posiadać fakturę. Wskazanie kwoty podatku od towarów i usług jest elementem faktury, od którego zależy skorzystanie z prawa do odliczenia.

Natomiast w wyroku C-152/02 Trybunał wskazał, że z art. 18 ust. 1 lit. a) czytanego w związku z art. 22 ust. 3 VI Dyrektywy jasno wynika, że skorzystanie z prawa do odliczenia, o którym mowa w art. 17 ust. 2 lit. a) uzależnione jest zwykle od posiadania oryginału faktury lub dokumentu, który na podstawie kryteriów ustalonych przez dane Państwo Członkowskie, może pełnić rolę faktury. Co się tyczy zasady proporcjonalności, nie jest ona naruszona poprzez wymaganie od podatnika, aby skorzystał z prawa do odliczenia podatku naliczonego w stosunku do okresu rozliczeniowego, w którym warunek posiadania faktury lub dokumentu uważanego za fakturę oraz warunek wymagalności podatku podlegającego odliczeniu są spełnione. Po pierwsze, wymóg ten jest zgodny z jednym z celów VI Dyrektywy, tj. zapewnienia, aby VAT był nakładany i inkasowany pod nadzorem organów podatkowych, a po drugie zapłata za dostawę towarów lub wyświadczenie usługi, a tym samym zapłata podatku naliczonego nie jest zwykle dokonywana w chwili otrzymania faktury.

Z opisu sprawy wynika, że prowadzą Państwo działalność gospodarczą związaną głównie z wykonywaniem instalacji elektrycznych oraz robotami budowlanymi związanymi ze wznoszeniem budynków. 17 sierpnia 2023 r. zawarli Państwo umowę ze spółką X na budowę budynku usługowego (…). Wartość umowy opiewała na kwotę (…) brutto, zaś kwota netto wynosiła (…), podatek VAT 23% – (…). W trakcie wykonywania umowy X nie wywiązywała się terminowo z jej realizacji w związku z czym odstąpili Państwo od umowy i obciążyli kontrahenta karą umowną za odstąpienie od umowy w kwocie (…) oraz wezwali Państwo do stawienia się na budowie celem protokolarnego odebrania wykonanych dotychczas prac i ostatecznego ustalenia wartości wykonanych robót. Spółka X nie stawiła się na odebranie wykonach robót w związku z czym sporządzili Państwo jednostronnie protokół odbioru wykonanych robót wraz z kosztorysem odebranych prac na kwotę (…) brutto, w tym kwota netto — (…) oraz VAT (…). Kosztorys zawierał informacje w zakresie należnych kwot w rozbiciu na kwoty netto, brutto i należny podatek VAT w wysokości 23%. Protokół wraz z kosztorysem został przesłany spółce X. Jak Państwo wskazali w toku prac budowlanych spółka X wystawiła dwie faktury zaliczkowe na kwoty: (…) netto plus VAT (…) oraz (…) netto plus VAT (…). Faktury te zostały opłacone przez Państwa w całości oraz ze wskazanych faktur zaliczkowych odliczono należny podatek VAT. Spółka X wystawiła również faktury VAT, które nie zostały zaakceptowane przez Państwa i odesłane spółce X. Ostatecznie w ramach przedmiotowej umowy spółka X wykonała prace budowlane na kwotę (…) brutto. Zapłacili Państwo spółce X kwotę (…) brutto tytułem zaliczek na podstawie wystawionych i zaakceptowanych faktur zaliczkowych, następnie zapłacili Państwo kwotę (…) tytułem zaliczki za przekazane przez spółkę X dokumentację techniczną budynku, co daje łącznie (…) brutto. Do zapłaty pozostawała zatem kwota (…). Jednakże dokonali Państwo potrącenia wzajemnych wierzytelności w postaci kary umownej za odstąpienie od umowy w kwocie (…), wierzytelności z tytułu nie wpłaconego przez X zabezpieczenia umowy w kwocie (…) oraz wierzytelności z tytułu sprzedaży energii w trakcie budowy zgodnie z umową w kwocie (…). Po rozliczeniu zaliczek i uwzględnieniu potrącenia pozostała kwota (…) brutto, która została zapłacona przez Państwa na rzecz spółki X. Spółką X poza dwiema fakturami zaliczkowymi, nie dostarczyła Państwu pomimo wezwań ostatecznej faktury rozliczeniowej za wykonane prace.

Pana wątpliwości dotyczą kwestii dotyczą możliwości odliczenia pozostałego podatku od towarów i usług z tytułu umowy na podstawie istniejących dokumentów w szczególności umowy oraz protokołu odbioru robót wraz z kosztorysem.

Zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy zobowiązani są do wystawiania faktur dokumentujących dokonane transakcje. Przepisy ustawy ani dyrektywy 2006/112/WE, nie zawierają szczególnych postanowień pozwalających na brak faktury dokumentujących nabycie towarów lub usług.

