0111-KDIB3-1.402.477.2026.1.IK

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

 

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

11 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług.

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego

A. (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT z siedzibą w Polsce. Wnioskodawca prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem VAT. Przedmiotem działalności Spółki jest produkcja zaawansowanych technologicznie folii i materiałów opakowaniowych.

Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi, których zakup jest związany ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem VAT.

Wnioskodawca otrzymuje od swoich dostawców faktury potwierdzające dokonane transakcje zakupu dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług na jej rzecz w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej (dalej jako: e-faktury) przy użyciu KSeF Spółka otrzymuje lub powinna otrzymywać w trakcie roku 2026 i następnie w roku 2027 faktury zakupowe wystawione w KSeF lub poza KSeF w zależności od różnych stanów faktycznych, w których będą się znajdowali jej kontrahenci.

W związku z powyższym:

  a) od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od dostawców, których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 r. 200.000.000 zł jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF,

  b) od 1 kwietnia 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od większości pozostałych dostawców posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Nie jest wykluczone, że część kontrahentów będzie mieć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r., gdyż spodziewana łączna wartość sprzedaży brutto (tj. wraz z kwotą podatku VAT) Kontrahenta, udokumentowana fakturami wystawionymi w jednym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł). Co istotne Spółka jest w trakcie zbierania oświadczeń od kontrahentów, w których kontrahent zobowiązuje się natychmiast poinformować Spółkę w razie utraty prawa do wystawiania faktur poza KSeF przed 1 stycznia 2027 r.

Spółka nie wyklucza także, że część jej kontrahentów w ogóle nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF z uwagi na:

             1) brak siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski oraz

             2) brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski lub

             3) w razie posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez kontrahenta, brak związku realizowanej transakcji z działalnością tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Obecnie Spółka stara się pozyskać od kontrahentów pisemne informacje na temat ich statusu i terminu rozpoczęcia korzystania z KSeF. Dodatkowo Spółka gromadzi uzgodnienia z kontrahentami na temat metody dostarczania jej faktur elektronicznych w okresie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub awarii całkowitej KSeF.

Jeśli Minister Finansów ogłosi w Biuletynie Informacji Publicznej, że KSeF jest niedostępny z powodu awarii (na podstawie art. 106ne ust. 1 ustawy o VAT), kontrahent będzie zobowiązany do wystawienia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy o VAT. W odniesieniu do takich sytuacji Spółka informuje, że w ww. przypadku (awarii KSeF) faktury powinny być przesyłane przez wystawcę na adres e-mail Spółki. Ustalenia z kontrahentami zawarte przez Spółkę lub które Spółka uzgodni w przyszłości mogą także wskazywać, że w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP kontrahenci mogą przesyłać do niej faktury na adres korespondencyjny do wersji papierowej.

Dodatkowo Spółka przypomina kontrahentom, że w ww. sytuacji (awaria KSeF) powinna zostać jej udostępniona faktura:

   - z dwoma kodami QR lub odpowiednimi linkami, jeśli faktura została wystawiona w trybie offline i przesłana jej przed dniem jej przekazania do KSeF (zgodnie z art. 106nf ust. 3 ustawy o VAT);

   - z jednym kodem QR lub odpowiednim linkiem, jeśli faktura została wcześniej przesłana do KSeF i został jej nadany numer KSeF (zgodnie z art. 106bg ust. 5 ustawy o VAT) i np. poprosi ona o przekazanie tej faktury ponownie.

Jeśli natomiast Minister Finansów ogłosi w środkach społecznego przekazu innych niż Biuletyn Informacji Publicznej komunikat o wystąpieniu całkowitej awarii KSeF (na podstawie art. 106ne ust. 3 ustawy o VAT), wystawca faktury będzie zobowiązany do wystawienia faktury dla Spółki w postaci papierowej lub elektronicznej (art. 106ng ustawy o VAT).

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że Spółka otrzyma dokumenty nie zawierające odpowiednich kodów QR lub linków w czasie trwania awarii KSeF, którą Minister Finansów ogłosi w Biuletynie Informacji Publicznej. Powodem takiej sytuacji może być na przykład brak przygotowania technicznego ze strony kontrahentów do wystawienia tzw. faktury offline.

