0111-KDIB3-2.4018.15.2026.1.MGO

Interpretacja indywidualna
– stanowisko nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest nieprawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

21 kwietnia 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 21 kwietnia 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka została zarejestrowana w KRS w dniu (…) 2026 roku.

Podatnik

- nie posiada nazwy skróconej – nie przewidział nazwy skróconej i jej nie stosuje,

- rachunek bankowy został założony dopiero w dniu (…) 2026 roku,

- poza siedzibą nie posiada miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ praca jest wykonywana w miejscach spotkań, co jest obecnie powszechnie stosowane nawet w urzędach praca zdalna, spółka nie posiada żadnych tytułów prawnych do miejsc, które można określić mianem adres prowadzenia działalności gospodarczej – np. centrum handlowe, urzędy publiczne, sądy oraz miejsca prowadzenia działalności przez kontrahenta,

- dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, zostało to ustalone dopiero w dniu (…) 2026 roku w oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jako dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (nastąpiło to dopiero w dniu (…) 2026 roku pierwsza wpłata do banku na konto spółki na podstawie faktury proforma, bo faktura zgodnie z ustawą o VAT została wystawiona po dacie (…) 2026),

-  adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej został określony w dniu (…) 2026 roku w oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jako dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (nastąpiło to dopiero w dniu (…) 2026 roku pierwsza wpłata do banku na konto spółki na podstawie faktury proforma, bo faktura zgodnie z ustawą o VAT została wystawiona po dacie (…) 2026),

-  dane kontaktowe – spółka nie posiada żadnych obecnie telefonów służbowych, maili służbowych dla Spółki.

Powyższe dane są zgodne na dzień złożenia wniosku o interpretację. Spółka informuje, że opisany stan faktyczny może ulec zmianie i wówczas zmiana będzie działać od momentu jej pojawienia się. Podatnik zgodnie z przywołanym przepisem nie miał obowiązku złożenia NIP-8 w zakresie danych uzupełniających zgodnie z art. 5 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, ponieważ dane uzupełniające nie wystąpiły w okresie 21 dni od daty założenia Spółki, a powodem zaistniałej przeszkody tak jak wskazano powyżej było niewystąpienie danych uzupełniających w terminie 21 dni od daty rejestracji Spółki.

Termin 21 dni upływał w dniu (…) 2026 roku.

Podatnik nie składał zgłoszenia rejestracyjnego dla celów podatku od towarów i usług oraz dla celów podatku akcyzowego.

Pytania

1)  Czy podatnik wpisany do Krajowego Rejestru Sądowego miał obowiązek dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w ust. 2b pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego, w sytuacji kiedy te dane nie wystąpiły w terminie 21 dni od daty jej rejestracji w KRS?

2)  Czy podatnik miał obowiązek dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego w przypadku wystąpienia danych uzupełniających po upływie terminu 21 dni od daty rejestracji Spółki w KRS zgodnie z art. 6 ust. 1a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników?

Państwa stanowisko w sprawie

W związku z niewystąpieniem w terminie 21 dni od daty rejestracji Spółki w KRS danych uzupełniających Spółka nie mogła przesłać deklaracji NIP-8 w zakresie danych uzupełniających z powodu ich nie wystąpienia zgodnie z art. 5 ust. 2c ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Powodem powyższego stanowiska jest fakt niewystąpienia w okresie 21 dni od daty założenia Spółki danych uzupełniających. Obowiązek złożenia w terminie 21 dni dotyczy danych uzupełniających i jest to zgłoszenie identyfikacyjne. A obowiązek złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego dotyczy tylko i wyłącznie danych uzupełniających.

Drugim terminem do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego jest termin określony w art. 6 ust. 1 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników i dotyczy on podatników podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego - a Podatnik nie jest podatnikiem tych podatków i nie składał żadnych zgłoszeń rejestracyjnych w zakresie podatku od towarów i usług lub podatku akcyzowego.

