0112-KDIL1-1.4012.294.2026.2.MG
Podatek od towarów i usług w zakresie wystawienia rachunku przez wynajmującego za świadczone usługi najmu na żądania przez najemcę jego wystawienia i obowiązku po 1 kwietnia 2026 r. wystawienia najemcom z tytułu zawartej umowy najmu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku, gdy tego zażądają.
Interpretacja indywidualna
– stanowisko prawidłowe
Szanowny Panie,
stwierdzam, że Pana stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.
Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej
31 marca 2026 r. wpłynął Pana wniosek z 31 marca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej w podatku od towarów i usług w zakresie wystawienia rachunku przez wynajmującego za świadczone usługi najmu na żądania przez najemcę jego wystawienia i obowiązku po 1 kwietnia 2026 r. wystawienia najemcom z tytułu zawartej umowy najmu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku, gdy tego zażądają.
Treść wniosku jest następująca:
Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego
Wnioskodawca posiada siedzibę (miejsce zamieszkania) na terenie Polski, podlega nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, posiada polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP) i jest zarejestrowanym podatnikiem VAT korzystającym ze zwolnienia podmiotowego. Wynajmuje (najem prywatny – w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) innym przedsiębiorcom na cele prowadzenia przez nich działalności gospodarczej dwa lokale użytkowe stanowiące współwłasność małżeńską. Wnioskodawca nie prowadzi działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo Przedsiębiorców. Wartość dokonywanej rocznej sprzedaży nie przekroczyła w roku 2025 200 000 zł, ani w roku bieżącym nie przekroczy kwoty 240 000 zł, natomiast łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku będzie w miesiącu większa niż 10 000 zł. Z otrzymywanych przychodów Wnioskodawca rozlicza się w formie zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Kontrahentom Wnioskodawca wystawia elektroniczne faktury VAT (zw.) na całą, łączną kwotę obejmującą otrzymywany czynsz, opłaty administracyjne, opłaty eksploatacyjne oraz równowartość podatku od nieruchomości (refaktury, bez dodatkowej marży).
W zawartej przez Wnioskodawcę, za zgodą żony – ze względu na ustawową wspólność majątkową, umowie najmu, oprócz określenia wysokości miesięcznego czynszu należnego Wnioskodawcy za wynajęcie lokalu, określono także konieczność ponoszenia przez najemcę dodatkowych płatności na rzecz zarządcy budynku, w którym znajduje się wynajmowany lokal, na rzecz dostawców mediów do lokalu oraz na rzecz gminy, przy czym te płatności technicznie wpływają na konto Wnioskodawcy, jako pośrednika tych płatności. Zarządca budynku, dostawcy mediów oraz gmina swoje dokumenty wystawiają na rzecz Wnioskodawcy i Jemu doręczają. W szczególności:
1. Najemca, oprócz czynszu najmu, jest obowiązany dokonywać płatności na rzecz zarządcy budynku (Wspólnoty Mieszkaniowej) wszelkich opłat administracyjnych związanych z używaniem przedmiotu najmu, a w szczególności kosztów nieruchomości wspólnej i funduszu remontowego, kosztów wody i ścieków, kosztów utrzymania wnętrza obiektu, wraz z halą garażową oraz kosztów wywozu śmieci.
Najemca jest obowiązany dokonywać płatności tych opłat administracyjnych dla zarządcy budynku (Wspólnoty Mieszkaniowej) za pośrednictwem i na ręce wynajmującego (Wnioskodawcy), poprzez wskazane konto bankowe Wynajmującego w terminie 7 dni od dnia otrzymania rozliczenia od wynajmującego, a wynajmujący jest obowiązany do przekazywania tych opłat oraz bezpośredniego rozliczania z zarządcą budynku. Na żądanie najemcy wynajmujący obowiązany jest do przedstawienia dokumentów, rachunków i rozliczeń od zarządcy budynku (Wspólnoty Mieszkaniowej).
2. Najemca, oprócz czynszu najmu, jest obowiązany dokonywać płatności wszelkich opłat eksploatacyjnych na rzecz dostawców mediów, a w szczególności za dostawy energii cieplnej (ogrzewanie centralne), zimnej wody, energii elektrycznej, gazu oraz za odprowadzanie ścieków z użytkowanej powierzchni przedmiotu najmu.
Najemca jest obowiązany dokonywać płatności tych opłat eksploatacyjnych dostawcom mediów za pośrednictwem i na ręce wynajmującego (Wnioskodawcy), poprzez wskazane konto bankowe wynajmującego, w terminie 7 dni od dnia otrzymania rozliczenia od wynajmującego, a wynajmujący jest obowiązany do przekazywania tych opłat i bezpośredniego rozliczania z dostawcami mediów w wysokości wynikającej z faktur i dokumentów wystawianych przez dostawców tych usług oraz z uwzględnieniem początkowego i końcowego stanu liczników a także opłat stałych pobieranych przez tych dostawców. Najemca ma obowiązek odczytywania i dokumentowania aktualnych stanów liczników zużycia tych mediów oraz przekazywania tych stanów drogą elektroniczną wynajmującemu na każde jego żądanie. Na żądanie najemcy wynajmujący obowiązany jest do przedstawienia dokumentów, rachunków i rozliczeń od dostawców mediów. Najemca jest uprawniony do zawarcia umów o dostawy innych mediów (w szczególności: Internet, światłowód, telewizja) bezpośrednio z odpowiednim dostawcą za wyjątkiem umowy o dostarczanie energii elektrycznej, której dostawa odbywać się będzie na podstawie umowy zawartej przez wynajmującego.
3. Niezależnie od opłat eksploatacyjnych na rzecz dostawców mediów oraz opłat administracyjnych na rzecz zarządcy budynku (Wspólnoty Mieszkaniowej), oprócz czynszu najmu, najemca obowiązany jest do zapłaty na rzecz Gminy (...) za pośrednictwem i na ręce wynajmującego (Wnioskodawcy), poprzez wskazane konto bankowe wynajmującego, kwot stanowiących równowartość podatku od nieruchomości, który ma być zapłacony przez wynajmującego (Wnioskodawcę). Kwota ta będzie płacona przez najemcę w terminie płatności podatku od nieruchomości na podstawie dostarczonych przez wynajmującego dokumentów, rachunków i rozliczeń z Urzędem Miasta (...).
Pytanie
Czy jest prawnie uzasadniona odmowa wystawienia rachunku przez wynajmującego (Wnioskodawcę) za świadczone usługi najmu pomimo żądania przez najemcę (podatnika VAT) jego wystawienia i po 1 kwietnia 2026 r. wystawiania najemcom z tytułu zawartej umowy najmu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku, gdy tego zażądają?
Pana stanowisko w sprawie
Zdaniem Wnioskodawcy, jest prawnie uzasadniona taka odmowa i Wnioskodawca musi odmówić wystawienia rachunku za świadczone usługi najmu i wystawić fakturę, a w przypadku, gdy najemcy zażądają udokumentowania transakcji po 1 kwietnia 2026 r., będzie Wnioskodawca miał obowiązek wystawiania najemcom z tytułu zawartej umowy najmu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Co do zasady, podatnik VAT jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Jednak generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT. Musi to jednak zrobić na ich żądanie.
Z drugiej strony, jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą (w rozumieniu Ordynacji podatkowej) są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi. Należy mieć na uwadze, że faktura VAT i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych. Dwoistość możliwości wystawienia faktury lub rachunku ma jednak charakter pozorny. Zawsze bowiem, na gruncie podatku VAT i podatnika VAT, obowiązuje pierwszeństwo wynikające z ustawy o podatku od towarów i usług wystawienia faktury przed rachunkiem.
Istotne jest więc, czy z ustawy o podatku od towarów i usług wynika obowiązek wystawienia faktury.