Mimo wystawienia poza KSeF faktury będą dokumentowały rzeczywiste dostawy i faktyczne świadczenie usług związane z opodatkowaną działalnością Spółki i będą spełniały wszystkie warunki dotyczące treści faktury - poza posiadaniem numeru KSeF i odpowiedniego kodu QR lub linku. W szczególności faktury te będą zawierały elementy wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Spółka będzie posiadała informację o dacie wpływu faktury elektronicznej (bądź papierowej) w celu zachowania terminu, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

 

Dodatkowo w zakresie transakcji udokumentowanych takimi fakturami:

   - spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT i

   - nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

 

W związku z powyższym w przypadku ogłoszenia awarii KSeF w BIP, Wnioskodawca w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki uprawniające go do odliczenia wykazanego na fakturach zakupowych podatku VAT (lub zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT w rozliczeniu za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych), tj.:

  a) w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę towarów i usług powstanie u dostawcy obowiązek podatkowy (warunek określony w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT);

  b) Wnioskodawca otrzyma fakturę zakupową (warunek określony w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), zamierza korzystać z przysługującego mu prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany na fakturach zakupowych, również w sytuacji, w której faktura zakupowa nie będzie zawierała dwóch kodów QR lub linków przewidzianych dla sytuacji wystawiania faktur offline.

Spółka powzięła wątpliwość, czy w sytuacji, gdy sprzedawca wystawi fakturę w poza systemem KSeF w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, oraz nie naniesie na fakturę oznaczenia tej faktury kodami zgodnie z ustawą o VAT, to Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych poza KSeF. Faktury objęte niniejszym zapytaniem, tj. faktury otrzymane przez Spółkę poza KSeF - zarówno w postaci papierowej, jak i postaci elektronicznej, będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 Ustawy VAT). Wątpliwości dotyczą również ustalenia czy prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym Spółka faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy kontrahent prześle fakturę do KSeF.

Pytania

 

 1) Czy w przedstawionym zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, jeśli kontrahent nie naniesie na fakturę oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury?

 2) W przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1, w jakim terminie Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF i nieoznaczonych kodami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT (przy założeniu, że Spółka nie otrzyma tej samej faktury poprzez KSeF w tym samym miesiącu, co miesiąc otrzymania faktury elektronicznej)?

 

Państwa stanowisko

 

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 1:

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza systemem KSeF w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, jeśli kontrahent nie naniesie na fakturę oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Uzasadnienie:

W dniu 1 lutego 2026 roku weszły przepisy ustawy o VAT dotyczące obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF.

 

Zgodnie z art. 106ga ust. 1, ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

     1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

     2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

     3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

     4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

     5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

     6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

 

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 i 4 ustawy o VAT:

      1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

      4. W przypadku gdy:

     1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

     2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

     3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

     4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

     5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

     6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

           - faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

 

Zgodnie z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy o VAT:

      1. W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

      5. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

 

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 4, 5, 6 i 11 ustawy o VAT:

      1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

      4. Fakturę, o której mowa w ust. 1, wystawioną na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, udostępnia się w sposób z nim uzgodniony.

      5. W przypadku, gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

      6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

  7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

 

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

   1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.  

   3. W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.

 

Zgodnie z art. 106nf ust. 1, 2, 3, 4 i 10 ustawy o VAT:

  1. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 (awaria KSeF ogłoszona w BIP), podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

  2. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

  3. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

  4. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

10. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Zgodnie z art. 106ng ustawy o VAT:

W przypadku, o którym mowa w art. 106ne ust. 3 (całkowita awaria KSeF), podatnik w okresie trwania awarii wystawia faktury w postaci papierowej lub faktury elektroniczne.

Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT

 

Ilekroć w ustawie jest mowa o:

1.                           31. fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

                32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

              32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 86 ust. 1, ust. 2 pkt 1, ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT:

     1. W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

     2. Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

               10. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

             10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

             1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie zaś z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Z przepisu tego wynika, że kluczowy jest moment otrzymania faktury. Przepis ten nie zawiera jednak żadnego odniesienia do art. 106na ustawy, który wskazuje na dzień otrzymania faktury ustrukturyzowanej (Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 88 ust.3a ustawy o VAT:

1)                           3a. Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

     1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

     2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

     4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

     5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

     6) (uchylony);

     7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Jak wynika z powyżej zacytowanych obowiązujących już przepisów w zakresie e-faktur jak i tych wchodzących w życie 1 stycznia 2027 roku ustawodawca nakłada obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF na wystawców faktur. Obowiązkiem tym będą obciążani poszczególni wystawcy faktur etapami. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku zostaną wprowadzone sankcje za niewystawianie e-faktur w KSeF.

Przewidziane zostały również wyjątki w zakresie udostępniania nabywcom faktur poza KSeF w formie z nimi uzgodnionej dla przypadków:

- udostępnienia faktur podmiotom nie posiadającym siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski oraz

- wszystkim nabywcom w trakcie trwania awarii KSeF.

Dla wyżej wymienionych wyjątków ustalono również odrębny moment otrzymania faktury.

