0111-KDIB3-1.4012.478.2026.1.IK

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

 

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

11 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku od towarów i usług.

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis zaistniałego stanu faktycznego

A. sp. z o.o. (dalej jako: Spółka lub Wnioskodawca) jest czynnym podatnikiem VAT z siedzibą w Polsce. Wnioskodawca prowadzi działalność opodatkowaną podatkiem VAT. Przedmiotem działalności Spółki jest produkcja zaawansowanych technologicznie folii i materiałów opakowaniowych.

Wnioskodawca nabywa różnego rodzaju towary i usługi, których zakup jest związany ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem VAT.

Spółka jest zobligowana do rozliczenia zobowiązania podatkowego w VAT w okresach miesięcznych oraz do comiesięcznego składania struktury JPK_V7M z deklaracją, regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 ustawy o VAT oraz przez przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.; dalej: „Rozporządzenie”).

Do czasu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur (dalej jako: KSeF) Wnioskodawca otrzymywał od swoich dostawców faktury potwierdzające dokonane transakcje zakupu dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług na jej rzecz w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej (dalej jako: e-faktury) przy użyciu KSeF Spółka otrzymuje lub powinna otrzymywać w trakcie roku 2026 i następnie w roku 2027 faktury zakupowe wystawione w KSeF lub poza KSeF w zależności od różnych stanów faktycznych, w których będą się znajdowali jej kontrahenci.

W związku z powyższym:

      a) od 1 lutego 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od dostawców, posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, których sprzedaż brutto przekroczyła w 2024 r. 200.000.000 zł jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF,

      b) od 1 kwietnia 2026 r. faktury zakupowe otrzymywane przez Wnioskodawcę od większości pozostałych dostawców posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności jest objęta obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF.

Nie jest wykluczone, że część kontrahentów będzie mieć obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 r., gdyż spodziewana łączna wartość sprzedaży brutto (tj. wraz z kwotą podatku VAT) Kontrahenta, udokumentowana fakturami wystawionymi w jednym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł). Co istotne Spółka jest w trakcie zbierania oświadczeń od kontrahentów, w których kontrahent zobowiązuje się natychmiast poinformować Spółkę w razie utraty prawa do wystawiania faktur poza KSeF przed 1 stycznia 2027 r.

Spółka nie wyklucza także, że część jej kontrahentów w ogóle nie jest zobowiązana do wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSeF z uwagi na:

     1) brak siedziby działalności gospodarczej na terytorium Polski oraz

     2) brak stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski lub

     3) w razie posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przez kontrahenta, brak związku realizowanej transakcji z działalnością tego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

Obecnie Spółka stara się pozyskać od kontrahentów pisemne informacje na temat ich statusu i terminu rozpoczęcia korzystania z KSeF. Dodatkowo Spółka gromadzi uzgodnienia z kontrahentami na temat metody dostarczania jej faktur elektronicznych w okresie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub awarii całkowitej KSeF.

W wyniku przeprowadzonej analizy ustalono, że jedynie część kontrahentów Wnioskodawcy odesłała odpowiednie informacje. Dodatkowo pierwsze miesiące funkcjonowania systemu KSeF wykazały, że część kontrahentów Spółki nie przygotowała się technicznie na wystawianie faktur w KSeF i pomimo obowiązku wystawiła dla Spółki faktury poza systemem KSeF.

W związku z tym w Spółce występują lub mogą wystąpić następujące problematyczne sytuacje:

     a) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka jest w posiadaniu oświadczenia, na jakiej podstawie prawnej kontrahent wystawił fakturę poza KSeF, Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że może dojść do nieprawidłowości w złożonych oświadczeniach, tzn. kontrahent nieprawidłowo oceni swój status jako podatnika niezobowiązanego do korzystania z systemu KSeF (przykładowo nieprawidłowo oceni fakt braku posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce lub termin, w którym rozpoczyna się jego obowiązek wystawiania faktur w KSeF);

     b) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka nie posiada oświadczenia, na jakiej podstawie prawnej kontrahent wystawił fakturę poza KSeF. Wystawienie faktury poza KSeF może wynikać przykładowo z braku wiedzy bądź świadomości obowiązków wynikających z przepisów VAT.