Trzecim terminem do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego jest termin określony w art. 6 ust. 1a ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników dotyczy on podatników z wyłączeniem podatników, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, czyli:

a) posługujących się numerem PESEL,

b) osób fizycznych, których działalność nie przekracza w żadnym kwartale 225% kwoty minimalnego wynagrodzenia, o którym mowa w ustawie z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz. U. z 2024 r. poz. 1773), i która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej - art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, a dotyczy pozostałych podatników posługujących się numerem NIP.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników termin dotyczy podatników posiadających identyfikator podatkowy:

„NIP - w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2 ustawy zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników”.

Trzeci termin został określony jako:

„są obowiązani dokonać zgłoszenia identyfikacyjnego nie później niż w terminie przewidzianym do złożenia pierwszej deklaracji, zeznania, informacji bądź oświadczenia albo wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku lub zaliczki na podatek”.

W zaistniałym stanie faktycznym, w którym nie wystąpiły dane uzupełniające w terminie 21 dni od daty rejestracji podatnika w KRS Podatnik miał obowiązek złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie określonym w art. 6 ust. 1a ustawy zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie zasad ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest nieprawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Jak stanowi art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 151), zwanej dalej „ustawą o NIP”:

Na mocy art. 5 ust. 2b ustawy o NIP:

Stosownie art. 5 ust. 2c ustawy o NIP:

W myśl art. 6 ust. 1 ustawy o NIP:

Jak stanowi art. 6 ust. 1a ustawy o NIP:

Według art. 9 ust. 1 ustawy o NIP:

W myśl art. 5 ust. 5 ustawy o NIP:

W § 1 pkt 4 Rozporządzenia Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających z dnia 19 lipca 2021 r. (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1367):

Z ww. przepisów wynika, że podatnicy oraz płatnicy podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. Podmioty te są zobowiązane do dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego do właściwego organu. Każdy podmiot, który należy do jednej z ww. kategorii, jest obowiązany do złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego. Dla podmiotów wpisanych do Krajowego Rejestru Sądowego właściwym formularzem w zakresie zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających jest formularz NIP-8 stanowiący załącznik nr 4 do rozporządzenia.

Na mocy art. 157 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 18 ze zm.):

Stosownie do art. 160 § 2 Kodeksu spółek handlowych:

W myśl art. 81 § 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 września 1999 r. Kodeks Karny Skarbowy (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 633 ze zm.):

Należy również zwrócić uwagę na przepisy ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.).

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości:

Na podstawie art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 851):

Jak stanowi art. 42 ust. 6a ustawy o statystyce publicznej:

W myśl art. 43 ust. 5c ustawy z 13 października 1998 r. ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 199 ze zm.):

Na mocy art. 44 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych:

Z opisu sprawy wynika, że Spółka została zarejestrowana w KRS w dniu (…) 2026 roku. Spółka nie posiada nazwy skróconej – nie przewidziała nazwy skróconej i jej nie stosuje, rachunek bankowy został założony dopiero w dniu (…) 2026 roku, poza siedzibą nie posiada miejsc prowadzenia działalności gospodarczej, ponieważ praca jest wykonywana w miejscach spotkań, Spółka nie posiada żadnych tytułów prawnych do miejsc, które można określić mianem adres prowadzenia działalności gospodarczej – np. centrum handlowe, urzędy publiczne, sądy oraz miejsca prowadzenia działalności przez kontrahenta. Dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, zostało to ustalone dopiero w dniu (…) 2026 roku w oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jako dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym (nastąpiło to dopiero w dniu (…) 2026 roku pierwsza wpłata do banku na konto Spółki na podstawie faktury proforma, bo faktura została wystawiona po dacie (…) 2026). Adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej został określony w dniu (…) 2026 roku w oparciu o art. 12 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości jako dzień pierwszego zdarzenia wywołującego skutki o charakterze majątkowym lub finansowym. Spółka nie posiada żadnych obecnie telefonów służbowych, maili służbowych dla Spółki.

Państwa wątpliwości w sprawie w pierwszej kolejności dotyczą obowiązku złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-8 wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, w terminie 21 dni od dnia dokonania wpisu podmiotu do Krajowego Rejestru Sądowego, w sytuacji kiedy te dane nie wystąpiły we wskazanym terminie. 