Obecnie żaden z przepisów obowiązujących ani mających dopiero wejść w życie nie nakazuje dokonywania przez nabywcę weryfikacji zasadności wystawiania przez wystawcę faktury w określony sposób (w postaci e-faktury za pośrednictwem KSeF bądź innej) np. zaistnienia okoliczności uniemożliwiających wystawienie faktury przy użyciu KSeF (awaria, niedostępność KSeF, inna przyczyna).

Przepisy ustawy o VAT, które weszły w życie od 1 lutego 2026 roku, dotyczące obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF nie przewidują również zmian w zasadach odliczenia podatku VAT.

Takich zmian nie przewidują również przepisy wchodzące w życie od dnia 1 stycznia 2027 roku.

Przede wszystkim niezmieniona pozostaje podstawowa zasada prawa do odliczenia podatku VAT wyrażona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Ustawodawca nie zmienił przepisu art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, który nadal wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług czy dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Obowiązujące przepisy ustawy o VAT przewidują funkcjonowanie w przestrzeni prawnej trzech rodzajów dokumentów tj. faktur, faktur elektronicznych i faktur ustrukturyzowanych, o czym świadczą zapisy art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT. Zgodnie z brzmieniem ww. regulacji zarówno faktura elektroniczna jak i ustrukturyzowana jest rodzajem faktury wystawianym w określonym formacie i w określony sposób.

Dodatkowo obowiązujący obecnie art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy o VAT reguluje udostępnianie faktur w formie elektronicznej i papierowej.

W świetle powyższego przepis art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy należy - w ocenie Spółki - interpretować w ten sposób, że podatkiem naliczonym jest kwota podatku wynikająca z każdego rodzaju otrzymanej faktury tj. faktury papierowej, elektronicznej i ustrukturyzowanej. Żaden z rodzajów faktury nie ma przy tym charakteru nadrzędnego dla potrzeb odliczenia podatku VAT naliczonego.

Niezmienne pozostają również przepisy ograniczające prawo do odliczenia sformułowane w art. 88 ustawy o VAT. W ramach nowelizacji ustawy o VAT związanej z wprowadzeniem do niej przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF w żadnej z jednostek redakcyjnych ww. przepisu nie dodano zapisów, z których mogłoby wynikać, że odliczenie VAT naliczonego nie przysługuje z faktur wystawionych okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, które nie zwierają kodów QR lub linków wskazanych w przepisach art. 106nda ust. 6 i 7 (stosowanych w takiej sytuacji - odpowiednio).

Biorąc pod uwagę powyższy brak regulacji ograniczających prawo do odliczenia VAT z faktur niezawierających kodów QR, które kontrahent wystawi i dostarczy Spółce w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy, zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez jej dostawców, jeżeli spełnione zostaną pozostałe warunki odliczenia, w tym:

      (i) faktury te będą dokumentowały faktyczne transakcje, podlegające opodatkowaniu,

      (ii) zostaną wystawione przez podmiot istniejący,

     (iii) Spółka będzie wykorzystywać towary nabyte w ramach transakcji udokumentowanej fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF do jej czynności opodatkowanych.

Prawo do odliczenia podatku VAT zapłaconego w cenie nabycia towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą jest jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie zatem ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Przedmiotowa zasada neutralności podatku VAT została podkreślona przykładowo w orzeczeniu Sądu UE z dnia 11 lutego 2026 roku w sprawie T-689/24, gdzie stwierdzono, że „To rozróżnienie między regulującymi prawo do odliczenia przesłankami materialnymi a przesłankami formalnymi jest o tyle istotne, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem podstawowe zasady neutralności VAT i proporcjonalności wymagają, aby odliczenie naliczonego VAT zostało przyznane, jeżeli spełniono wymogi materialne, nawet wówczas, gdy podatnicy pominęli niektóre wymogi formalne (…). Trybunał wyjaśnił również, że brak przestrzegania wymogów formalnych, któremu można zaradzić, nie jest w stanie podważyć prawidłowego funkcjonowania systemu VAT (…)”

Jak wskazano w przywołanym orzeczeniu „państwo członkowskie nie może realizować celu polegającego na zapewnieniu prawidłowego poboru VAT i zapobieganiu oszustwom podatkowym za pomocą środka ogólnego, który nie przewiduje uwzględnienia wszystkich istotnych okoliczności i który może w szczególności systematycznie utrudniać wszystkim podatnikom prawo do odliczenia (…)”

Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO wskazując, że „Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. (…) Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

Stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone również w wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo z dnia: - 13 maja 2026 r., nr 0113-KDIPT1-2.4012.356.2026.1.AJB, - 7 maja 2026 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.159.2026.1.KM, - 4 maja 2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.193.2026.4.WH, - 25 marca 2026 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK, - 9 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.876.2025.2.KO.