Co do zasady, podatnik zwolniony podmiotowo (Wnioskodawca) nie ma takiego obowiązku jednak w przypadku, gdy kontrahent tego zażąda, taki obowiązek istnieje. Nie ma przy tym znaczenia, czy kontrahent zażąda faktury czy rachunku, jako że to na wystawiającym dokument (a nie na tym kontrahencie) ciąży obowiązek wystawienia go w sposób prawidłowy. Pomimo żądania kontrahenta wystawienia rachunku, Wnioskodawca nie ma jednak możliwości wyboru rodzaju wystawianego dokumentu, gdyż wskazane powyżej przepisy obligują go do wystawienia faktury, a nie rachunku. Wnioskodawca musi więc wystawić fakturę VAT (zw.).
Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, muszą stosować się do zasad wynikających z ustawy o podatku od towarów i usług więc skoro ta ustawa określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to także podatnik zwolniony ma obowiązek wystawienia w takim przypadku (na żądanie) takiego dokumentu, a który od 1 kwietnia 2026 r. będzie co do zasady objęty KSeFem.
Dlatego, w związku z generalnym objęciem podatników od 1 kwietnia 2026 r. systemem faktur ustrukturyzowanych (z wyjątkami niedotyczącymi przedmiotowego wniosku), również Wnioskodawca, pomimo, że jest podatnikiem zwolnionym podmiotowo, będzie musiał – o ile najemca, będący podatnikiem VAT, zażąda udokumentowania usługi najmu – wystawiać je w systemie KSeF i odmawiać wystawiania rachunków w rozumieniu Ordynacji podatkowej.
Ocena stanowiska
Stanowisko, które przedstawił Pan we wniosku jest prawidłowe.
Uzasadnienie interpretacji indywidualnej
Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:
Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, podlega odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
Na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy:
Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).
Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach – rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.
Stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy:
Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7 (…).
W myśl art. 2 pkt 22 ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o sprzedaży – rozumie się przez to odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Pojęcie „podatnik” i „działalność gospodarcza” na potrzeby podatku od towarów i usług, zostały określone w art. 15 ust. 1 i ust. 2 ustawy.
Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:
Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:
Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Ustawa o podatku od towarów i usług przewiduje możliwość skorzystania ze zwolnienia podmiotowego na mocy art. 113 ustawy.
Na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2025 r.:
Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 200 000 zł.
Natomiast, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2026 r. art. 113 ust. 1 ustawy stanowi:
Zwalnia się od podatku sprzedaż dokonywaną przez podatnika posiadającego siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju, u którego wartość sprzedaży, z wyłączeniem podatku, nie przekroczyła w poprzednim ani bieżącym roku podatkowym kwoty 240 000 zł.
Podkreślić należy, że zwolnienie wynikające z art. 113 ustawy jest zwolnieniem podmiotowym, co oznacza, że jest związane bezpośrednio z podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą, która w standardowych warunkach podlegałaby opodatkowaniu.
Zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Stosownie do art. 106b ust. 1 ustawy:
Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a
3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1
4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:
a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,
c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.
Zgodnie z art. 106b ust. 2 ustawy:
Podatnik nie jest obowiązany do wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3.
Jak wynika z art. 106b ust. 3 ustawy:
Na żądanie nabywcy towaru lub usługi podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1) czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4,
b) czynności, o których mowa w art. 106a pkt 3 i 4,
1a) otrzymanie całości lub części zapłaty przed wykonaniem czynności, o których mowa w ust. 1 pkt 1, jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z ust. 1, z wyjątkiem:
a) przypadku, gdy zapłata dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 1b i ust. 5 pkt 4 oraz art. 106a pkt 3 i 4,
b) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,
2) sprzedaż zwolnioną, o której mowa w ust. 2, z zastrzeżeniem art. 117 pkt 1 i art. 118
- jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Jak wynika z przywołanych wyżej przepisów – co do zasady – podatnik VAT jest zobowiązany wystawiać fakturę dokumentującą sprzedaż towarów i usług na rzecz innego podatnika. Generalnie ustawodawca nie nakłada na podatników obowiązku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie przepisów ustawy lub rozporządzeń wykonawczych do niej oraz sprzedaż realizowaną na rzecz podmiotów niebędących podatnikami VAT.
