0111-KDIB3-3.4013.128.2026.1.PJ

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku akcyzowym jest:

‒    w zakresie uznania, że warunek „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a w konsekwencji warunek formalny dotyczący oświadczenia finalnego nabywcy węglowego, jest spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF i udostępnienia faktury nabywcy w KSeF, w przypadku, gdy faktura zostaje wystawiona w trybie awaryjnym, w sytuacji, w której faktyczne otrzymanie faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych przez nabywcę poza KSeF nastąpi wcześniej niż przydzielenie numeru KSeF fakturze – nieprawidłowe;

‒    w pozostałym zakresie – prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej dotyczącej podatku akcyzowego wpłynął 14 kwietnia 2026 r.

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

X (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) (…). Zadaniem Spółki jest między innymi dostarczanie wyrobów węglowych (węgiel kamienny, kod CN 2701) (…). Swoje zadania Spółka wykonuje jako Pośredniczący Podmiot Węglowy (dalej: PPW). Klienci Spółki to podmioty będące PPW, jak również Finalni Nabywcy Węglowi (dalej: FNW), którzy kupują wyroby węglowe opodatkowane lub też zwolnione od opodatkowania podatkiem akcyzowy na podstawie art. 31a ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (Dz.U. 2025 poz. 126; dalej: „ustawa” lub „ustawa akcyzowa”). Sprzedaż wyrobów węglowych jest dokumentowana fakturami. W 2025 r. Spółka dokonała sprzedaży wyrobów węglowych w łącznej ilości przekraczającej 30 milionów kilogramów. Jednocześnie Spółka zakłada, że w roku bieżącym, jak również w kolejnych latach podatkowych, roczna ilość sprzedawanych wyrobów węglowych będzie każdorazowo przekraczała wskazany powyżej próg ilościowy.

Wnioskodawca przykłada szczególną wagę do zapewnienia spełnienia warunków formalnych uprawniających do zastosowania zwolnienia, w tym warunków odnoszących się do oświadczeń FNW oraz udokumentowania przeznaczenia wyrobów węglowych na cele objęte zwolnieniem. Spółka stosuje w tym zakresie rozwiązanie przewidziane w art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, zgodnie z którym oświadczenie FNW może zostać złożone poprzez odbiór faktury dokumentującej sprzedaż, zawierającej wymagane ustawą elementy.

Spółka posiada interpretację indywidualną Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (...), dotyczącą warunków stosowania zwolnienia od akcyzy w obrocie wyrobami węglowymi (dalej: „Interpretacja”). Do czasu, gdy Krajowy System e‑Faktur (dalej: KSeF) nie był obowiązkowy, Spółka, kierując się m.in. wnioskami wynikającymi z wyżej wskazanej Interpretacji oraz praktyką organów podatkowych, gromadziła i archiwizowała oświadczenia FNW w formach dopuszczalnych przepisami oraz zapewniała możliwość wykazania spełnienia warunków zwolnienia, w szczególności poprzez utrwalanie dowodów odbioru faktury w kanałach obiegu dokumentów stosowanych w relacjach handlowych (np. potwierdzenia odbioru przesyłki, potwierdzenia elektroniczne, lub inne uzgodnione formy).

W związku z wdrażaniem obowiązkowego fakturowania w KSeF, Spółka będzie wystawiała faktury dokumentujące sprzedaż (w relacjach objętych KSeF) jako faktury ustrukturyzowane w KSeF, w tym na rzecz FNW będących podatnikami VAT (przedsiębiorcami). W konsekwencji obieg faktur ulega zmianie technicznej i organizacyjnej, gdyż faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF zgodnie z regułami tego systemu.

Co do zasady faktury będą wystawiane w KSeF w trybie online. Jednocześnie, w przypadku wystąpienia przeszkód technicznych uniemożliwiających wystawienie faktury w trybie online, Spółka będzie wystawiała faktury w trybach przewidzianych dla KSeF, w szczególności w trybie OFFLINE (w tym w trybie offline24 albo w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF) oraz w trybie awaryjnym. W tych przypadkach Spółka będzie przesyłała faktury do KSeF w terminach wynikających z przepisów, celem nadania im numeru identyfikującego fakturę w KSeF oraz udostępnienia faktury nabywcy w KSeF.

Niezależnie od powyższego, w wyjątkowych sytuacjach związanych z ogłoszoną awarią całkowitą KSeF (w rozumieniu przepisów dotyczących KSeF), faktury mogą być wystawiane i przekazywane nabywcom poza KSeF (w formie papierowej lub elektronicznej), zgodnie z zasadami właściwymi dla awarii całkowitej KSeF.