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 2:

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych niezawierających kodów QR, które kontrahent wystawi i dostarczy Spółce w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy, powstanie w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca fizycznie otrzyma fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (np. pdf lub przy użyciu EDI). To znaczy otrzymanie faktury za dostarczone towary np. w grudniu 2026 r. na e-mail uzgodniony w toku współpracy handlowej oznacza, że VAT naliczony można uwzględnić w rozliczeniu za grudzień 2026 r., styczeń - marzec 2027 r.

Biorąc pod uwagę ustalenia z kontrahentami zawarte przez Spółkę lub które Spółka uzgodni w przyszłości wskazujące, że w okresie trwania awarii KSeF ogłoszonej w BIP kontrahenci mają przesyłać do niej faktury na adres e-mail (względnie możliwe jest też uzgodnienie odnoszące się do wersji papierowej), otrzymanie faktury za pośrednictwem KSeF w terminie późniejszym (bezpośrednio po ustaniu awarii KSeF lub nawet po kilku miesiącach) lub brak otrzymania faktury za pośrednictwem KSeF nie powoduje, że termin odliczenia podatku naliczonego z takiej faktury zostaje przesunięty lub zostaje wykluczony z powodu nieotrzymania faktury zawierającej dwa kody QR/linki lub przesunięty do czasu otrzymania faktury w KSeF. Równocześnie odliczenie VAT naliczonego w JPK_V7M za np. grudzień 2026 r. (w przypadku otrzymania faktury za dostarczone towary np. w grudniu 2026 r.) będzie prawidłowe.

Uzasadnienie:

Przepisy ustawy o VAT dotyczące obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF nie przewidują zmian w terminach odliczenia podatku VAT naliczonego.

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 86 ust. 10 w związku z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ponadto, art. 86 ust. 11 ustawy o VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10-10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Zgodnie art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF. Przepisy ustawy o VAT przewidują jednak wyjątki w regule ogólnej uznania faktury za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF.

Wyjątki dotyczą sytuacji:

               (iv) objętych regulacją art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT np. wystawiania faktur w KSeF dla podatnika nieposiadającego w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności lub gdy posiadane przez nabywcę stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie uczestniczy w transakcji - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT);

                (v) wystawiania faktur w okresie awarii KSeF - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF - w zależności co nastąpiło wcześniej (art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT).

               (vi) wystawiania faktur w okresie awarii całkowitej - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury (brak regulacji szczególnych w tym zakresie w przepisach działu XI, Dokumentacja, Rozdziału 1. Faktury ustawy o VAT).

W efekcie zgodnie z przepisami działu XI, Dokumentacja, Rozdziału 1. Faktury ustawy o VAT obowiązującymi od 1 lutego 2026 roku faktury wystawione dla Wnioskodawcy są uznawane za otrzymane w dacie:

     1) nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru KSeF (faktury wystawione w trybach: online, offline24 i offline-niedostępność KSeF);

     2) przekazania faktury nabywcy (Wnioskodawcy) w sposób z nim uzgodniony (faktura wystawiona w trybie offline - awaria KSeF oraz faktury w formie papierowej lub elektronicznej wystawiane w związku z tzw. awarią całkowitą KSeF).

W ocenie Wnioskodawcy przysługuje mu prawo - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT - do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług a nieoznaczonych kodami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura jest wystawiona w trybie offline - awaria KSeF.

Jeżeli bowiem Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług nieoznaczonych kodami, o których mowa w art. 106nda ust. 6 ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura jest wystawiona w trybie offline - awaria KSeF, to w ślad za tym należy uznać, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania (poza KSeF). Gdyby uznać bowiem, że Wnioskodawca musi czekać na przesłanie faktury z dwoma kodami QR/linkami lub nadanie fakturze numeru KSeF w celu „aktywacji” prawa do odliczenia podatku VAT z faktury w przypadkach innych niż awaria całkowita KSeF, to wówczas uznanie, że Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF, byłoby fikcją.

Ze względu na fakt, że ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej bez użycia KSeF, skutki podatkowe tej tezy należy oprzeć na dotychczas obowiązujących przepisach art. 86 ustawy o VAT (art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Wyłącznie takie założenie gwarantuje neutralność podatku VAT. Wyklucza to również powstanie sytuacji, w której moment/okres do realizacji prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego nigdy by się nie rozpoczął.

Ww. tezę potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.893.2025.2.WN, wydana m.in. na przepisach art. 86 ust. 10b pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT, w której czytamy:

„Zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w VATU i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.”