Zgodnie z art. 167 dyrektywy 2006/112/WE:

Z analizy zarówno przywołanych regulacji prawnych, jak i całokształtu przepisów ustawy wynika, że podatek od towarów i usług ze względu na jego konstrukcję, tzn. opodatkowanie wartości dodanej na poszczególnych etapach obrotu gospodarczego, jest podatkiem sformalizowanym i prawo do odliczenia podatku naliczonego jest ograniczone. Podstawę do odliczenia podatku naliczonego mogą stanowić bowiem wyłącznie dokumenty wymienione w ustawie, przy czym dokumenty te muszą spełniać wymogi określone w ustawie i rozporządzeniu wykonawczym do niej.

Podstawowym dokumentem wystawianym, zgodnie z art. 106b ustawy, przez podatników podatku od towarów i usług jest faktura.

Faktury są dokumentami, którymi czynni podatnicy tego podatku dokumentują swoją sprzedaż, przez którą stosownie do art. 2 pkt 22 ustawy rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Prawo do obniżenia podatku należnego o podatek naliczony nie jest jednak związane tylko z otrzymaniem faktury, choćby od strony formalnej poprawnej, bowiem przysługuje ono w związku z nabyciem towarów i usług. Uprawnienie to może dotyczyć wyłącznie tych czynności, które faktycznie zostały dokonane. Samo posiadanie faktury nie tworzy bowiem prawa do odliczenia podatku na niej wykazanego. Przysługuje ono wyłącznie wówczas, gdy doszło do rzeczywistego nabycia towaru/wyświadczenia usługi oraz gdy podatek naliczony związany jest z faktycznie dokonanymi czynnościami opodatkowanymi.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości zaznaczyć należy, że zarówno umowy jak również protokół odbioru robót wraz z kosztorysem nie są dokumentami przewidzianymi przez przepisy ustawy o podatku od towarów i usług i jako takie nie są objęte regulacją tych przepisów. Jednocześnie brak jest przeciwwskazań na gruncie przepisów dotyczących podatku od towarów i usług, dla takiego sposobu dokumentowania różnego typu operacji gospodarczych.

Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt dostawy określonych towarów lub świadczenia usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.

Przepisy w zakresie podatku od towarów i usług określają szczególne przypadki, kiedy inne dokumenty (niespełniające wszystkich wymogów dotyczących faktury) są traktowane jako faktura. Takim dokumentem jest paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro, zawierający numer NIP nabywcy oraz pozostałe dane wymagane dla faktury z wyłączeniem danych wskazanych w art. 106e ust. 5 pkt 3 ustawy. Paragon taki stanowi fakturę uproszczoną, traktowaną jak zwykła faktura. W przypadku takich paragonów należy je traktować jak zwykłą fakturę, pod warunkiem, że zawierają dane pozwalające określić dla poszczególnych stawek podatku kwotę podatku.

Z przedstawionego opisu sprawy wynika jednak, że nie są Państwo w posiadaniu faktur innych poza fakturami zaliczkowymi, od których dokonali Państwo odliczenia podatku od towarów i usług.

Sporządzili Państwo jednostronnie protokół odbioru wykonanych robót wraz z kosztorysem odebranych prac, który został przekazany kontrahentowi. Ustalili Państwo, że ostatecznie w ramach przedmiotowej umowy spółka X wykonała prace budowlane na kwotę (…) brutto. Zapłacili Państwo spółce X kwotę (…) brutto tytułem zaliczek na podstawie wystawionych i zaakceptowanych faktur zaliczkowych, następnie zapłacili Państwo kwotę (…) tytułem zaliczki za przekazane przez spółkę X dokumentację techniczną budynku, co daje łącznie (…) brutto. Po rozliczeniu zaliczek i uwzględnieniu potrącenia wyliczyli Państwo pozostałą kwotę (…) zł brutto, którą również zapłacili Państwo na rzecz spółki X.

Mając na uwadze powyżej przytoczone regulacje prawne wskazać należy, że przepisy ustawy nie przewidują, aby dokumenty takie jak umowa, protokół odbioru prac czy kosztorys stanowiły fakturę w rozumieniu art. 2 pkt 22 w związku z art. 106b ustawy.

Tym samym nie będą stanowić dokumentów dających Państwu prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającą z tych dokumentów.

Podsumowując stwierdzam, że w zaistniałym stanie faktycznym nie przysługuje Państwu możliwość odliczenia pozostałego podatku VAT z tytułu umowy na podstawie istniejących dokumentów w szczególności umowy oraz protokołu odbioru robót wraz z kosztorysem.

Tym samym, Państwa stanowisko należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej:

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Państwo ponoszą ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

Ponadto wskazuję, że Państwa wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych jest przedmiotem odrębnego rozstrzygnięcia.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·     Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 111 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·     Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·     Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.