W praktyce, przy fakturowaniu w KSeF, Spółka nie będzie pozyskiwać od nabywców odrębnych, pozasystemowych potwierdzeń odbioru faktury (np. zwrotnego potwierdzenia odbioru faktury papierowej lub elektronicznego potwierdzenia odbioru). Jednocześnie Spółka będzie dysponować danymi identyfikującymi fakturę w KSeF (w szczególności numerem KSeF) oraz informacjami systemowymi powiązanymi z jej udostępnieniem w KSeF. W razie awarii całkowitej KSeF Spółka będzie dysponować dowodami przekazania faktury poza KSeF oraz dowodami jej otrzymania przez nabywcę w uzgodnionym kanale, zgodnie z zasadami właściwymi dla awarii całkowitej.

Spółka powzięła wątpliwość, czy w realiach KSeF spełniony będzie warunek z art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej w zakresie oświadczenia FNW składanego przez odbiór faktury, w szczególności w scenariuszach trybu OFFLINE, trybu awaryjnego, a tym samym czy możliwe będzie zastosowanie zwolnienia od akcyzy bez konieczności pozyskiwania od FNW dodatkowych oświadczeń lub potwierdzeń poza rozwiązaniami przewidzianymi w KSeF i właściwych przepisach.

Pytania

1.  (tryb online): Czy w przypadku sprzedaży przez X wyrobów węglowych objętych zwolnieniem od akcyzy na podstawie art. 31a ustawy akcyzowej na rzecz finalnego nabywcy węglowego będącego podatnikiem VAT, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF w trybie online, udostępnienie i odbiór tej faktury w KSeF należy uznać za spełnienie warunku „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a w konsekwencji za spełnienie warunku formalnego dotyczącego oświadczenia finalnego nabywcy węglowego?

2.  (tryb OFFLINE): Czy w przypadku, gdy faktura dokumentująca sprzedaż wyrobów węglowych na rzecz finalnego nabywcy węglowego będącego podatnikiem VAT, a faktura zostaje wystawiona w trybie OFFLINE (w szczególności: w trybie offline24 albo w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF) i następnie zostaje przesłana do KSeF w ustawowym terminie, w wyniku czego zostaje jej przydzielony numer KSeF to czy przydzielenie numeru KSeF i udostępnienie faktury nabywcy w KSeF powoduje spełnienie warunku „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a w konsekwencji spełnienie warunku formalnego dotyczącego oświadczenia finalnego nabywcy węglowego?

3.  (tryb awaryjny): Czy w przypadku, gdy faktura dokumentująca sprzedaż wyrobów węglowych na rzecz finalnego nabywcy węglowego będącego podatnikiem VAT, a faktura zostaje wystawiona w trybie awaryjnym (z uwagi na ogłoszoną awarię KSeF) i następnie zostaje przesłana do KSeF w ustawowym terminie, w wyniku czego zostaje jej przydzielony numer KSeF, czy (najpóźniej z chwilą przydzielenia numeru KSeF i udostępnienia faktury nabywcy w KSeF) zostaje spełniony warunek „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a tym samym warunek formalny dotyczący oświadczenia finalnego nabywcy węglowego?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu warunek wynikający z art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, polegający na złożeniu oświadczenia przez FNW poprzez odbiór faktury, jest spełniony w sytuacji, gdy FNW odbiera fakturę ustrukturyzowaną udostępnioną mu w KSeF zgodnie z regułami funkcjonowania tego systemu.

W ocenie Wnioskodawcy, analogicznie należy ocenić przypadki, w których faktura została wystawiona w trybach OFFLINE albo w trybie awaryjnym, a następnie została przesłana do KSeF w ustawowym terminie i otrzymała numer KSeF. W takiej sytuacji, najpóźniej z chwilą nadania numeru KSeF oraz udostępnienia faktury w KSeF po stronie nabywcy, zostaje spełniony warunek „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a tym samym warunek formalny dotyczący oświadczenia FNW.