Mając na uwadze przywołane przepisy oraz opis sprawy należy stwierdzić, że termin złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego w zakresie danych uzupełniających przypadał na 2 lutego 2026 r. Państwo mieli obowiązek dokonania zgłoszenia identyfikacyjnego wyłącznie w zakresie danych uzupełniających wskazanych w art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników, ponieważ obowiązek składania formularza NIP-8 wynika nie tylko z przepisów ustawy o NIP, ale również z przepisów ustawy o statystyce publicznej oraz ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Należy bowiem podkreślić, że jak już wyżej wskazano, wzór formularza NIP-8 został określony przez Rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej w sprawie wzorów formularzy zgłoszeń identyfikacyjnych i zgłoszeń aktualizacyjnych oraz zgłoszeń w zakresie danych uzupełniających z dnia 19 lipca 2021 r. i zawarty w załączniku nr 4 do rozporządzenia.

Z uwagi na brak objaśnień do ww. formularza, zostały dla podatników podane informacje w zakresie składania zgłoszeń/aktualizacji NIP-8  na stronie internetowej pod poniższym linkiem: https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/ou1478.

Link ten zawiera instrukcję, z której wynika, że dane składane z wykorzystaniem tego formularza przekazywane są do:

- Głównego Urzędu Statystycznego

- Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Zgodnie ze wzorem formularza NIP-8 składany jest on na podstawie:

- ustawa z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2024 r. poz. 375),

- ustawa z dnia 29 czerwca 1995 r. o statystyce publicznej (Dz. U. z 2023 r. poz. 773, z późn. zm.),

- ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 497, z późn. zm.).

Z kolei termin składania formularza określają przepisy:

- z art. 5 ust. 2c i art. 9 ust. 1 ustawy oraz art. 43 ust. 5c i art. 44 ust. 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych

- art. 42 ust. 6a ustawy o statystyce publicznej.

Powyższe wskazuje, że obowiązek składania formularza NIP-8 wynika nie tylko z przepisów ustawy o NIP, ale również GUS i ZUS.

Mając powyższe na uwadze Państwo mieli obowiązek wypełnić i złożyć NIP-8 dla danych uzupełniających, o których mowa w ww. ustawach tj. podać:

˗       zgodnie z  art. 5 ust. 2b pkt 2  ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników dane przeznaczone dla Urzędu Skarbowego m.in.: skróconą nazwę (firmę), dane prowadzącego dokumentację rachunkową, w tym jego NIP, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej,

˗       zgodnie z art. 42 ust. 3a pkt 2 ustawy o statystyce publicznej dane przeznaczone dla GUS: w przypadku podmiotów wpisanych do KRS, z wyłączeniem rejestru dłużników niewypłacalnych i podmiotów, o których mowa w art. 49a ust. 1 ustawy o KRS, wpisowi do rejestru REGON podlegają dane uzupełniające m.in. przewidywana liczba pracujących, forma własności na podstawie procentowego udziału własności w ogólnej wartości kapitału,

˗       zgodnie z art. 43 ust. 5b pkt 2 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych dane przeznaczone dla ZUS: nazwę skróconą płatnika, datę powstania obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne, wykaz rachunków bankowych, adres do korespondencji, adres prowadzenia działalności.

W konsekwencji mieli Państwo obowiązek złożenia NIP-8 w zakresie danych uzupełniających w terminie 21 dni od daty rejestracji Spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zatem Państwa w zakresie pytania nr 1 należało uznać za nieprawidłowe.

Dalsze Państwa wątpliwości w sprawie dotyczą obowiązku złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie określonym w art. 6 ust. 1a ustawy zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Odnosząc się zatem do Państwa wątpliwości należy stwierdzić, że skoro Państwo mieli obowiązek złożenia NIP-8 w zakresie danych uzupełniających w terminie 21 dni od daty rejestracji Spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym, to tym samym nie mieli Państwo obowiązku złożenia zgłoszenia identyfikacyjnego w terminie określonym w art. 6 ust. 1a ustawy zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 2 należało uznać za nieprawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 14b § 3 ustawy Ordynacja podatkowa, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany z przedstawionym we wniosku stanem faktycznym (opisem zdarzenia przyszłego). Zainteresowany ponosi ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego (zdarzenia przyszłego). Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·         w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·         w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa.