0111-KDIB3-3.4013.131.2026.1.MAZ

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku akcyzowym jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku akcyzowego wpłynął 15 kwietnia 2026 r. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Spółka (dalej także jako: „Wnioskodawca”), jest producentem następujących wyrobów akcyzowych:

-        płyn do elektronicznych papierosów,

-        inne wyroby nikotynowe,

-        saszetki nikotynowe,

-        urządzenia do waporyzacji.

Są to wyroby akcyzowe niezharmonizowane.

… 2018 roku została wydana Wiążąca Informacja Akcyzowa [winno być: interpretacja indywidualna – przypis Organu] o numerze …, w której Spółka jest stroną. Wskazana interpretacja dotyczy między innymi sposobu kończenia procedury zawieszenia poboru podatku akcyzowego w dostawie wewnątrzwspólnotowej. Mając na uwadze dynamiczny rozwój technologii, sposobów komunikacji i zmiany rodzaju komunikacji, Spółka rozważa dołączenie do dotychczasowego przepływu informacji i dokumentów, możliwość użycia aplikacji WhatsApp.

Po zakończeniu cyklu produkcyjnego następuje wyprowadzenie wyrobu ze składu podatkowego na kraj lub przemieszczenie wyrobu w ramach eksportu lub dostawy wewnątrzwspólnotowej. Przemieszczanie w ramach eksportu lub dostawy wewnątrzwspólnotowej ma miejsce w procedurze zawieszenia poboru podatku akcyzowego. Znajduje tutaj zastosowanie zapis art. 40 ust. 6 ustawy o podatku akcyzowym, który stanowi, że procedurę zawieszenia poboru akcyzy stosuje się na terytorium kraju również do wyrobów akcyzowych innych niż określone w załączniku nr 2 do ustawy, objętych stawką akcyzy inną niż stawka zerowa.

Opis zdarzenia przyszłego oraz pytanie, dotyczy zakończenia procedury zawieszenia poboru podatku akcyzowego w dostawie wewnątrzwspólnotowej, a w szczególności określenia rodzaju dokumentu spełniającego definicję „innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego”, który będzie podstawą do zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy. Tym „innym dokumentem potwierdzającym dostawę wewnątrzwspólnotową” będzie uwiarygodniony dokument nazywany dalej oświadczeniem, przesłany za pomocą aplikacji WhatsApp.

Spółka dokonując realizacji swoich dostaw do odbiorców z krajów Unii Europejskiej, korzysta z usług kilku firm spedycyjnych. Wynika to ze specyfiki dostaw, polegającej na sprzedaży ilości małogabarytowych (paczki, pojedyncze palety) oraz rodzaju transportu, m.in. transport drogowy, transport lotniczy, morski. Firmy spedycyjne, z którymi Spółka ma podpisane umowy, to przedsiębiorstwa krajowe i międzynarodowe, zajmujące się logistyką i przewozem przesyłek w obrocie międzynarodowym. Podstawą prawną działania tych firm jest konwencja CMR, art. 794 i następne ustawy Kodeks cywilny oraz w wąskim zakresie ustawa Prawo przewozowe.

Płyn do papierosów elektronicznych, inne wyroby nikotynowe oraz saszetki nikotynowe, należą do grupy wyrobów akcyzowych, które nie zostały wymienione w załączniku nr 2 do ustawy o podatku akcyzowym, w którym zostały wskazane wyroby, do których stosuje się procedurę zawieszenia poboru akcyzy i których produkcja odbywa się w składzie podatkowym. W związku z powyższym, w celu zakończenia procedury zawieszenia poboru podatku akcyzowego i w konsekwencji zwolnienia zabezpieczenia w dostawie wewnątrzwspólnotowej, konieczne jest przedstawienie dokumentu handlowego lub innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego albo wyprowadzenie ich poza terytorium Unii Europejskiej. Wówczas, zobowiązanie podatkowe nie powstaje i wygasa, powstały w wyniku dokonania określonej czynności podlegającej opodatkowaniu, obowiązek podatkowy, o którym mowa w art. 42 ust. 1 pkt 7 UPA.

Bazując na interpretacji indywidualnej nr … z dnia … 2018 roku, której Spółka jest stroną w szczególności na zapisie:

„w zakresie stwierdzenia jakie dokumenty handlowe lub inne dokumenty potwierdzają dostawę wewnątrzwspólnotową płynów do papierosów elektronicznych, o którym mowa w art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy, stanowiąc podstawę do zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy w sposób nie prowadzący do powstania zobowiązania podatkowego, należy wskazać, że prawo podatnika do zakończenia przedmiotowej procedury uzależnione jest od posiadania dokumentów potwierdzających jednoznacznie, że doszło do wywozu towaru poza terytorium Polski i dostarczenia ich do nabywcy w innym kraju Unii Europejskiej. Istotą przywołanych przepisów jest przede wszystkim zobowiązanie podatnika do udowodnienia, że towary będące przedmiotem dostawy rzeczywiście opuściły terytorium kraju i zostały dostarczone nabywcy, ze względu na korzystniejsze skutki podatkowe.