Faktura jest dokumentem wystawianym dla potrzeb dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług. Dane, które powinna zawierać faktura zostały określone w art. 106e ustawy:
Faktura powinna zawierać:
1) datę wystawienia;
2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a oraz pkt 25;
5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27;
6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12) stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15) kwotę należności ogółem
16) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których:
a) obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 lub art. 21 ust. 1, lub
b) w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty
– wyrazy „metoda kasowa”;
17) w przypadku faktur, o których mowa w art. 106d ust. 1 - wyraz „samofakturowanie”;
18) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – wyrazy „odwrotne obciążenie”;
18a) w przypadku faktur, w których kwota należności ogółem przekracza kwotę 15 000 zł lub jej równowartość wyrażoną w walucie obcej, obejmujących dokonaną na rzecz podatnika dostawę towarów lub świadczenie usług, o których mowa w załączniku nr 15 do ustawy - wyrazy „mechanizm podzielonej płatności”, przy czym do przeliczania na złote kwot wyrażonych w walucie obcej stosuje się zasady przeliczania kwot stosowane w celu określenia podstawy opodatkowania;
19) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9, art. 113a ust. 1 albo przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 – wskazanie:
a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku,
b) przepisu dyrektywy 2006/112/WE, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub
c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia (…)
Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze – rozumie się przez to dokument w postaci papierowej lub w postaci elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.
Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:
Ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w postaci elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Według art. 2 pkt 32a ustawy:
Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.
Stosownie do art. 106ga ust. 1 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e‑Faktur.
Na podstawie art. 106ga ust. 2 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:
1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;
4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;
5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;
6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1.
Według art. 106ga ust. 3 ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.
Przepis art. 106ga ust. 4 ustawy, obowiązujący od 1 lutego 2026 r. stanowi, że:
W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.
W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy, który obowiązuje od 1 lutego 2026 r.:
Minister właściwy do spraw finansów publicznych udostępnia na elektronicznej platformie usług administracji publicznej wzór faktury ustrukturyzowanej.
Według art. 106na ustawy, obowiązującego od 1 lutego 2026 r.:
1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.
2. (uchylony)
3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.
4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.
Zgodnie z art. 145m ust. 1 ustawy:
W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
W tym miejscu należy również wskazać, że zgodnie z art. 145l ustawy:
W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r.
kwoty 200 000 000 zł.
Stosownie do art. 145m ust. 2 ustawy:
Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.
Na podstawie art. 145n ust. 1 ustawy:
W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać:
1) faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej przy zastosowaniu kas rejestrujących;
2) paragony fiskalne uznane za faktury wystawione zgodnie z art. 106e ust. 5 pkt 3.
Kwestie obowiązku wystawiania rachunku zostały uregulowane w art. 87 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622); dalej jako: „Ordynacja podatkowa”, zgodnie z którym:
§ 1. Jeżeli z odrębnych przepisów nie wynika obowiązek wystawienia faktury, podatnicy prowadzący działalność gospodarczą są obowiązani, na żądanie kupującego lub usługobiorcy, wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi.
§ 2. Obowiązek wystawienia rachunku, o którym mowa w § 1, nie dotyczy:
1) rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy, hodowli lub chowu, nieprzerobione lub nieprzetworzone sposobem przemysłowym, chyba że sprzedaż jest dokonywana w ich odrębnych, stałych miejscach sprzedaży poza obrębem uprawy, hodowli lub chowu, z wyjątkiem sprzedaży na targowiskach, o których mowa w art. 20 ust. 1c pkt 3 lit. b ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych;
2) podatników korzystających z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.
§ 3. Podatnicy wymienieni w § 1, od których zażądano rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, wystawiają rachunek nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. Jeżeli jednak żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, wystawienie rachunku następuje w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.
§ 4. Podatnik nie ma obowiązku wystawienia rachunku, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po upływie 3 miesięcy od dnia wydania towaru lub wykonania usługi.
§ 5. Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, zakres informacji, które muszą być zawarte w rachunkach, uwzględniając w szczególności dane identyfikujące sprzedawcę i kupującego, wykonawcę i odbiorcę usług oraz oznaczenie wartości i rodzaju transakcji.