Zasada neutralności podatku VAT została podkreślona również przykładowo w orzeczeniu Sądu UE z dnia 11 lutego 2026 roku w sprawie T-689/24, gdzie stwierdzono, że „To rozróżnienie między regulującymi prawo do odliczenia przesłankami materialnymi a przesłankami formalnymi jest o tyle istotne, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem podstawowe zasady neutralności VAT i proporcjonalności wymagają, aby odliczenie naliczonego VAT zostało przyznane, jeżeli spełniono wymogi materialne, nawet wówczas, gdy podatnicy pominęli niektóre wymogi formalne (…). Trybunał wyjaśnił również, że brak przestrzegania wymogów formalnych, któremu można zaradzić, nie jest w stanie podważyć prawidłowego funkcjonowania systemu VAT (…)”

Jak wskazano w przywołanym orzeczeniu „państwo członkowskie nie może realizować celu polegającego na zapewnieniu prawidłowego poboru VAT i zapobieganiu oszustwom podatkowym za pomocą środka ogólnego, który nie przewiduje uwzględnienia wszystkich istotnych okoliczności i który może w szczególności systematycznie utrudniać wszystkim podatnikom prawo do odliczenia (…)”

Biorąc pod uwagę powyższe w przypadku otrzymania przez Spółkę faktury w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszonej w BIP, która nie zawiera dwóch kodów QR lub linków:

      (i) Spółce przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na takiej fakturze (pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek uprawniających do odliczenia VAT naliczonego),

      (ii) prawo do odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury, której nie opatrzono niezbędnymi kodami QR/linkami, powstanie w dacie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy nie wcześniej niż w dacie faktycznego otrzymania takiej faktury poza KSeF (o ile faktura ta nie zostanie wcześniej przesłana za pośrednictwem KSeF). Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSeF lub przesłanie faktury offline z dwoma kodami QR.

 

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

W świetle art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy:

Według art. 86 ust. 10 ustawy:

Ponadto, w myśl art. 86 ust. 11 ustawy:

Z powołanych przepisów wynika, że nierozliczony w okresie otrzymania faktury lub w jednym z okresów rozliczeniowych, o których mowa w art. 86 ust. 11 ustawy, podatek naliczony może zostać rozliczony w okresie 5 lat, licząc od początku roku, w którym wystąpiło prawo do obniżenia podatku należnego. Odliczenie podatku, zgodnie z art. 86 ust. 13 ustawy, jest możliwe poprzez korektę deklaracji za okres, w którym wystąpiło prawo do odliczenia podatku bądź za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

   1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

   2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

   3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

   4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

   1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

   2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

   3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

   4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

   5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

   6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

 

Jak wynika z art. 106gb ust. 5 ustawy:

Podatnik jest obowiązany do oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze, w przypadku:

1) udostępnienia jej nabywcy, o którym mowa w ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, lub

2) użycia tej faktury poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Zgodnie z art. 106gb ust. 6 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Jak wynika z art. 106gc ustawy:

 1. W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

 2. W przypadku faktur elektronicznych nabywca, o którym mowa w art. 106d ust. 1, przesyła je lub udostępnia podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży, w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

 3. W przypadku faktur elektronicznych podmiot, o którym mowa w art. 106c, przesyła je lub udostępnia nabywcy i dłużnikowi w sposób z nimi uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

 4. W przypadku przesyłania lub udostępniania temu samemu odbiorcy jednocześnie więcej niż jednej faktury elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur elektronicznych mogą zostać podane tylko raz, jeżeli dla każdej faktury elektronicznej są dostępne wszystkie te dane.

 5. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

 6. W przypadku, o którym mowa w art. 106c, faktury w postaci papierowej wystawia się w trzech egzemplarzach, z których jeden jest wydawany nabywcy, drugi - podmiot wystawiający fakturę pozostawia w swojej dokumentacji, a trzeci - przekazuje dłużnikowi.

 

Według art. 106na ustawy:

   1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

   2. (uchylony)

   3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

   4. W przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

 

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 5, 6, 7 i 11 ustawy o VAT:

  1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

   5. W przypadku, gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

   6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

   7. Podatnik jest obowiązany pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur certyfikat umożliwiający potwierdzenie tożsamości wystawcy przy wystawianiu faktury, o której mowa w ust. 1, i oznaczenie tej faktury kodem, o którym mowa w ust. 6 pkt 2.

                 11. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

 

Zgodnie z art. 106ne ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

 1. Minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego tego ministra komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur, które wyznaczają okres trwania tej awarii. Komunikaty te są zamieszczane również za pośrednictwem oprogramowania interfejsowego.

 3. W przypadku braku możliwości zamieszczenia komunikatów, o których mowa w ust. 1, w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych, minister właściwy do spraw finansów publicznych zamieszcza w środkach społecznego przekazu komunikat o wystąpieniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur. W tym przypadku komunikat o zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur jest zamieszczany w środkach społecznego przekazu. Komunikaty o wystąpieniu i zakończeniu awarii Krajowego Systemu e-Faktur zamieszczone w środkach społecznego przekazu wyznaczają okres trwania tej awarii.