Wobec tego, zasadniczą kwestią w niniejszej sprawie jest to, aby posiadane przez Wnioskodawcę dokumenty jednoznacznie świadczyły o tym, że towary będące przedmiotem transakcji zostały wywiezione z terytorium kraju i dostarczone nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego. Przy czym, jak wskazano powyżej, dokumenty wskazane w art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy stanowią podstawę do potwierdzenia dokonania wywozu towarów i ich dostawy do nabywcy na terytorium innego państwa członkowskiego.

Powołane przepisy nie uzależniają zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy od posiadania dokumentów w określonej formie, np. oryginałów dokumentów w formie papierowej. Skoro przepisy nie stanowią o ich formie, stąd można wnioskować, że każda forma jest dopuszczalna, pod warunkiem, że autentyczność tych dokumentów została uprawdopodobniona. W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, e-mail, ksero, skan lub faks dokumentu, nie budzący wątpliwości co do jego autentyczności, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy.

Tak więc dowodami potwierdzającymi zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy mogą być w odniesieniu do takich wyrobów wszelkie dokumenty handlowe oraz inne dokumenty bez względu na ich formę, które potwierdzają odbiór tych wyrobów w innym państwie członkowskim przez nabywcę. Przy czym fakt odbioru wskazanych wyrobów powinien być potwierdzony przez ich nabywcę. Przedmiotowy fakt powinien wynikać wprost z posiadanych przez posiadanych przez Wnioskodawcę dokumentów. To bowiem nabywca jest jedynym podmiotem uprawnionym do obiektywnego potwierdzenia, że towar objęty zawartą z Wnioskodawcą transakcją został mu dostarczony w określonej ilości”.

Innym dokumentem potwierdzającym dostawę wewnątrzwspólnotową jest oświadczenie odbiorcy potwierdzające odbiór tych wyrobów w formie elektronicznej. Oświadczenie otrzymywane jest przez Spółkę po potwierdzeniu tak przez firmę spedycyjną wykonania usługi (dostarczenia przesyłki pod wskazany adres), jak i po potwierdzeniu przez odbiorcę otrzymania przesyłki w ilości zweryfikowanej.

Komunikacja mailowa z odbiorcą, której inicjacją jest zamówienie i dalej faktura (np. handlowa lub pro forma) przebiega poprzez ustalone ścieżki mailingowe. Końcowym etapem komunikacji jest oświadczenie klienta. Wzór takiego oświadczenia jest przekazywany odbiorcy do uzupełnienia o datę odbioru, dane osoby odbierającej przesyłkę.

Oświadczenie zawiera następujące elementy:

1. Oznaczenie podmioty wysyłającego (Wnioskodawca)

2. Oznaczenie daty i miejsca sporządzenia oświadczenia (miejsce dostawy na terytorium państwa członkowskiego)

3. Oznaczenie danych bilingowych odbiorcy. Tu, ma miejsce spójność danych bilingowych odbiorcy począwszy od złożenia zamówienia poprzez ustalenie warunków transakcji, realizacji transakcji i adresu przekazania dokumentu handlowego (faktury)

4. Oznaczenie danych miejsca dostawy (adres)

5. Oznaczenie osoby składającej zamówienie (imię nazwisko)

6. Treść oświadczenia: Oświadczam, że wyroby/produkty ujęte na dokumencie nr: (wskazany dokument WZ towarzyszący przemieszczaniu) wystawiony w dniu (data wystawienia WZ), został dostarczony do: (wskazane miejsce dostarczenia przesyłki) w dniu (data odbioru przesyłki). Niniejszym, potwierdzam odbiór tych towarów (miejsce na wykazanie ilości odebranych wyrobów o ile są inne niż wskazane w dokumencie WZ).

7. Pod oświadczeniem miejsce na umieszczenie: pieczątka firmowa, imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie, podpis osoby składającej oświadczenie.

8. W dolnej części Oświadczenia informacja: „Podpisanie nn. dokumentu jest potrzebne ze względów prawnych i stanowi potwierdzenie otrzymania zamówienia. Bez względu na podpis w dalszym ciągu mają Państwo prawo do zgłoszenia reklamacji, które będą rozpatrywane na standardowych zasadach”.