W konsekwencji Wnioskodawca stoi na stanowisku, że dla celów wykazania spełnienia warunku, o którym mowa w art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, może posługiwać się danymi identyfikującymi fakturę ustrukturyzowaną w KSeF (w szczególności numerem KSeF) oraz informacjami systemowymi związanymi z jej udostępnieniem w KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Zastosowanie zwolnienia od akcyzy dla wyrobów węglowych, o którym mowa w art. 31a ustawy akcyzowej, jest uwarunkowane spełnieniem określonych przesłanek i wymogów formalnych, w tym w szczególności wymogów odnoszących się do oświadczenia finalnego nabywcy węglowego o przeznaczeniu wyrobów węglowych do celów objętych zwolnieniem.

Ustawodawca w art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej przewidział uproszczenie polegające na możliwości złożenia oświadczenia przez FNW poprzez odbiór faktury dokumentującej sprzedaż. Istotą tego rozwiązania jest związanie oświadczenia z dokumentem sprzedaży oraz umożliwienie realizacji obowiązku w sposób uproszczony, bez potrzeby sporządzania odrębnego dokumentu oświadczenia.

W realiach funkcjonowania KSeF faktura dokumentująca sprzedaż jest wystawiana jako faktura ustrukturyzowana i udostępniana nabywcy w ramach systemu teleinformatycznego. W konsekwencji „odbiór faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej powinien być interpretowany zgodnie z realiami technicznymi i prawnymi KSeF, tj. jako zdarzenie polegające na udostępnieniu faktury nabywcy w KSeF i jej odbiorze w tym systemie.

Powyższe dotyczy także przypadków, gdy faktura została sporządzona w trybach przewidzianych na wypadek przeszkód technicznych (OFFLINE, tryb awaryjny), a następnie została przesłana do KSeF i udostępniona nabywcy w tym systemie. Skoro celem art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej jest powiązanie oświadczenia z odbiorem faktury, to w modelu KSeF zdarzeniem kluczowym dla realizacji tego warunku jest udostępnienie faktury nabywcy w KSeF, co następuje co najmniej w momencie przydzielenia fakturze numeru KSeF.

Wnioskodawca wskazuje, że przedstawione stanowisko pozostaje zgodne z kierunkiem przyjętym w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 listopada 2025 r., sygn. 0111-KDIB3-3.4013.259.2025.2.AM, w której potwierdzono, że odbiór faktury w KSeF przez finalnego nabywcę węglowego, przy zastosowaniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, spełnia wymóg niezbędny do skorzystania ze zwolnienia od akcyzy w zakresie wyrobów węglowych.

Jednocześnie Wnioskodawca podkreśla, że przed wdrożeniem obowiązkowego KSeF, w okresie, gdy faktury funkcjonowały w odmiennym obiegu, Spółka gromadziła oświadczenia/dowody odbioru faktur w sposób odpowiadający ówczesnym możliwościom organizacyjnym i technicznym, w tym z uwzględnieniem Interpretacji (...). Wejście w życie obowiązkowego KSeF zmienia techniczny sposób udostępniania i odbioru faktur, co uzasadnia wystąpienie o potwierdzenie prawidłowości stanowiska również dla scenariuszy przewidzianych na wypadek przeszkód technicznych (tryby OFFLINE, tryb awaryjny).

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest:

‒    w zakresie uznania, że warunek „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a w konsekwencji warunek formalny dotyczący oświadczenia finalnego nabywcy węglowego, jest spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF i udostępnienia faktury nabywcy w KSeF, w przypadku, gdy faktura zostaje wystawiona w trybie awaryjnym, w sytuacji, w której faktyczne otrzymanie faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych przez nabywcę poza KSeF nastąpi wcześniej niż przydzielenie numeru KSeF fakturze – nieprawidłowe;

‒    w pozostałym zakresie – prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 6 grudnia 2008 r. o podatku akcyzowym (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 412, ze zm.; dalej jako: „ustawa” lub „ustawa o podatku akcyzowym”):

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy:

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 1a ustawy:

W poz. 19 załącznika nr 1 do ustawy, pod kodem CN ex 2701, wymieniono węgiel; brykiety, brykietki i podobne paliwa stałe wytwarzane z węgla - jeżeli są przeznaczone do celów opałowych.