 

Zgodnie z art. 106nf ust. 1, 2, 3, 4 i 10 ustawy o VAT:

 1. W okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 (awaria KSeF ogłoszona w BIP), podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie z wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

 2. Faktury, o których mowa w ust. 1, udostępnia się nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

 3. W przypadku udostępnienia nabywcy faktury, o której mowa w ust. 1, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, przepisy art. 106nda ust. 6 i 7 stosuje się odpowiednio.

 4. W terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w ust. 1, wskazanego w komunikacie o zakończeniu tej awarii, podatnik jest obowiązany do przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur faktur, o których mowa w ust. 1, w celu przydzielenia numerów identyfikujących te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur.

                10. Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę jej faktycznego otrzymania przez nabywcę. W przypadku gdy data otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, jest późniejsza niż data przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury przez nabywcę uznaje się datę przydzielenia tego numeru, z tym że w przypadku gdy faktura, o której mowa w ust. 1, została wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, który uzgodnił sposób udostępnienia inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę jej faktycznego otrzymania.

Zgodnie z art. 106ng ustawy o VAT:

Stosownie do art. 106nh ustawy:

 1. W okresie trwania niedostępności Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4, podatnik wystawia faktury w postaci elektronicznej zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

 2. Podatnik jest obowiązany przesłać faktury, o których mowa w ust. 1, do Krajowego Systemu e-Faktur w celu przydzielenia numeru identyfikującego te faktury w Krajowym Systemie e-Faktur nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu zakończenia okresu trwania niedostępności Krajowego Systemu    e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 4.

  3. W przypadku gdy w terminie, o którym mowa w ust. 2, zostanie zamieszczony komunikat o wystąpieniu awarii, o którym mowa w:

1) art. 106ne ust. 1 - przepisy art. 106nf ust. 4 i 5 stosuje się odpowiednio;

2) art. 106ne ust. 3 - przepisu ust. 2 nie stosuje się.

  4. Do faktur, o których mowa w ust. 1, przepisy art. 106nda ust. 4–15 stosuje się odpowiednio.

 

W świetle art. 106m ust. 1-3 ustawy:

1. Krajowy System e-Faktur zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury ustrukturyzowanej.

               1a.W przypadku faktury innej niż faktura ustrukturyzowana podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności tej faktury.

2. Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury.

3. Przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.

Zaznaczenia wymaga, że założeniem KSeF jest, że faktura jest otrzymywana przez nabywcę krajowego posiadającego identyfikator podatkowy NIP przy użyciu systemu. Niemniej, w kilku ustawowo określonych sytuacjach występuje obowiązek przekazania nabywcy faktury w sposób uzgodniony (np. jako wydruk lub plik pdf). Przypadki te określa w szczególności art. 106gb ust. 4 ustawy. Jest to np. sytuacja gdy nabywcą będzie podmiot zagraniczny, konsument czy inny podmiot nieposiadający NIP.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy, wystawiając fakturę poza KSeF kontrahentowi, który nie jest zobligowany do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, wystawca faktury jest obowiązany do oznaczenia takiej faktury (wizualizacji) kodem umożliwiającym dostęp do tej faktury w Krajowym Systemie e-Faktur oraz umożliwiającym weryfikację danych zawartych na tej fakturze.

O sposobie prezentacji poszczególnych danych na wizualizacji decyduje wystawca faktury/integrator systemu. Biorąc jednak pod uwagę, że faktura w formie zwizualizowanej jest pochodną przesłanego do KSeF pliku XML, należy zadbać o:

- jej spójność w porównaniu do zawartości pliku XML faktury przesłanego do KSeF,

- czytelność dokumentu, poprzez odpowiedni, logiczny układ danych w wizualizacji,

- brak sprzeczności pomiędzy zawartością pliku XML przesłanego do KSeF, przyjętego przez system a treścią wizualizacji.

Wizualizacja, poza danymi znajdującymi się w pliku XML może zawierać jednak dodatkowe dane typu logo firmy czy np. kontakt do biura obsługi klienta, które z punku widzenia systemowego nie mają znaczenia. Posługiwanie się fakturą ustrukturyzowaną poza KSeF wymaga również opatrzenia jej kodem QR (z odpowiednim napisem zawierającym numer KSeF faktury), a w przypadku faktur wystawianych w trybie OFFLINE i nieprzesłanych jeszcze do KSeF, dwoma kodami QR (z napisami „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”).

Prawidłowe opatrzenie zwizualizowanej faktury kodem weryfikującym stanowi potwierdzenie, że wystawca faktury dopełnił obowiązku uwierzytelnienia w KSeF do wystawiania faktur, co daje gwarancje dla nabywcy w zakresie tożsamości dokumentu po wprowadzeniu do KSeF.