Na wstępie należy mieć na uwadze, że faktura i rachunek są różnymi dokumentami, o czym świadczy choćby fakt ich uregulowania w różnych aktach prawnych. Zbieg obowiązków przedsiębiorcy do wystawienia faktury i rachunku będzie mieć zawsze charakter pozorny. Zawsze bowiem na gruncie podatku VAT pierwszeństwo ma obowiązek wystawienia faktury.
Na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług do wystawienia faktury zobowiązuje podatnika art. 106b ustawy, który znajduje się w Dziale XI. Dokumentacja – Rozdział 1. Faktury.
Dokumentowanie wskazanych w tych przepisach czynności stanowi generalnie konsekwencję innych przepisów ustawy, które wskazują jakie czynności podlegają opodatkowaniu. Natomiast zasady dokumentowania czynności podlegających opodatkowaniu regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.
Podmiotami zobowiązanymi do fakturowania są podatnicy, którzy wykonują działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług. Do wystawienia faktury zobowiązani są, co do zasady, wszyscy podatnicy podatku od towarów i usług, zarówno podatnicy czynni, jak i zwolnieni, wykonujący działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy. Faktura jest dokumentem potwierdzającym wykonywanie czynności podlegającej opodatkowaniu.
W ustawie o podatku od towarów i usług przewidziano pewne wyjątki, gdy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. Dotyczy to dokumentowania sprzedaży zwolnionej od podatku m.in. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy (zwolnienie podmiotowe). W takim przypadku tzw. podatnik zwolniony podmiotowo nie musi wystawić faktury, chyba że nabywca tego zażąda. Wystawienie faktury na żądanie nabywcy jest wymagane, jeśli żądanie to zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę. A contrario, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy o podatku od towarów i usług, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji.
Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT zgodnie ze wskazaną już wyżej argumentacją. Tożsamy sposób postępowania będzie stosował podatnik zwolniony, który z własnej woli dla innych celów będzie dokumentował daną czynność zwolnioną. Wtedy zawsze tym dokumentem będzie faktura, ponieważ rachunek nie stanowi ekwiwalentu faktury, a jego wystawienie nie zwalnia z obowiązku wystawienia faktury.
W myśl art. 106e ust. 1 pkt 19 lit. a ustawy, w przypadku, gdy podatnik dokonuje dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku m.in. na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, to na fakturze wskazuje przepis ustawy o VAT albo aktu wydanego na podstawie ustawy o VAT, na podstawie którego stosuje zwolnienie od podatku.
Podatnicy podatku VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa o VAT określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. zasadniczo podlega wystawieniu przy użyciu KSeF.
W zakresie wskazania przesłanek wystawienia rachunku na podstawie Ordynacji podatkowej, rachunki mogą być wystawione:
· w przypadku konieczności udokumentowania czynności niepodlegających opodatkowaniu VAT, m.in. wskazanych w art. 6 ustawy;
· czynności wykonywanych przez podmioty niedziałające w charakterze podatnika;
· przez rolników ryczałtowych zwolnionych z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 ustawy.
Jak wynika z opisu sprawy jest Pan zarejestrowanym podatnikiem VAT, korzystającym ze zwolnienia podmiotowego. Wynajmuje Pan w ramach najmu prywatnego, w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, innym przedsiębiorcom na cele prowadzenia przez nich działalności gospodarczej dwa lokale użytkowe stanowiące współwłasność małżeńską. Nie prowadzi Pan działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy Prawo Przedsiębiorców. Wartość dokonywanej przez Pana rocznej sprzedaży nie przekroczyła w roku 2025 200 000 zł, ani w roku bieżącym nie przekroczy kwoty 240 000 zł, natomiast łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku będzie w miesiącu większa niż 10 000 zł. Z otrzymywanych przychodów rozlicza się Pan w formie zryczałtowanego podatku dochodowego od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne. Kontrahentom wystawia Pan elektroniczne faktury VAT (zw.) na całą, łączną kwotę obejmującą otrzymywany czynsz, opłaty administracyjne, opłaty eksploatacyjne oraz równowartość podatku od nieruchomości.