Jak wynika z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy:

W świetle art. 2 ust. 1 pkt 18b lit. b ustawy:

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy:

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 23a ustawy:

W myśl art. 2 ust. 1 pkt 23c ustawy:

Jak wynika z art. 2 ust. 1 pkt 26 lit. c ustawy:

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 31 lit. d ustawy:

Jak stanowi art. 2 ust. 1 pkt 32 lit. c ustawy:

Stosownie do art. 2 ust. 1 pkt 37 ustawy:

W świetle art. 2 ust. 1 pkt 38 ustawy:

Zgodnie z art. 9a ust. 1 ustawy:

W myśl art. 9a ust. 3 ustawy:

Jak stanowi art. 9a ust. 4 ustawy:

Stosownie do art. 10 ust. 1, 1a i 1b ustawy:

Jak wynika z art. 13 ust. 1 pkt 11 ustawy:

Zgodnie z art. 21a ust. 1 ustawy:

W świetle art. 31a ust. 1 ustawy:

Zgodnie z art. 31a ust. 3 pkt 1 ustawy:

Jak stanowi art. 31a ust. 3e ustawy:

W myśl art. 31a ust. 3h ustawy:

Stosownie do art. 31a ust. 3i ustawy:

Zgodnie z art. 46ba ustawy:

W myśl art. 46na ust. 3 ustawy:

Jednocześnie jak stanowi art. 46na ust. 8 ustawy:

Stosownie do art. 138i ust. 1 i 2 ustawy:

Jak stanowi § 5 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie danych umieszczanych w Systemie oraz trybu postępowania w przypadku przemieszczania wyrobów akcyzowych przy użyciu Systemu z dnia 9 lutego 2023 r. (Dz.U. z 2023 r. poz. 276):

Zgodnie z art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775, ze zm.; dalej jako „ustawa o VAT”):

Zgodnie z art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

Jak wynika z art. 106gb ustawy o VAT:

W świetle art. 106na ust. 1, 3 i 4 ustawy o VAT (tryb online):

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 2 i 3 ustawy (tzw. tryb offline24):

Jednocześnie stosownie do art. 106nda ust. 4 ustawy:

W myśl art. 106nda ust. 10 i 11 ustawy:

Jak stanowi art. 106nda ust. 16 ustawy:

Zgodnie z art. 106ne ustawy:

Stosownie do art. 106nh ustawy (tryb offline – niedostępność KSeF):

Jak stanowi art. 106nf ust. 1 i 2 ustawy o VAT (tryb awaryjny):

Zgodnie z art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT:

W myśl art. 106nf ust. 9 ustawy:

Jednocześnie stosownie do art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT:

Przechodząc do oceny Państwa stanowiska względem przestawionych we wniosku okoliczności sprawy, na wstępie zaznaczenia wymaga fakt, że w analizowanej sprawie czynnością podlegającą zwolnieniu jest sprzedaż wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu, tj. czynność, w wyniku której dochodzi do przeniesienia posiadania lub własności przedmiotu sprzedaży na inny podmiot. Co więcej, podmiotem korzystającym ze zwolnienia jest pośredniczący podmiot węglowy dokonujący właśnie sprzedaży wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu.

Równocześnie co do zasady okresem rozliczeniowym w przypadku wyrobów węglowych, jest okres miesięczny i do tego okresu odnoszą zasadniczo obowiązki związane ze sprzedażą wyrobów węglowych, w tym te związane z monitorowaniem sprzedaży wyrobów węglowych, wprowadzone nowelizacją ustawy obowiązującą od 1 lutego 2021 r. na podstawie ustawy z dnia 10 grudnia 2020 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2021 r. poz. 72).

W nowelizacji tej, prawodawca ustanowił nowe zasady dotyczące obrotu wyrobami węglowymi z zastosowaniem zwolnień. Nowe zasady dotyczą zarówno ściśle samych warunków uprawniających do zastosowania zwolnień, jak i innych obowiązków towarzyszących obrotowi wyrobami węglowymi w ramach tych zwolnień, które spoczywają na podmiotach uczestniczących w obrocie wyrobami węglowymi i w istocie łącznie umożliwiają realizację zwolnienia od akcyzy.

Wolą ustawodawcy, wynikającą z nowelizacji obowiązującej od 1 lutego 2021 r. oraz nowelizacji obowiązującej od 1 stycznia 2022 r. (ustawa z dnia 9 grudnia 2021 r. o zmianie ustawy o podatku akcyzowym oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. z 2021 r. poz. 2427), warunki stosowania tych zwolnień zostały podzielone na trzy grupy odnoszące się do wolumenu sprzedaży wyrobów węglowych przez pośredniczące podmioty węglowe oraz do sytuacji transakcji sprzedaży realizowanej w postaci wydań deputatu węglowego.

W przypadku sprzedaży wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu przez pośredniczący podmiot węglowy, który w poprzednim roku kalendarzowym sprzedał powyżej 30 mln kg wyrobów węglowych (będącego podmiotem wysyłającym w rozumieniu ustawy), co do zasady warunkiem zwolnienia z akcyzy jest spełnienie wymagań o których mowa w art. 31a ust. 3 pkt 1 lit. b ustawy, które dotyczą:

‒    sporządzenia, po dostarczeniu finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych, projektu e‑DD na podstawie faktury dokumentującej tę sprzedaż, przesłanie tego projektu e-DD do Systemu w terminie określonym w art. 46na ust. 3 i uzyskanie z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie, zgodnie z art. 46na ust. 8, oraz dokonanie czynności wymaganych do zakończenia monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych z użyciem Systemu w terminie, o którym mowa w art. 46ba;

‒    złożenia oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy.

Wypełnienie pierwszego z ww. warunków polega na niezwłocznym sporządzeniu i przesłaniu projektu e-DD do Systemu przez pośredniczący podmiot węglowy, nie później jednak niż do 16. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym sprzedał objęte zwolnieniem od akcyzy wyroby węglowe finalnemu nabywcy węglowemu, uzyskaniu z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie. Podstawą sporządzenia projektu jest faktura dokumentująca sprzedaż.

Z uwagi na specyfikę monitorowania sprzedaży wyrobów węglowych z wykorzystaniem Systemu, nie sporządza się raportu odbioru, a przemieszczenie uznaje się za zakończone z chwilą uzyskania z Systemu e-DD z nadanym numerem referencyjnym, sprawdzonego pod względem kompletności i prawidłowości danych zawartych w tym dokumencie.

Drugi z ww. warunków zastosowania zwolnienia dotyczy złożenia oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy.

Oznacza to, że pośredniczący podmiot węglowy poprzez dokonanie określonych czynności w określonych terminach, obowiązany jest „odwzorować” w Systemie daną sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem do określonego podmiotu. Podstawą tego odwzorowania – sporządzenia projektu e-DD - jest faktura dokumentująca sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem, która zawiera m.in. jednoznaczną ilość wyrobów węglowych, które zostały sprzedane i dostarczone finalnemu nabywcy węglowemu w ramach zwolnienia.

Z uwagi na to, że sporządzenie projektu e-DD następuje po dostarczeniu finalnemu nabywcy węglowemu wyrobów węglowych na podstawie faktury dokumentującej tę sprzedaż, jak również, że faktura w okolicznościach określonych w art. 31a ust. 3i ustawy (gdy sprzedaż nie jest realizowana w ramach wykonania umów, o których mowa w art. 31a ust. 3e ustawy), zastępuje oświadczenie o przeznaczeniu wyrobów węglowych, ustawodawca nadał temu dokumentowi – fakturze dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych objętych zwolnieniem – istotne znaczenie.

Tym samym co do zasady podstawą do wypełnienia pierwszego z ww. warunków zwolnienia – sporządzenia projektu e-DD, jest faktura (spełniająca ustawowe warunki), która będzie odzwierciedlała ilość faktycznie sprzedanych wyrobów węglowych finalnemu nabywcy węglowemu w ramach zwolnień. Tylko bowiem w stosunku do tej ilości sprzedanych wyrobów węglowych możliwe jest zastosowanie zwolnienia z opodatkowania akcyzą.

Z kolei wypełnienie drugiego z ww. warunków dotyczącego oświadczenia jest w głównej mierze uzależnione od określonego stanu faktycznego będącego przedmiotem danej transakcji pomiędzy pośredniczącym podmiotem węglowym a finalnym nabywcą węglowym.

W przypadku sprzedaży, która nie jest realizowana w ramach wykonania umów o których mowa w art. 31a ust. 3e ustawy, zgodnie z intencją ustawodawcy przewidzianą w art. 31a ust. 3i ustawy, odbiór przez finalnego nabywcę węglowego faktury dokumentującej sprzedaż, będzie jego oświadczeniem, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy. Tym samym odbiór faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych będzie równoznaczny ze złożeniem oświadczenia przez finalnego nabywcę węglowego.

Ustawodawca nie precyzuje formy jaką winien przybrać odbiór faktury przez finalnego nabywcę węglowego. Zdaniem Organu analiza całości uregulowań ustawy, w tym cel nowelizacji obowiązującej od 1 lutego 2021 r. pozwala w niebudzący sposób stwierdzić, że pośredniczący podmiot węglowy stosując ułatwienie przewidziane w treści art. 31a ust. 3i ustawy winien jest móc udowodnić fakt odbioru faktury przez finalnego nabywcę węglowego, tj. udowodnić w toku odpowiedniego postępowania fakt spełnienia warunków do realizacji zwolnienia. Przyjąć zatem należy, że w świetle ustawy o podatku akcyzowym dopuszczalna jest każda forma uzyskania potwierdzenia odbioru faktury, która będzie w sposób niebudzący wątpliwości potwierdzała fakt dostarczenia przez pośredniczący podmiot węglowy faktury dokumentującej sprzedaż zwolnionych od akcyzy wyrobów węglowych konkretnemu finalnemu nabywcy węglowemu.

Brak wskazania przez ustawodawcę konkretnej formy potwierdzenia odbioru oznacza, że ustawodawca pozostawił w tym zakresie swobodę wyboru tej formy pośredniczącym podmiotom węglowym, przy czym dopiero wiedza pośredniczego podmiotu węglowego, kiedy faktura została odebrana (odbiór przez finalnego nabywcę węglowego faktury dokumentującej sprzedaż będzie jego oświadczeniem, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy), oznacza że została spełniona jedna z przesłanek do zastosowania zwolnienia.

Akceptowalna zatem będzie każda forma, która pozwalać będzie bez żadnych wątpliwości ustalić, czy i kiedy faktura dotarła do finalnego nabywcy węglowego.

Podkreślić przy tym należy, że w świetle słownikowych definicji „odbiór” oznacza – „odebranie czegoś, co jest dla danej osoby przeznaczone”; „przyjęcie skierowanych do kogoś rzeczy lub osób”; „oficjalne przyjęcie efektu czyjejś pracy po sprawdzeniu sposobu jej wykonania”; „odebranie jakiejś rzeczy, która została przysłana specjalnie dla nas” (vide: sjp.pwn.pl; wsjp.pl; sjp.pl).

Zgodnie z przedstawionym opisem w związku z wdrażaniem obowiązkowego fakturowania w KSeF, Spółka będzie wystawiała faktury dokumentujące sprzedaż (w relacjach objętych KSeF) jako faktury ustrukturyzowane w KSeF, w tym na rzecz FNW będących podatnikami VAT (przedsiębiorcami). W konsekwencji obieg faktur ulega zmianie technicznej i organizacyjnej, gdyż faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF zgodnie z regułami tego systemu.

Państwa wątpliwości wyrażone w pytaniu nr 1 dotyczą spełnienia warunku „odbioru faktury” przez udostępnienie i odbiór faktury w KSeF w przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF w trybie online.

Jak wynika z przywołanych przepisów, w trybie online fakturę ustrukturyzowaną (e-Fakturę) uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF, a za otrzymaną – w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Otrzymywanie e-Faktur nie wymaga akceptacji odbiorcy tej faktury. Data nadania numeru KSeF, będąca równocześnie datą otrzymania e-Faktury przez nabywcę jest wskazana na Urzędowym Poświadczeniu Odbioru. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc, co do zasady, data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji, czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony.

Tym samym za moment złożenia oświadczenia finalnego nabywcy, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy w trybie online, należy uznać moment przydzielenia tej fakturze numeru KSeF, który jest traktowany na podstawie przepisów o podatku VAT jako moment otrzymania faktury przez nabywcę.

Zatem w przypadku sprzedaży przez Państwa wyrobów węglowych objętych zwolnieniem od akcyzy na podstawie art. 31a ust. 1 ustawy akcyzowej na rzecz finalnego nabywcy węglowego będącego podatnikiem VAT, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF w trybie online, za spełnienie warunku „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a w konsekwencji za spełnienie warunku formalnego dotyczącego oświadczenia finalnego nabywcy węglowego, należy uznać przydzielenie w systemie KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 1 jest prawidłowe.

Państwa wątpliwości wyrażone w pytaniu nr 2 dotyczą spełnienia warunku „odbioru faktury” przez udostępnienie i odbiór faktury w KSeF w przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF w trybie offline (w szczególności: w trybie offline24 albo w trybie offline związanym z niedostępnością KSeF).

Tryb offline24 to rozwiązanie pozwalające na wystawienie faktur m.in. w przypadku problemów technicznych po stronie wystawcy. Zgodnie z art. 106nda ust. 1 podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy. Zatem faktury wystawione w trybie offline24 nie są jakimikolwiek fakturami elektronicznymi lecz są fakturami wystawionymi wg wzoru dla faktury ustrukturyzowanej. Jednocześnie stosownie do art. 106nda ust. 2 ustawy wystawca ma obowiązek najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jej wystawienia przesłać ją do KSeF. Ponadto w myśl art. 106nda ust. 16 ustawy za fakturę wystawioną w trybie offline24 uznaje się także fakturę ustrukturyzowaną, jeżeli data jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur jest późniejsza niż data, o której mowa w art. 106e ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług, wskazana na tej fakturze.

Przepisy art. 106nda ust. 11 ustawy, wprost wskazują, że za datę otrzymania faktury, o której mowa w art. 106nda ust. 1 ustawy (tj. w trybie offline24), uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur.

Ponadto w przypadku planowanych przerw technicznych tzw. tryb offline (tj. w okresie trwania niedostępności KSeF), podatnik – zgodnie z art. 106nh ustawy – również ma możliwość wystawienia faktury zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej (art. 106nh ust. 1 ustawy), a następnie obowiązany jest przesłać fakturę do KSeF w celu przydzielenia jej numeru KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności KSeF. Do faktur wystawionych w tym trybie (tj. w okresie trwania niedostępności KSeF), odpowiednio stosuje się przepisy dotyczące daty wystawienia oraz otrzymania faktury w trybie offline24. Zatem także datą otrzymania faktury wystawionej zgodnie z przepisami art. 106nh ustawy (w trybie offline – niedostępności KSeF) jest co do zasady data wskazana w art. 106nda ust. 11 ustawy, tj. data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Tym samym za moment złożenia oświadczenia finalnego nabywcy, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze wystawionej przez pośredniczący podmiot węglowy w trybie offline24 i offline – niedostępność KSeF, należy uznać moment przydzielenia tej fakturze numeru KSeF, który jest traktowany na podstawie przepisów o podatku VAT jako moment otrzymania faktury przez nabywcę.

Zatem w przypadku sprzedaży przez Państwa wyrobów węglowych objętych zwolnieniem od akcyzy na podstawie art. 31a ust. 1 ustawy akcyzowej na rzecz finalnego nabywcy węglowego będącego podatnikiem VAT, gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF w trybie offline (offline24 i offline – niedostępność KSeF), za spełnienie warunku „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a w konsekwencji za spełnienie warunku formalnego dotyczącego oświadczenia finalnego nabywcy węglowego należy uznać przydzielenie w systemie KSeF numeru identyfikującego tę fakturę.

Tym samym Państwa stanowisko, w odniesieniu do pytania nr 2, należy uznać za prawidłowe.

Państwa wątpliwości wyrażone w pytaniu nr 3 dotyczą spełnienia warunku „odbioru faktury” przez udostępnienie i odbiór faktury w KSeF w przypadku gdy sprzedaż jest dokumentowana fakturą ustrukturyzowaną wystawioną w KSeF w trybie awaryjnym.

W przypadku awarii w systemie KSeF, w tym okresie – stosownie do art. 106nf ust. 1 ustawy – podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktury takie udostępnia się nabywcy faktury w sposób uzgodniony z nabywcą, co nie wyklucza możliwości udostępnienia tej faktury w sposób inny niż przy użyciu KSeF. W ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii KSeF podatnik jest obowiązany do przesłania do KSeF faktur wystawionych w trybie awaryjnym, w celu przydzielenia im numerów KSeF.

Należy wskazać, że w przypadku faktur wystawionych w trybie awaryjnym art. 106nf ust. 9 i 10 ustawy precyzują datę wystawienia oraz otrzymania faktury. Za datę wystawienia faktury, uznaje się datę jej wystawienia wskazaną przez podatnika na tej fakturze.

Za datę otrzymania faktury, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. Natomiast w przypadku gdy data otrzymania takiej faktury, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury wystawionej w czasie trwania awarii w KSeF przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru.

Jak Państwo wskazali w opisie zdarzenia przyszłego w związku z wdrażaniem obowiązkowego fakturowania w KSeF obieg faktur ulega zmianie technicznej i organizacyjnej, gdyż faktura jest udostępniana nabywcy w KSeF zgodnie z regułami tego systemu. W wyjątkowych sytuacjach związanych z ogłoszoną awarią całkowitą KSeF faktury mogą być wystawiane i przekazywane nabywcom poza KSeF (w formie papierowej lub elektronicznej), zgodnie z zasadami właściwymi dla awarii całkowitej KSeF.