Ponadto trzeba mieć na uwadze, że zgodnie z art. 106gb ust. 5 ustawy o VAT (a przepis ten stosujemy również do faktur wystawianych w trybie offline24, faktur wystawianych w okresie trwania awarii KSeF czy niedostępności KSeF) wizualizacja stanowi fakturę ustrukturyzowaną udostępnioną/użytą poza KSeF. Przepis ten wymaga, aby w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej nabywcom, o których mowa w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (np. konsumentom czy podmiotom zagranicznym) w sposób inny niż przy użyciu KSeF lub w przypadku używania faktury ustrukturyzowanej poza KSeF, wizualizacja była oznaczana kodem QR, który zapewnia dostęp do tej faktury w systemie i weryfikację jej treści.

Kod QR jest to specjalny znak graficzny umieszczany na wizualizacji faktury, stanowi on prezentację graficzną linku do faktury. Faktury wystawione w trybie offline, ale już dosłane do KSeF, mają kod QR z napisem w postaci numeru KSeF. Natomiast faktury wystawione w tym trybie, ale takie, które jeszcze nie są przesłane do KSeF, mają dwa kody QR, a pod jednym z tych kodów napis: „OFFLINE”.

Jak wynika z materiałów zamieszczonych na stronie www.ksef.podatki.gov.pl w części Pytania i odpowiedzi w Sekcji „Tryby offline i kody QR”:

Na fakturze wystawionej w trybie offline24 przekazywanej nabywcy poza KSeF, zanim zostanie dosłana do KSeF muszą być dwa kody QR:

- pierwszy kod QR pozwala zweryfikować dane faktury i zapewnia dostęp do niej (pod nim widnieje napis „OFFLINE”),

- drugi kod QR służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury (pod nim widnieje napis „CERTYFIKAT”).

Dwa kody są konieczne, bo w tym momencie faktura jeszcze nie ma nadanego numeru KSeF, więc trzeba potwierdzić zarówno jej dane, jak i osobę lub podmiot, która ją wystawiła.

Natomiast w przypadku faktury wystawionej w trybie offline24 używanej poza KSeF, po jej dosłaniu do systemu i nadaniu numeru KSeF:

W takiej sytuacji na wizualizacji faktury wystarczy zawrzeć jeden kod QR - taki sam jak w fakturze online. Ten kod pozwala sprawdzić dane i uzyskać dostęp do faktury w systemie, a pod nim znajduje się numer KSeF. Drugi kod (z napisem „CERTYFIKAT”) nie jest już potrzebny, bo faktura została przyjęta przez system i został jej już nadany numer KSeF.

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem od towarów i usług. Nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, których zakup jest związany ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem VAT. Nie mogą Państwo wykluczyć sytuacji, gdzie niektóre faktury zakupowe wbrew obowiązkowi zostaną wystawione poza KSeF, a Państwo otrzymają je w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI. W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej (dalej jako: e-faktury) przy użyciu KSeF otrzymują lub powinni Państwo otrzymywać w trakcie roku 2026 i następnie w roku 2027 faktury zakupowe wystawione w KSeF lub poza KSeF w zależności od różnych stanów faktycznych, w których będą się znajdowali jej kontrahenci. Nie mogą Państwo wykluczyć, że otrzymają Państwo dokumenty nie zawierające odpowiednich kodów QR lub linków w czasie trwania awarii KSeF, którą Minister Finansów ogłosi w Biuletynie Informacji Publicznej. Powodem takiej sytuacji może być na przykład brak przygotowania technicznego ze strony kontrahentów do wystawienia tzw. faktury offline. Mimo wystawienia poza KSeF faktury będą dokumentowały rzeczywiste dostawy i faktyczne świadczenie usług związane z Państwa opodatkowaną działalnością i będą spełniały wszystkie warunki dotyczące treści faktury - poza posiadaniem numeru KSeF i odpowiedniego kodu QR lub linku. W szczególności faktury te będą zawierały elementy wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Będą Państwo posiadać informację o dacie wpływu faktury elektronicznej (bądź papierowej) w celu zachowania terminu, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Dodatkowo w zakresie transakcji udokumentowanych takimi fakturami:

   - spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT i nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii, czy w sytuacji, gdy sprzedawca wystawi fakturę poza systemem KSeF w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1, oraz nie naniesie na fakturę oznaczenia tej faktury kodami zgodnie z ustawą o VAT, to przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych poza KSeF oraz ustalenia czy prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym Państwo faktycznie otrzymają fakturę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy kontrahent prześle fakturę do KSeF.