Pana wątpliwości dotyczą ustalenia, czy jest prawnie uzasadniona odmowa wystawienia rachunku przez Pana – wynajmującego za świadczone usługi najmu pomimo żądania przez najemcę (podatnika VAT) jego wystawienia i po 1 kwietnia 2026 r. jest Pan zobowiązany do wystawienia najemcom z tytułu zawartej umowy najmu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku, gdy tego zażądają.
Na tle powyżej wskazanych regulacji oznaczających, że w sytuacji wystosowania przez nabywcę żądania, w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym wykonuje Pan usługę najmu, ma/będzie miał Pan obowiązek wystawienia faktury, a w okresie od 1 kwietnia 2026 r. do 31 grudnia 2026 r. przy użyciu KSeF, począwszy od faktury, której wartość przekroczy kwotę 10 000 zł. Od 1 stycznia 2027 r. będzie Pan objęty obligatoryjnym obowiązkiem wystawiania faktur na żądanie przy użyciu KSeF. Świadczone przez Pana usługi nie mogą/nie będą mogły być dokumentowane rachunkiem. Rachunek wystawiany jest bowiem, co do zasady, do czynności nieobjętych VAT.
Podsumowanie
Nie może/nie będzie mógł Pan dokumentować świadczonych usług najmu rachunkiem, bowiem wykonywane przez Pana czynności podlegają uregulowaniom ustawy o podatku od towarów i usług, i właściwym dla ich udokumentowania dokumentem jest faktura. Zatem, w przypadku żądania nabywcy wystawienia przez Pana dokumentu, jest/będzie Pan obowiązany do udokumentowania świadczonych przez Pana usług najmu fakturą. Od 1 kwietnia 2026 r. jest Pan zobowiązany, na żądanie nabywcy, do wystawienia faktury dokumentującej świadczone przez Pana usługi najmu przy użyciu KSeF, począwszy od faktury, której wartość przekroczy kwotę 10 000 zł. Również w przypadku, gdy żaden z nabywców ww. usług nie żąda/nie będzie żądał wystawienia faktury, a zdecyduje się Pan na dokumentowanie świadczonych usług dobrowolnie, to jest/będzie Pan zobowiązany dokumentować świadczone przez Pana usługi najmu w formie faktury przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Tym samym, Pana stanowisko jest prawidłowe.
Dodatkowe informacje
Informacja o zakresie rozstrzygnięcia
Interpretacja dotyczy:
· stanu faktycznego, który Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia oraz
· zdarzenia przyszłego, które Pan przedstawił i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania intertpretacji.
Wskazuję, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem sprawy podanym przez Pana w złożonym wniosku. W związku z powyższym w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.
Ta interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego co oznacza, że w przypadku gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.
Jednocześnie zaznaczam, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytania). Inne kwestie przedstawione w opisie sprawy oraz własnym stanowisku, które nie zostały objęte Pana pytaniem, nie mogą być – zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone. Dotyczy to w szczególności kwestii wliczania do podstawy opodatkowania usług najmu: opłat administracyjnych, opłat eksploatacyjnych oraz równowartości podatku od nieruchomości.
Ta interpretacja rozstrzyga wniosek w części dotyczącej podatku od towarów i usług w zakresie wystawienia rachunku przez wynajmującego za świadczone usługi najmu na żądania przez najemcę jego wystawienia i obowiązku po 1 kwietnia 2026 wystawienia najemcom z tytułu zawartej umowy najmu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w przypadku, gdy tego zażądają. Natomiast wniosek w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych zostanie załatwiony odrębnym rozstrzygnięciem.
Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji
· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Pana sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego i zastosuje się Pan do interpretacji.
· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:
1) z zastosowaniem art. 119a;
2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;
3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.
· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:
Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.
Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację
Ma Pan prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).
Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):
· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo
· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).
Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).
Podstawa prawna dla wydania interpretacji
Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.