Należy zauważyć, że te właściwe zasady, w tym przepis art. 106nf ust. 2 ustawy o VAT, przewidują udostępnianie faktur wystawionych w tym trybie nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

Wskazali Państwo ponadto, że w razie awarii całkowitej KSeF Spółka będzie dysponować dowodami przekazania faktury poza KSeF oraz dowodami jej otrzymania przez nabywcę w uzgodnionym kanale, zgodnie z zasadami właściwymi dla awarii całkowitej.

Powyższe oznacza, że w przypadku awarii KSeF będą Państwo wystawiać fakturę w trybie awaryjnym, i udostępniać ją nabywcy. Jednocześnie, stosownie do przepisu art. 106nf ust. 4 ustawy o VAT będą Państwo zobowiązani w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii KSeF do przesłania do KSeF tej faktury w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w KSeF.

Mogą wobec tego wystąpić dwie sytuacje:

‒    faktura zostanie udostępniona nabywcy poza KSeF (w sposób uzgodniony) wcześniej niż zostanie jej nadany numer KSeF,

‒    numer KSeF zostanie nadany wcześniej niż faktura zostanie udostępniona nabywcy poza KSeF (w sposób uzgodniony).

Mając zatem na uwadze art. 106nf ust. 10 i 11 ustawy o VAT w przypadku faktur dokumentujących sprzedaż wyrobów węglowych na rzecz finalnego nabywcy węglowego będącego podatnikiem VAT, gdy faktura zostaje wystawiona w trybie awaryjnym (z uwagi na ogłoszoną awarię) to warunek odbioru faktury w rozumieniu artykułu 31a ust. 3i ustawy akcyzowej zostanie spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF (po tym jak faktura zostanie przez Państwa przesłana do KSeF w ustawowym terminie 7 dni roboczych), przy czym jeżeli moment udostępnienia faktury nabywcy, w sposób uzgodniony nastąpi wcześniej, warunek zostanie spełniony w momencie faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę poza KSeF.

Moment otrzymania przez nabywcę faktury wystawionej w trybie awaryjnym KSeF, który należy uznać za moment złożenia przez tego nabywcę oświadczenia, że odebrane przez niego wyroby węglowe zostaną zużyte do celów uprawniających do zwolnienia w ilości wskazanej na fakturze może zatem nastąpić:

1)  z chwilą otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF, albo

2)  z chwilą nadania fakturze numeru KSeF

w zależności od tego, które zdarzenie nastąpi pierwsze.

W pierwszym przypadku momentem spełnienia warunku formalnego „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym dotyczącym złożenia oświadczenia, będzie data otrzymania przez nabywcę faktury poza KSeF w kanale uzgodnionym przez Państwa z nabywcą, wynikająca z dowodu otrzymania faktury, który zgodnie z przedstawionym opisem zdarzenia przyszłego będą Państwo posiadać. Natomiast w drugim przypadku momentem spełnienia warunku formalnego „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy o podatku akcyzowym dotyczącym złożenia oświadczenia będzie nadanie fakturze, przesłanej przez Państwa do KSeF w ustawowym terminie 7 dni roboczych, numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 3, w świetle którego warunek „odbioru faktury” w rozumieniu art. 31a ust. 3i ustawy akcyzowej, a tym samym warunek formalny dotyczący oświadczenia finalnego nabywcy węglowego zostaje spełniony z chwilą przydzielenia numeru KSeF i udostępnienia faktury nabywcy w KSeF jest:

‒    prawidłowe w odniesieniu do sytuacji, w których przydzielenie numeru KSeF fakturze dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych wystawionej w trybie awaryjnym KSeF nastąpi wcześniej niż faktyczne otrzymanie faktury przez nabywcę poza KSeF w sposób z nim uzgodniony;

‒    nieprawidłowe w odniesieniu do sytuacji, w których faktyczne otrzymanie faktury dokumentującej sprzedaż wyrobów węglowych wystawionej w trybie awaryjnym KSeF przez nabywcę poza KSeF w sposób z nim uzgodniony nastąpi wcześniej niż przydzielenie numeru KSeF fakturze po tym jak faktura zostanie przez Państwa przesłana do KSeF w ustawowym terminie 7 dni roboczych.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ podatkowy jest ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu sprawy. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie ze stanem podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy lub stanu prawnego, udzielona odpowiedź traci swą aktualność. Równocześnie w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, bądź kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

• Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.
• Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

• Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego.

Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

‒    w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

‒    w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.