Cały dokument jest sporządzony w języku polskim i angielskim. Ścieżka przedstawiona powyżej, wymusza na Odbiorcy posiadanie ciągłego dostępu do skrzynki mailowej.

W zamiarze Spółki jest wprowadzenie alternatywnego sposobu przekazywania wzoru oświadczenia do Odbiorcy za pomocą aplikacji WhatsApp.

Otrzymywanie oświadczenia od Odbiory za pomocą aplikacji WhatsApp będzie odbywało się w następujący sposób:

1. Po otrzymaniu informacji o dostarczeniu zamówienia do Odbiorcy, Wnioskodawca za pośrednictwem aplikacji WhatsApp, przekazuje jako załącznik wzór oświadczenia na numer telefonu, przez który kontaktował się z Odbiorcą;

2. Przedstawiciel Odbiorcy, po zweryfikowaniu przesyłki uzupełnia oświadczenie jednocześnie go autoryzując. Następnie oświadczenie odsyłane jest do Spółki poprzez aplikację WhatsApp jako załącznik.

Pytanie

Czy prawidłowym będzie postępowanie Spółki polegające na zakończeniu procedury zawieszenia poboru podatku akcyzowego w momencie odebrania przesyłki przez Odbiorcę, natomiast podstawą zakończenia tej procedury będą dokumenty w postaci oświadczenia otrzymanego za pomocą aplikacji WhatsApp?

Państwa stanowisko w sprawie

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. z 2014 r. poz. 752, z późn. zm.; zwanej dalej „ustawą”), dostawa wewnątrzwspólnotowa to przemieszczanie wyrobów akcyzowych lub samochodów osobowych z terytorium kraju na terytorium państwa członkowskiego.

Natomiast zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 12 ustawy, procedura zawieszenia poboru akcyzy to procedura stosowana podczas produkcji, magazynowania, przeładowywania i przemieszczania wyrobów akcyzowych, w trakcie której, gdy są spełnione warunki określone w przepisach ustawy i przepisów wykonawczych wydanych na jej podstawie, z obowiązku podatkowego nie powstaje zobowiązanie podatkowe.

Co do zasady procedurę zawieszenia poboru akcyzy stosuje się do wyrobów akcyzowych określonych w załączniku nr 2 do ustawy. Jednak zgodnie z art. 40 ust. 6 ustawy, procedurę zawieszenia poboru akcyzy stosuje się na terytorium kraju również do wyrobów akcyzowych innych niż określone w załączniku nr 2 do ustawy, objętych stawką akcyzy inną niż stawka zerowa, z zastrzeżeniem art. 47 ust. 1 pkt 1 i 5.

Zgodnie natomiast z art. 42 ust. 1 pkt 7 [ustawy, zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy następuje] w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej albo eksportu wyrobów akcyzowych, o których mowa w art. 40 ust. 6 - z dniem otrzymania przez podmiot wysyłający, który dokonał dostawy wewnątrzwspólnotowej albo eksportu tych wyrobów, dokumentu handlowego lub innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego albo wyprowadzenie ich poza terytorium Unii Europejskiej; zobowiązanie podatkowe nie powstaje i wygasa powstały w wyniku dokonania określonej czynności podlegającej opodatkowaniu obowiązek podatkowy ciążący na podatniku, z chwilą otrzymania przez niego tego dokumentu, w części objętej potwierdzeniem.

W art. 42 ust. 1 pkt 7 [ustawy], mowa jest o dokumencie handlowym lub innym dokumencie potwierdzającym dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego.

W dobie szeroko rozwiniętych technik komunikacji nie ma podstaw, aby odmawiać mocy dowodowej dokumentowi sporządzonemu i przesłanemu w formie elektronicznej. Jeżeli zatem jest to dokument udostępniony w formie elektronicznej, nie budzący wątpliwości co do jego autentyczności poprzez jego uwiarygodnienie przez przedstawiciela Odbiorcy wskazanego we wzajemnej komunikacji, może on stanowić dowód, o którym mowa w powołanych przepisach ustawy.

Dowodami potwierdzającymi zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy mogą być w odniesieniu do wskazanych wyżej wyrobów wszelkie dokumenty handlowe oraz inne dokumenty bez względu na ich formę, które potwierdzają odbiór tych wyrobów w innym państwie członkowskim przez Odbiorcę. Przy czym fakt odbioru wskazanych wyrobów jest potwierdzony przez ich nabywcę stosownym uwiarygodnionym oświadczeniem. Przedmiotowy fakt będzie wynikał wprost z posiadanych przez Wnioskodawcę dokumentów. Dokumentami tymi będzie ścieżka komunikacji z Odbiorcą począwszy od zamówienia poprzez fakturę (fakturę pro-forma) i oświadczenie będące potwierdzeniem otrzymania przesyłki przez Odbiorcę.