Z analizy powyższych definicji wynika, że pojęcie faktury jest pojęciem szerszym, mieszczącym w swym zakresie pojęcie faktury elektronicznej i faktury ustrukturyzowanej. Faktura jest dokumentem w postaci papierowej lub elektronicznej, który zawiera dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi. Faktura elektroniczna jest więc dokumentem zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Z kolei faktura ustrukturyzowana jest dokumentem zawierającym dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

A zatem - zgodnie z ustawą o VAT - aby dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy o VAT, a w przypadku poszczególnych rodzajów faktur spełniać dodatkowe wymogi, jak sposób wystawienia czy nadanie numeru identyfikującego fakturę. Spełnienie tych przesłanek decyduje o tym, czy dany dokument może zostać uznany za fakturę.

Należy podkreślić, że ustawodawca, konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Ustawodawca dokonując nowelizacji przepisów ustawy o VAT nie zdecydował się na pozbawienie charakteru faktury dokumentów wystawionych z naruszeniem obowiązku, o którym mowa w art. 106ga ustawy o VAT, a jedynie wprowadził sankcję w postaci kary pieniężnej, o której mowa w art. 106ni ustawy o VAT. Skoro więc w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna jak i faktura ustrukturyzowana, należy uznać, że wystawienie jakiejkolwiek faktury, prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia.

Należy mieć przy tym na uwadze, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przy zakupie towarów i usług nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. prawo podatnika do odliczenia podatku naliczonego nie wynika z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca.

W orzecznictwie TSUE wskazuje się, że podstawowa zasada neutralności podatku VAT wymaga, by prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT zostało przyznane w razie spełnienia podstawowych wymagań, nawet jeśli podatnicy nie spełnili niektórych wymagań formalnych. W konsekwencji, jeżeli organy podatkowe posiadają informacje niezbędne do ustalenia, że spełnione są przesłanki materialne, to nie mogą one wprowadzać dodatkowych warunków w zakresie przysługującego podatnikowi prawa do odliczenia tego podatku, które to warunki mogłyby w efekcie praktycznie uniemożliwić wykonanie tego prawa.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy bądź art. 86 ust. 8 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych  przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że z faktur niezawierających kodów QR, które kontrahent wystawi i dostarczy Państwu w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur, o której mowa w art. 106ne ust. 1 ustawy, mają Państwo prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez jej dostawców, jeżeli spełnione są pozostałe warunki odliczenia, w tym:

   - faktury te dokumentują faktyczne transakcje, podlegające opodatkowaniu,

   - wystawione są przez podmiot istniejący,

   - będą Państwo wykorzystywać towary nabyte w ramach transakcji udokumentowanej fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF do czynności opodatkowanych.

Odnosząc się natomiast do kwestii terminu odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych wystawionych poza KSeF nieoznaczonych kodami lub linkami w czasie trwania awarii KSeF, którą Minister Finansów ogłosi w Biuletynie Informacji Publicznej, wskazać należy, że:

Z przepisów ustawy o VAT odnoszących się do momentu powstania prawa do odliczenia podatku naliczonego wynika, że prawo to powstaje w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu danej czynności, nie wcześniej jednak niż w okresie, w którym podatnik otrzymał fakturę. Zasada ta obowiązuje również po wdrożeniu obowiązkowego KSeF.

Zatem otrzymanie faktury stanowi jeden z elementów niezbędnych do odliczenia podatku VAT. Podatnik, aby móc skorzystać z uprawnienia do odliczenia podatku naliczonego, musi znajdować się w posiadaniu faktury dokumentującej rzeczywiste nabycie określonego towaru/usługi.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych - zgodnie z treścią art. 106na ust. 3 ustawy - faktury ustrukturyzowane są uznane za otrzymane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia im w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej będzie więc co do zasady data przydzielenia tej fakturze numeru KSeF. Następuje to po przesłaniu pliku xml do systemu oraz weryfikacji, czy jest on zgodny z obowiązującą strukturą logiczną oraz czy fakturę wystawia osoba lub podmiot do tej czynności uprawniony. 

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej również poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z faktury jaką wystawią na Państwa Kontrahenci - faktury zakupowe, które Państwo otrzymają w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI/będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

Podsumowując powyższe w przypadku otrzymania przez Państwa faktury w okresie trwania awarii Krajowego Systemu e-Faktur ogłoszonej w BIP, która nie zawiera dwóch kodów QR lub linków:

   - przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na takiej fakturze (pod warunkiem spełnienia pozostałych przesłanek uprawniających do odliczenia VAT naliczonego),

   - prawo do odliczenia VAT naliczonego z takiej faktury, której nie opatrzono niezbędnymi kodami QR/linkami, powstanie w dacie powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy nie wcześniej niż w dacie faktycznego otrzymania takiej faktury poza KSeF (o ile faktura ta nie zostanie wcześniej przesłana za pośrednictwem KSeF). Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSeF lub przesłanie faktury offline z dwoma kodami QR.

Zatem Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

 

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

 

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.