W ocenie Spółki, otrzymanie drogą elektroniczną oświadczenie, uwiarygodnione przez Odbiorcę za pośrednictwem aplikacji WhatsApp, spełnia definicję „innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów” i stanowi wystraczający dowód na zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz.U. z 2026 r., poz. 412, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o podatku akcyzowym”):

Ustawa określa opodatkowanie podatkiem akcyzowym, zwanym dalej „akcyzą”, wyrobów akcyzowych oraz samochodów osobowych, organizację obrotu wyrobami akcyzowymi, a także oznaczanie znakami akcyzy.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Wyroby akcyzowe to wyroby energetyczne, energię elektryczną, napoje alkoholowe, wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych, wyroby nowatorskie, urządzenia do waporyzacji, zestawy części do urządzeń do waporyzacji, saszetki nikotynowe i inne wyroby nikotynowe, wymienione w załączniku nr 1 do ustawy.

W załączniku nr 1 do ustawy, stanowiącym wykaz wyrobów akcyzowych, bez względu na kod CN, wymieniono: w poz. 46 – płyn do papierosów elektronicznych; w poz. 48 – urządzenia do waporyzacji; w poz. 50 – saszetki nikotynowe; w poz. 51 – inne wyroby nikotynowe.

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 34e, 35, 36a i 36b ustawy:

Użyte w ustawie określenia oznaczają:

34e) urządzenia do waporyzacji - wielorazowe papierosy elektroniczne, podgrzewacze i urządzenia wielofunkcyjne, z wyłączeniem urządzeń przeznaczonych wyłącznie do celów medycznych;

35) płyn do papierosów elektronicznych - roztwór przeznaczony do wykorzystania w papierosach elektronicznych, zarówno z nikotyną, jak i bez nikotyny, w tym bazę do tego roztworu zawierającą glikol lub glicerynę, przy czym roztwór uważa się za przeznaczony do wykorzystania w papierosach elektronicznych, gdy jest używany albo ze względu na jego skład i właściwości fizykochemiczne może być użyty w papierosach elektronicznych, bez względu na miejsce jego sprzedaży bądź oferowania na sprzedaż;

36a) saszetki nikotynowe - wyroby niezawierające tytoniu, lecz zawierające nikotynę lub jej związki lub pochodne, zmieszane lub niezmieszane z włóknami roślinnymi lub innymi dodatkami, znajdujące się w porcjowanych saszetkach lub w równoważnej postaci, które mogą być używane doustnie do wchłaniania nikotyny lub jej związków lub pochodnych przez ludzi;

36b) inne wyroby nikotynowe - wyroby zawierające nikotynę lub jej związki lub pochodne, które mogą być używane do wchłaniania nikotyny lub jej związków lub pochodnych przez ludzi, inne niż wyroby tytoniowe, susz tytoniowy, płyn do papierosów elektronicznych, wyroby nowatorskie i saszetki nikotynowe, z wyłączeniem wyrobów wykorzystywanych wyłącznie w celach medycznych.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 8 ustawy:

Dostawa wewnątrzwspólnotowa to przemieszczanie wyrobów akcyzowych lub samochodów osobowych z terytorium kraju na terytorium państwa członkowskiego.

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 10 ustawy:

Skład podatkowy to miejsce, w którym określone wyroby akcyzowe są: produkowane, w tym przetwarzane, lub magazynowane, w tym przechowywane, lub przeładowywane lub do którego wyroby te są wprowadzane, lub z którego są wyprowadzane - z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy; w przypadku składu podatkowego znajdującego się na terytorium kraju miejsce to jest określone w zezwoleniu wydanym przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 12 ustawy:

Procedura zawieszenia poboru akcyzy to procedura stosowana podczas produkcji, w tym przetwarzania, lub magazynowania, w tym przechowywania, lub przeładowywania i przemieszczania wyrobów akcyzowych, w trakcie której, gdy są spełnione warunki określone w przepisach niniejszej ustawy i aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie, z obowiązku podatkowego nie powstaje zobowiązanie podatkowe.

W świetle art. 8 ust. 1 ustawy:

Przedmiotem opodatkowania akcyzą jest:

1) produkcja wyrobów akcyzowych;

2) wprowadzenie wyrobów akcyzowych do składu podatkowego;

3) import wyrobów akcyzowych, z wyłączeniem:

a) importu wyrobów akcyzowych wysłanych następnie z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy z miejsca importu przez zarejestrowanego wysyłającego niebędącego importerem tych wyrobów,

b) importu wyrobów akcyzowych wprowadzonych do składu podatkowego, w celu dopuszczenia ich do obrotu w rozumieniu przepisów prawa celnego i objęcia procedurą zawieszenia poboru akcyzy, w miejscu importu znajdującym się w tym składzie podatkowym,

c) przypadków, gdy dług celny wygasł na podstawie art. 124 ust. 1 lit. e-g lub k unijnego kodeksu celnego;

4) nabycie wewnątrzwspólnotowe wyrobów akcyzowych, z wyłączeniem nabycia wewnątrzwspólnotowego dokonywanego do składu podatkowego;

4a) nabycie wewnątrzwspólnotowe wyrobów akcyzowych innych niż określone w załączniku nr 2 do ustawy, objętych stawką akcyzy inną niż stawka zerowa, dokonywane do składu podatkowego w celu objęcia ich procedurą zawieszenia poboru akcyzy, jeżeli wprowadzenie tych wyrobów do składu podatkowego nie nastąpiło;

5) wyprowadzenie ze składu podatkowego, poza procedurą zawieszenia poboru akcyzy, wyrobów akcyzowych niebędących własnością podmiotu prowadzącego ten skład podatkowy, z wyłączeniem wyrobów akcyzowych objętych zwolnieniem od akcyzy ze względu na ich przeznaczenie oraz wyrobów akcyzowych wymienionych w załączniku nr 2 do ustawy, opodatkowanych zerową stawką akcyzy ze względu na ich przeznaczenie, przez podmiot, o którym mowa w art. 13 ust. 3;

6) wysłanie z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy importowanych wyrobów akcyzowych z miejsca importu przez zarejestrowanego wysyłającego niebędącego importerem tych wyrobów.

Co do zasady, procedurę zawieszenia poboru akcyzy stosuje się do wyrobów akcyzowych określonych w załączniku nr 2 do ustawy, stanowiącym wykaz wyrobów akcyzowych, do których stosuje się procedurę zawieszenia poboru akcyzy i których produkcja odbywa się w składzie podatkowym, o których mowa w dyrektywie Rady 92/12/EWG.

Stosownie do art. 40 ust. 6 ustawy:

Procedurę zawieszenia poboru akcyzy stosuje się na terytorium kraju również do wyrobów akcyzowych innych niż określone w załączniku nr 2 do ustawy, objętych stawką akcyzy inną niż stawka zerowa, z zastrzeżeniem art. 47 ust. 1 pkt 1 i 5 .

Jak stanowi art. 41 ust. 1 ustawy:

Jeżeli procedura zawieszenia poboru akcyzy jest związana z przemieszczaniem wyrobów akcyzowych, warunkiem jej zastosowania jest:

1) zastosowanie e-AD albo dokumentu zastępującego e-AD;

2) złożenie we właściwym urzędzie skarbowym zabezpieczenia akcyzowego.

W myśl art. 41 ust. 4 ustawy:

Jeżeli procedura zawieszenia poboru akcyzy dotyczy wyrobów akcyzowych, o których mowa w art. 40 ust. 6 , warunkiem zastosowania tej procedury jest w przypadku wyrobów:

1) przemieszczanych wyłącznie na terytorium kraju - spełnienie warunków, o których mowa w ust. 1;

2) przemieszczanych na terytorium kraju w ramach nabycia wewnątrzwspólnotowego, w celu wprowadzenia ich do składu podatkowego:

a) dokonanie przez podatnika do właściwego naczelnika urzędu skarbowego zgłoszenia o planowanym nabyciu wewnątrzwspólnotowym obejmującego w szczególności dane dotyczące ilości nabywanych wyrobów akcyzowych i kwotę akcyzy podlegającej zawieszeniu, oraz złożenie zabezpieczenia akcyzowego, przed wprowadzeniem wyrobów na terytorium kraju, oraz

b) dołączenie do przemieszczanych wyrobów dokumentów handlowych;

3) przemieszczanych na terytorium kraju w ramach dostawy wewnątrzwspólnotowej:

a) złożenie we właściwym urzędzie skarbowym zabezpieczenia akcyzowego przed rozpoczęciem przemieszczania oraz

b) dołączenie do przemieszczanych wyrobów dokumentów handlowych.

Zgodnie z art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy:

Zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy następuje w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej albo eksportu wyrobów akcyzowych, o których mowa w art. 40 ust. 6 – z dniem otrzymania przez podmiot wysyłający, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. a, który dokonał dostawy wewnątrzwspólnotowej albo eksportu tych wyrobów, dokumentu handlowego lub innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego albo wyprowadzenie ich poza terytorium Unii Europejskiej; zobowiązanie podatkowe nie powstaje i wygasa powstały w wyniku dokonania określonej czynności podlegającej opodatkowaniu obowiązek podatkowy ciążący na podatniku, z chwilą otrzymania przez niego tego dokumentu, w części objętej potwierdzeniem.

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. a ustawy:

Podmiot wysyłający to podmiot prowadzący skład podatkowy lub zarejestrowany wysyłający, którzy wysyłają wyroby akcyzowe z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy.

W myśl art. 42 ust. 1 pkt 8 ustawy:

W przypadku nieotrzymania przez podmiot wysyłający, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. a, w terminie 4 miesięcy od dnia wysyłki ze składu podatkowego wyrobów akcyzowych, dokumentu, o którym mowa w pkt 7, z potwierdzeniem dostawy tych wyrobów akcyzowych na terytorium państwa członkowskiego albo wyprowadzenia ich poza terytorium Unii Europejskiej, jeżeli przemieszczanie miało miejsce w ramach dostawy wewnątrzwspólnotowej albo eksportu przez terytorium państwa członkowskiego - następnego dnia po upływie tego terminu.

Zgodnie z art. 99b ust. 4 ustawy:

Stawka akcyzy na płyn do papierosów elektronicznych wynosi 1,80 zł za każdy mililitr.

Jak wynika z art. 99ca ust. 3 ustawy o podatku akcyzowym:

Stawka akcyzy na urządzenia do waporyzacji wynosi 40,00 zł za sztukę.

Jak stanowi art. 99cc ust. 4 ustawy:

Stawka akcyzy na saszetki nikotynowe wynosi 250,00 zł za każdy kilogram

Natomiast w myśl art. 99cd ust. 4 ustawy:

Stawka akcyzy na inne wyroby nikotynowe wynosi 250,00 zł za każdy kilogram.

Jak wskazano w art. 165a ust. 8 ustawy:

W roku 2025 i 2026 stawka akcyzy na płyn do papierosów elektronicznych, o której mowa w art. 99b ust. 4, wynosi w:

1) 2025 r. w okresie od dnia:

a) 1 stycznia 2025 r. do dnia 28 lutego 2025 r. - 0,55 zł za każdy mililitr,

b) 1 marca 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r. - 0,96 zł za każdy mililitr;

2) 2026 r. - 1,44 zł za każdy mililitr.

Jednocześnie zgodnie z art. 165b ustawy:

W okresie od dnia 1 sierpnia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. stawka akcyzy na saszetki nikotynowe, o której mowa w art. 99cc ust. 4, wynosi:

1) od dnia 1 sierpnia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r. - 150,00 zł za każdy kilogram;

2) od dnia 1 stycznia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. - 200,00 zł za każdy kilogram.

Natomiast w myśl art. 165c ustawy:

W okresie od dnia 1 sierpnia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. stawka akcyzy na inne wyroby nikotynowe, o której mowa w art. 99cd ust. 4, wynosi:

1) od dnia 1 sierpnia 2025 r. do dnia 31 grudnia 2025 r. - 150,00 zł za każdy kilogram;

2) od dnia 1 stycznia 2026 r. do dnia 31 grudnia 2026 r. - 200,00 zł za każdy kilogram.

Zauważyć należy, że płyn do papierosów elektronicznych, saszetki nikotynowe, inne wyroby nikotynowe oraz urządzenia do waporyzacji są opodatkowane stawkami akcyzy innymi niż stawka zerowa. Wobec powyższego, w stosunku do płynu do papierosów elektronicznych, saszetek nikotynowych, innych wyrobów nikotynowych oraz urządzeń do waporyzacji, stanowiących wyroby akcyzowe niewymienione w załączniku nr 2 do ustawy i jednocześnie opodatkowane stawkami akcyzy innymi niż stawka zerowa, możliwe jest zastosowanie procedury zawieszenia poboru akcyzy w przypadku przemieszczania tych wyrobów na terytorium kraju w ramach dostawy wewnątrzwspólnotowej, na podstawie art. 41 ust. 4 pkt 3 ustawy. Warunkiem zastosowania procedury zawieszenia poboru akcyzy będzie wówczas złożenie we właściwym urzędzie skarbowym zabezpieczenia akcyzowego przed rozpoczęciem przemieszczania oraz dołączenie do przemieszczanych wyrobów dokumentów handlowych.

Należy dalej wskazać, że wprowadzenie normy prawnej zawartej w art. 41 ust. 4 ustawy spowodowane było faktem, że na terenie innych państw członkowskich UE wyroby akcyzowe niewymienione w załączniku nr 2 do ustawy, objęte stawką akcyzy inną niż stawka zerowa, nie podlegają zharmonizowanym przepisom akcyzowym. W konsekwencji, w przypadku przemieszczania z terytorium kraju do krajów UE wyrobów opodatkowanych jedynie w Polsce, nie ma zastosowania dokument e-AD lub dokument go zastępujący, a przemieszczenie odbywa się na podstawie dokumentów handlowych.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że warunek dołączenia do przemieszczanych wyrobów akcyzowych dokumentów handlowych zamiast e-AD znajdzie zastosowanie w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej urządzeń do waporyzacji, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 34e, płynu do papierosów elektronicznych, o którym mowa w art. 2 ust. 1 pkt 35, saszetek nikotynowych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 36a i innych wyrobów nikotynowych, o których mowa w art. 2 ust. 1 pkt 36b ustawy, dokonywanej przez Spółkę z zastosowaniem procedury zawieszenia poboru akcyzy. Jednocześnie ustawa nie precyzuje jakie warunki musi spełnić dany dokument, aby mógł być traktowany jako dokument handlowy, w rozumieniu art. 41 ust. 4 pkt 3 lit. b ustawy.

Również w przepisie art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy jest mowa o dokumencie handlowym (lub innym dokumencie potwierdzającym dostawę), jednak bez definiowania, co przez taki dokument należy rozumieć.

Zatem przez dokumenty handlowe rozumieć należy dokumenty powszechnie stosowane w obrocie handlowym, które pozwalają na określenie ilości i rodzaju dostarczonych wyrobów, a także określenie stron i przedmiotu transakcji. W szczególności dokumentami takimi mogą być faktura VAT, list przewozowy (CMR) lub inne dokumenty zawierające m.in. informacje o nadawcy, odbiorcy, miejscu odbioru, środku transportu oraz informacje o przemieszczanych wyrobach.

Przepisy ustawy o podatku akcyzowym w tym zakresie nie stanowią o formie ww. dokumentów. Dopuszczalna jest więc każda forma dokumentu, byle uprawdopodobniała ona wywóz towarów z terytorium kraju i ich dostarczenie na terytorium innego państwa członkowskiego Unii Europejskiej, zawierająca wskazane wyżej informacje. W dobie szeroko rozumianych różnych kanałów komunikacji, nie ma podstaw do odmawiania mocy dowodowej dokumentowi przesyłanemu np. w formie elektronicznej, z załącznikiem w formie pliku PDF lub skanu, o ile zapewniona jest autentyczności pochodzenia, integralność i czytelność tych dokumentów.

W zadanym pytaniu Spółka wnosi o ocenę swojego stanowiska, na gruncie przepisów art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy. Wyrażona wątpliwość dotyczy tego, czy prawidłowym będzie postępowanie Spółki polegające zakończeniu procedury zawieszenia poboru podatku akcyzowego w momencie odebrania przesyłki przez Odbiorcę, natomiast podstawą zakończenia tej procedury będą dokumenty w postaci oświadczenia otrzymanego za pomocą aplikacji WhatsApp.

W myśl wskazanych powyżej przepisów art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy, w przypadku dostawy wewnątrzwspólnotowej, dowodami potwierdzającymi zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy są wszelkie dokumenty handlowe, z których wynika odbiór tych wyrobów w innym państwie członkowskim przez konkretnego odbiorcę w konkretnym miejscu. Dokumenty te winny więc zawierać elementy takie jak miejsce odbioru, data odbioru i dane osoby potwierdzającej odbiór towaru, umożliwiające identyfikację danej dostawy i tym samym prawidłowe zakończenie procedury zawieszenia poboru akcyzy. Przy czym, jak zaznaczono powyżej, mogą to być dokumenty przesyłane również w formie elektronicznej.

W opisie zdarzenia przyszłego Spółka przedstawiła „oświadczenie Odbiorcy”, wskazując, że jest to inny dokument potwierdzający dostawę wewnątrzwspólnotową. Oświadczenie otrzymywane jest przez Spółkę po potwierdzeniu tak przez firmę spedycyjną wykonania usługi (dostarczenia przesyłki pod wskazany adres), jak i po potwierdzeniu przez odbiorcę otrzymania przesyłki w ilości zweryfikowanej. Komunikacja mailowa z odbiorcą, której inicjacją jest zamówienie i dalej faktura (np. handlowa lub pro forma) przebiega poprzez ustalone ścieżki mailingowe. Końcowym etapem komunikacji jest oświadczenie klienta, zawierające następujące elementy:

-        oznaczenie podmioty wysyłającego (Wnioskodawca);

-        oznaczenie daty i miejsca sporządzenia oświadczenia (miejsce dostawy na terytorium państwa członkowskiego);

-        oznaczenie danych bilingowych odbiorcy. Tu ma miejsce spójność danych bilingowych odbiorcy począwszy od złożenia zamówienia poprzez ustalenie warunków transakcji, realizacji transakcji i adresu przekazania dokumentu handlowego (faktury);

-        oznaczenie danych miejsca dostawy (adres);

-        oznaczenie osoby składającej zamówienie;

-        uwiarygodnienie osoby składającej oświadczenie poprzez autoryzację;

-        treść oświadczenia: Oświadczam, że wyroby/produkty ujęte na dokumencie nr: (wskazany dokument WZ towarzyszący przemieszczaniu) wystawiony w dniu (data wystawienia WZ), został dostarczony do: (wskazane miejsce dostarczenia przesyłki) w dniu (data odbioru przesyłki). Niniejszym, potwierdzam odbiór tych towarów (miejsce na wykazanie ilości odebranych wyrobów o ile są inne niż wskazane w dokumencie WZ);

-        pod oświadczeniem: imię i nazwisko osoby składającej oświadczenie, uwiarygodnienie osoby składającej oświadczenie poprzez autoryzację;

-        w dolnej części oświadczenia informacja: „Podpisanie nn. dokumentu jest potrzebne ze względów prawnych i stanowi potwierdzenie otrzymania zamówienia. Bez względu na podpis w dalszym ciągu mają Państwo prawo do zgłoszenia reklamacji, które będą rozpatrywane na standardowych zasadach”.

Tak więc „oświadczenie Odbiorcy” zawiera elementy takie jak miejsce odbioru, data odbioru, dane osoby potwierdzającej odbiór towaru, które potwierdzają odbiór dostarczanych wewnątrzwspólnotowo wyrobów w innym państwie członkowskim przez nabywcę, i które są niezbędne dla identyfikacji przemieszczenia wyrobów i w konsekwencji prawidłowego zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy.

Wskazać należy, że oświadczenie Odbiorcy będzie otrzymywał Wnioskodawca za pomocą aplikacji WhatsApp. W tym wypadku komunikacja Spółki będzie następowała na numer telefonu, przez który kontaktował się z Odbiorcą. Spółka wskazała, że przedstawiciel Odbiorcy – po zweryfikowaniu przesyłki – uzupełnia otrzymane oświadczenie jednocześnie go autoryzując. Następnie za pośrednictwem aplikacji WhatsApp Odbiorca odsyła oświadczenie do Spółki.

W ocenie Organu tak przesłane oświadczenie Odbiorcy za pośrednictwem aplikacji WhatsApp, autoryzowane przez Odbiorcę i zawierające wskazane powyżej informacje, będzie potwierdzało dokonanie dostawy wewnątrzwspólnotowej opisanych we wniosku wyrobów. Przy tym to dzień otrzymania oświadczenia Odbiorcy będzie stanowił moment zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy, wypełniając tym samym normę przewidzianą w art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy. Należy więc zgodzić się z Państwa stanowiskiem, że otrzymane za pomocą aplikacji WhatsApp oświadczenie, autoryzowane przez Odbiorcę, wypełnia przesłanki do uznania go za „inny dokument potwierdzający dostawę tych wyrobów”, co stanowić może wystarczający dowód do zakończenia procedury zawieszenia poboru akcyzy.

Jednocześnie Organ zauważa, że zakończenie procedury zawieszenia poboru podatku akcyzowego, zgodnie z przepisem art. 42 ust. 1 pkt 7 ustawy, następuje z dniem otrzymania przez podmiot wysyłający dokumentu handlowego lub innego dokumentu potwierdzającego dostawę tych wyrobów na terytorium państwa członkowskiego, a nie z dniem odbioru wyrobów przez Odbiorcę. Przepis ten wyraźnie, dwukrotnie odwołuje się do momentu otrzymania dokumentu, który to moment nie zawsze musi być tożsamy z dniem odbioru dostarczonych wewnątrzwspólnotowo wyrobów.

Tym samym oceniając całościowo, Państwa stanowisko należy uznać je za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Końcowo wskazać należy, że ostateczna ocena, czy konkretne, posiadane przez Spółkę dokumenty, stanowią jednoznaczne potwierdzenie dokonanych transakcji, leży w kompetencjach organów podatkowych właściwych dla Wnioskodawcy w danej sprawie i ma miejsce w toku odpowiedniego postępowania. Organ wydający interpretację indywidualną nie może natomiast dokonać takiej oceny materiału dowodowego.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622; dalej jako: „Ordynacja podatkowa”), składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-        Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb Ordynacji podatkowej. Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-        Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-        Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143, ze zm.; dalej jako: „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-        w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-        w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.