     c) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka jest w posiadaniu informacji, dlaczego kontrahent wystawił fakturę poza KSeF mimo takiego obowiązku. Wystawienie faktury poza KSeF może wynikać przykładowo z braku dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie sprzedawcy. Wnioskodawca został również poinformowany (np. w korespondencji e-mail), że po usunięciu ograniczeń technicznych, kontrahent nie będzie wystawiał tych samych faktur w KSeF, tzn. faktury dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF nie będą mu dostarczone ponownie w KSeF.

     d) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka nie jest w posiadaniu informacji, dlaczego kontrahent wystawił fakturę poza KSeF mimo takiego obowiązku. Wystawienie faktury poza KSeF może wynikać przykładowo z braku dostępu do wystarczających rozwiązań informatycznych po stronie sprzedawcy. Wnioskodawca nie został również poinformowany, czy po usunięciu ograniczeń technicznych, kontrahent nie będzie wystawiał tych samych faktur w KSeF, tzn. faktury dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF nie będą mu dostarczone ponownie w KSeF. W związku z tym Wnioskodawca nie wyklucza możliwości, że kontrahent w późniejszym terminie (nawet po kilku miesiącach) fakturę otrzymaną przez Spółkę poza KSeF np. w kwietniu 2026 r. prześle ponownie poprzez system KSeF.

Wnioskodawca nie wyklucza zatem, że niektóre faktury zakupowe - ze względów opisanych w punktach a - d powyżej - wbrew obowiązkowi zostaną wystawione poza KSeF, a Wnioskodawca otrzyma je w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI.

Mimo wystawienia poza KSeF faktury będą dokumentowały rzeczywiste dostawy i faktyczne świadczenie usług związane z opodatkowaną działalnością Spółki i będą spełniały wszystkie warunki dotyczące treści faktury - poza posiadaniem numeru KSeF i odpowiedniego kodu QR lub linku. W szczególności faktury te będą zawierały elementy wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Spółka będzie posiadała informację o dacie wpływu faktury elektronicznej (bądź papierowej) w celu zachowania terminu, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 0e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

 

Dodatkowo w zakresie transakcji udokumentowanych takimi fakturami:

   - spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT i nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

 

W związku z powyższym, Wnioskodawca w rozliczeniu za okres, w którym spełnione zostaną warunki uprawniające go do odliczenia wykazanego na fakturach zakupowych podatku VAT (lub zgodnie z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT w rozliczeniu za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych), tj.:

      a) w odniesieniu do nabytych przez Wnioskodawcę towarów i usług powstanie u dostawcy obowiązek podatkowy (warunek określony w art. 86 ust. 10 ustawy o VAT);

      b) Wnioskodawca otrzyma fakturę zakupową (warunek określony w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), zamierza korzystać z przysługującego mu prawa do pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony wykazany na fakturach zakupowych, również w sytuacji, w której faktura zakupowa od 1 lutego 2026 r., wbrew ustanowionemu w art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT obowiązkowi, zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Jeśli na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją za dany okres Spółka dysponuje wyłącznie fakturą papierową/elektroniczną wystawioną przez kontrahenta poza KSeF, a więc fakturą, która nie będzie posiadała numeru KSeF, wówczas taka faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej jest przez nią ujmowana w JPK_V7M z oznaczeniem BFK.

Spółka powzięła wątpliwość, czy w sytuacjach opisanych powyżej (a - d) będzie jej przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych poza KSeF. Faktury objęte niniejszym zapytaniem, tj. faktury otrzymane przez Spółkę poza KSeF - zarówno w postaci papierowej, jak i postaci elektronicznej, będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą o VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 Ustawy VAT). Wątpliwości dotyczą również ustalenia czy prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym Spółka faktycznie otrzyma fakturę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy kontrahent prześle fakturę do KSeF oraz jak zaraportować późniejsze otrzymanie faktury poprzez KSeF w pliku JPK_V7M.

 

Pytania

 

     1) Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktur zakupowych również w przypadku, gdy są one wystawione przez kontrahentów i doręczone Wnioskodawcy poza Krajowym Systemem e-Faktur, pomimo że spoczywał na nich obowiązek wystawienia wskazanych faktur w KSeF? W szczególności chodzi o następujące sytuacje, których wspólnym mianownikiem jest fakt, że otrzymana faktura nie jest udostępniona w KSeF w ogóle w miesiącu, w którym doręczono Spółce fakturę elektroniczną lub papierową:

      a) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka jest w posiadaniu oświadczenia, na jakiej podstawie prawnej kontrahent wystawił fakturę poza KSeF, Wnioskodawca nie wyklucza jednak, że może dojść do nieprawidłowości w złożonych oświadczeniach, tzn. kontrahent nieprawidłowo oceni swój status jako podatnika niezobowiązanego do korzystania z systemu KSeF;

      b) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka jest w posiadaniu informacji, że kontrahent ma świadomość, że błędnie wystawił fakturę poza KSeF mimo takiego obowiązku. Dodatkowo Spółka posiada od kontrahenta informację, że otrzymane przez nią faktury nie będą ponownie przesłane za pomocą KSeF.

      c) otrzymana faktura zakupu jest wystawiona poza KSeF, a Spółka nie jest w posiadaniu informacji, dlaczego kontrahent wystawił fakturę poza KSeF mimo takiego obowiązku. Wnioskodawca nie posiada od kontrahenta informacji, że otrzymane przez nią faktury nie będą ponownie przesłane za pomocą KSeF.

W niniejszym pytaniu Wnioskodawca nie pyta o faktury wystawione w trybie offline, tj. zawierające kody QR.

     2) Czy w przypadku, gdy faktura zakupowa na rzecz Wnioskodawcy wystawiona zostanie - wbrew obowiązkowi z jakiegokolwiek powodu - poza systemem KSeF momentem, od którego możliwe będzie odliczenie VAT naliczonego (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków odliczenia VAT) będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury; przy założeniu, że Spółka nie otrzyma faktury wystawionej w KSeF w ogóle?

     3) Czy w przypadku gdy faktura zakupowa na rzecz Wnioskodawcy wystawiona zostanie - wbrew obowiązkowi z jakiegokolwiek powodu - poza systemem KSeF momentem, od którego możliwe będzie odliczenie VAT naliczonego (przy założeniu spełnienia pozostałych warunków odliczenia VAT) będzie chwila faktycznego otrzymania tej faktury; przy założeniu, że Spółka otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF w formie papierowej lub elektronicznej (np. w miesiącu X) oraz w późniejszym terminie, ale nie w tym samym miesiącu (np. w miesiącu X+3 miesiące) tą samą fakturę wystawioną w KSeF?

     4) W przypadku pozytywnej odpowiedzi na pytania 1 oraz 3, czy późniejsze przesłanie tej samej faktury poprzez KSeF (w formie ustrukturyzowanej), powoduje, że Spółka jest zobligowana do korekty pierwotnie złożonego pliku JPK_V7M za miesiąc, w którym wykazała fakturę otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej ze względu na nadanie tej fakturze numeru KSeF?

 

Państwa stanowisko

W zakresie pytania 1:

Wnioskodawca stoi na stanowisku, że ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF, jeżeli:

    - spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT i 

    - nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Uzasadnienie:

W dniu 1 lutego 2026 roku weszły przepisy ustawy o VAT dotyczące obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF.

 

Zgodnie z art. 106ga ust. 1, ust. 2 i ust. 3 ustawy o VAT:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

   1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

   2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

   3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

   4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

   5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s;

   6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

Przy czym istotne jest, że w dniu 28 stycznia 2026 r. zostały opublikowane objaśnienia dotyczące zasad ustalania stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju dla potrzeb wystawiania faktur przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

 

Zgodnie z art. 106gb ust. 1 i 4 ustawy o VAT:

  1. Faktura ustrukturyzowana jest wystawiana i otrzymywana przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą oprogramowania interfejsowego, w postaci elektronicznej i zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

   4. W przypadku, gdy:

   1) miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub

   2) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub

   3) nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub

   4) nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1, lub

   5) nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1-3 i 6, lub

   6) nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej

       - faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony.

 

Zgodnie z art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy o VAT:

     1. W przypadku faktur elektronicznych podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je lub udostępnia nabywcy w sposób z nim uzgodniony, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.

   5. Faktury w postaci papierowej wystawia się co najmniej w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje nabywca, a drugi zachowuje w swojej dokumentacji podatnik dokonujący sprzedaży.

 

Zgodnie z art. 106nda ust. 1, 5, 6 i 11 ustawy o VAT:

   1. Podatnik obowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych może wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie ze wzorem udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8.

   5. W przypadku, gdy faktura, o której mowa w ust. 1, jest wystawiona na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, i udostępniona temu nabywcy przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, faktura ta jest otrzymywana przez tego nabywcę przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

   6. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, podatnik jest obowiązany do oznaczenia tej faktury:

1) kodem, o którym mowa w art. 106gb ust. 5, oraz

2) kodem umożliwiającym zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tej faktury.

Za datę otrzymania faktury, o której mowa w ust. 1, uznaje się datę przydzielenia numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur. W przypadku udostępnienia faktury, o której mowa w ust. 1, na rzecz nabywcy, o którym mowa w art. 106gb ust. 4, w sposób inny niż przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, za datę otrzymania tej faktury uznaje się datę faktycznego otrzymania tej faktury przez nabywcę.

Zgodnie z art. 145l ustawy o VAT:

W okresie od dnia 1 lutego 2026 r. do dnia 31 marca 2026 r. podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników nie przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł.

Zgodnie z art. 145m ustawy o VAT:

   1. W okresie od dnia 1 kwietnia 2026 roku do dnia 31 grudnia 2026 roku podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej, jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.

   2. Podatnik, o którym mowa w ust. 1, traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych oraz faktur w postaci papierowej począwszy od faktury, którą przekroczono wartość, o której mowa w ust. 1.

Z dniem 1 stycznia 2027 roku przewidziano wejście w życie przepisu art. 106ni ust. 1-3 i 5-7 wprowadzającego sankcje m.in. za wystawianie faktur poza KSeF.

 

Zgodnie z art. 106ni ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT:

1. Jeżeli podatnik wbrew obowiązkowi:

1) nie wystawił faktury ustrukturyzowanej przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur,

   - naczelnik urzędu skarbowego nakłada, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną w wysokości do 100% kwoty podatku wykazanego na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku - karę pieniężną w wysokości do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze wystawionej poza Krajowym Systemem e-Faktur.

 

Zgodnie z obowiązującym art. 106na ust. 1 i 3 ustawy o VAT:

1. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

3. Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT: ilekroć w ustawie jest mowa o:

1.            31) fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie;

                32) fakturze elektronicznej - rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym;

              32a) fakturze ustrukturyzowanej - rozumie się przez to fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.

 

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 86 ust. 1, ust. 2 pkt 1, ust. 10 i ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT:

   1. W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

   2. Kwotę podatku naliczonego stanowi:

1) suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

                10. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy.

              10b. Prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w:

       1) ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny.

Zgodnie zaś z art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Z przepisu tego wynika, że kluczowy jest moment otrzymania faktury. Przepis ten nie zawiera jednak żadnego odniesienia do art. 106na ustawy, który wskazuje na dzień otrzymania faktury ustrukturyzowanej (Faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę).

Zgodnie z obowiązującymi przepisami art. 88 ust. 3a ustawy o VAT:

                3a. Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

 1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący,

 2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

 4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

 5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

 6) (uchylony);

 7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

Jak wynika z powyżej zacytowanych przepisów w zakresie e-faktur jak i tych wchodzących w życie 1 stycznia 2027 roku ustawodawca nakłada obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF na wystawców faktur. Obowiązkiem tym zostali obciążeni poszczególni wystawcy faktur etapami. Dopiero od 1 stycznia 2027 roku zostaną wprowadzone sankcje za niewystawianie e-faktur w KSeF. Jednocześnie sankcje mają dotyczyć jedynie wystawców objętych obowiązkiem wystawiania faktur w KSeF a niewystawiających faktur w ten sposób.

Przewidziane zostały również wyjątki w zakresie udostępniania nabywcom faktur poza KSeF w formie z nimi uzgodnionej dla przypadków:

- udostępnienia faktur podmiotom nie posiadającym siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności na terytorium Polski oraz

- wszystkim nabywcom w trakcie trwania awarii KSeF.

Dla wyżej wymienionych wyjątków ustalono również odrębny moment otrzymania faktury.

Obecnie żaden z przepisów obowiązujących ani mających dopiero wejść w życie nie nakazuje dokonywania przez nabywcę weryfikacji zasadności wystawiania przez wystawcę faktury w określony sposób (w postaci e-faktury za pośrednictwem KSeF bądź innej).

Przepisy ustawy o VAT, które weszły w życie od 1 lutego 2026 roku, dotyczące obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF nie przewidują również zmian w zasadach odliczenia podatku VAT.

Takich zmian nie przewidują również przepisy wchodzące w życie od dnia 1 stycznia 2027 roku.

Przede wszystkim niezmieniona pozostaje podstawowa zasada prawa do odliczenia podatku VAT wyrażona w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, zgodnie z którą w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

Ustawodawca nie zmienił przepisu art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT, który nadal wskazuje, że kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług czy dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Obowiązujące przepisy ustawy o VAT przewidują funkcjonowanie w przestrzeni prawnej trzech rodzajów dokumentów tj. faktur, faktur elektronicznych i faktur ustrukturyzowanych, o czym świadczą zapisy art. 2 pkt 31, 32 i 32a ustawy o VAT. Zgodnie z brzmieniem ww. regulacji zarówno faktura elektroniczna jak i ustrukturyzowana jest rodzajem faktury wystawianym w określonym formacie i w określony sposób.

Dodatkowo obowiązujący obecnie art. 106gc ust. 1 i 5 ustawy o VAT reguluje udostępnianie faktur w formie elektronicznej i papierowej.

W świetle powyższego przepis art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy należy - w ocenie Spółki - interpretować w ten sposób, że podatkiem naliczonym jest kwota podatku wynikająca z każdego rodzaju otrzymanej faktury tj. faktury papierowej, elektronicznej i ustrukturyzowanej. Żaden z rodzajów faktury nie ma przy tym charakteru nadrzędnego dla potrzeb odliczenia podatku VAT naliczonego.

Niezmienne pozostają również przepisy ograniczające prawo do odliczenia sformułowane w art. 88 ustawy o VAT. W ramach nowelizacji ustawy o VAT związanej z wprowadzeniem do niej przepisów dotyczących obowiązkowego KSeF w żadnej z jednostek redakcyjnych ww. przepisu nie dodano zapisów, z których mogłoby wynikać, że odliczenie VAT naliczonego nie przysługuje z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF.

Jak wskazano Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej o sygn. 0112-KDIL1-1.4012.26.2026.1.DS z 3 marca 2026 r. „Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur”.

Podobne stanowisko zaprezentowano w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS o sygn. 0114-KDIP4-2.4012.193.2026.4.WH z dnia 04 maja 2026.

Biorąc pod uwagę powyższy brak regulacji ograniczających prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF, zdaniem Wnioskodawcy, ma on prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur wystawionych przez jego dostawców wbrew obowiązkowi poza KSeF, jeżeli spełnione zostaną pozostałe warunki odliczenia, w tym:

      (i) faktury te będą dokumentowały faktyczne transakcje, podlegające opodatkowaniu,

      (ii) zostaną wystawione przez podmiot istniejący,

     (iii) Spółka będzie wykorzystywać towary nabyte w ramach transakcji udokumentowanej fakturami wystawionymi wbrew obowiązkowi poza systemem KSeF do jej czynności opodatkowanych.

Prawo do odliczenia podatku VAT zapłaconego w cenie nabycia towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą jest jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji VAT. Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie zatem ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej.

Przedmiotowa zasada neutralności podatku VAT została podkreślona przykładowo w orzeczeniu Sądu UE z dnia 11 lutego 2026 roku w sprawie T-689/24, gdzie stwierdzono, że „To rozróżnienie między regulującymi prawo do odliczenia przesłankami materialnymi a przesłankami formalnymi jest o tyle istotne, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem podstawowe zasady neutralności VAT i proporcjonalności wymagają, aby odliczenie naliczonego VAT zostało przyznane, jeżeli spełniono wymogi materialne, nawet wówczas, gdy podatnicy pominęli niektóre wymogi formalne (…). Trybunał wyjaśnił również, że brak przestrzegania wymogów formalnych, któremu można zaradzić, nie jest w stanie podważyć prawidłowego funkcjonowania systemu VAT (…)”.

Jak wskazano w przywołanym orzeczeniu „państwo członkowskie nie może realizować celu polegającego na zapewnieniu prawidłowego poboru VAT i zapobieganiu oszustwom podatkowym za pomocą środka ogólnego, który nie przewiduje uwzględnienia wszystkich istotnych okoliczności i który może w szczególności systematycznie utrudniać wszystkim podatnikom prawo do odliczenia (…)”.

Analogiczne stanowisko zajął Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 19 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.902.2025.1.MSO wskazując, że „Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. (…) Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

Również w interpretacji indywidualnej z dnia 2 marca 2026 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.105.2026.1.AKO, stwierdzono: „Przy czym podkreślić należy, że wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców.

Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego”.

Jak wskazał Dyrektor KIS w interpretacji o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.85.2026.2.ICZ z dnia 30 marca 2026 r.: „Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.”

Stanowisko Wnioskodawcy zostało potwierdzone również w wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacjach indywidualnych, przykładowo z dnia: - 4 maja 2026 r., nr 0114-KDIP4-2.4012.193.2026.4.WH, - 25 marca 2026 r., nr 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK, - 9 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.876.2025.2.KO.

W zakresie pytania 2 i 3:

Prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur zakupowych wystawionych wbrew obowiązkowi poza KSeF powstanie w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy, nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym Wnioskodawca fizycznie / faktycznie otrzyma fakturę w formie papierowej lub elektronicznej (np. pdf lub przy użyciu EDI). To znaczy otrzymanie faktury za dostarczone towary np. w kwietniu 2026 r. (miesiąc X) na e-mail uzgodniony w toku współpracy handlowej oznacza, że VAT naliczony można uwzględnić w rozliczeniu za kwiecień, maj, czerwiec, względnie lipiec 2026 r.

Brak bowiem otrzymania faktury za pośrednictwem KSeF nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego, a Wnioskodawca może skorzystać z tego prawa w rozliczeniu za okres, w którym fizycznie otrzymał fakturę wystawioną poza systemem KSeF (odliczenie VAT naliczonego w JPK_V7M za kwiecień 2026 r. będzie prawidłowe). Spółka nie będzie musiała zatem oczekiwać aż Kontrahenci prześlą dane faktury do KSeF.

Zdaniem Wnioskodawcy, powyższe stanowisko nie ulega zmianie, jeśli kontrahent w późniejszym czasie (przykładowo w miesiącu X+3) - ze względu na późniejszą weryfikację, bądź z innych przyczyn - zdecyduje się wysłać tą samą fakturę, co pierwotnie doręczona Spółce w formie papierowej lub elektronicznej, poprawnie do KSeF.

Otrzymanie faktury zakupowej pierwotnie doręczonej w formie papierowej lub elektronicznej za pośrednictwem KSeF w terminie późniejszym (nawet po kilku miesiącach), dokumentującej tą samą transakcję, nie powoduje utraty prawa do odliczenia VAT naliczonego od pierwotnie otrzymanej faktury, a Wnioskodawca może skorzystać z tego prawa w rozliczeniu za okres, w którym fizycznie otrzymał fakturę wystawioną jako pierwszą tj. poza systemem KSeF (odliczenie VAT naliczonego w JPK_V7M za kwiecień 2026 r. nie będzie przedwczesne i będzie prawidłowe).

Uzasadnienie:

Przepisy ustawy o VAT dotyczące obowiązku wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF nie przewidują zmian w terminach odliczenia podatku VAT naliczonego.

Zgodnie z zasadą ogólną wyrażoną w art. 86 ust. 10 w związku z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych towarów i usług powstał obowiązek podatkowy nie wcześniej jednak niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Ponadto, art. 86 ust. 11 ustawy o VAT stanowi, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10-10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

Zgodnie art. 106na ust. 3 ustawy o VAT fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF. Przepisy ustawy o VAT przewidują jednak wyjątki w regule ogólnej uznania faktury za otrzymaną w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego ją w systemie KSeF.

 

Wyjątki dotyczą sytuacji:

   - objętych regulacją art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT np. wystawiania faktur w KSeF dla podatnika nieposiadającego w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności lub gdy posiadane przez nabywcę stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie uczestniczy w transakcji - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury przez nabywcę (art. 106nda ust. 11 ustawy o VAT);

   - wystawiania faktur w okresie awarii KSeF - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury poza KSeF lub data przydzielenia numeru KSeF - w zależności co nastąpiło wcześniej (art. 106nf ust. 10 ustawy o VAT).

   - wystawiania faktur w okresie awarii całkowitej - datą otrzymania jest w takim wypadku data faktycznego otrzymania faktury (brak regulacji szczególnych w tym zakresie w przepisach działu XI, Dokumentacja, Rozdziału 1. Faktury ustawy o VAT).

 

Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów działu XI, Dokumentacja, Rozdziału 1. Faktury ustawy o VAT obowiązujących od 1 lutego 2026 roku faktury wystawione dla Wnioskodawcy są uznawane za otrzymane w dacie:

  1) nadania fakturze ustrukturyzowanej numeru KSeF (faktury wystawione w trybach: online, offline24 i offline-niedostępność KSeF);

  2) przekazania faktury nabywcy (Wnioskodawcy) w sposób z nim uzgodniony (faktura wystawiona w trybie offline - awaria KSeF oraz faktury w formie papierowej lub elektronicznej wystawiane w związku z tzw. awarią całkowitą KSeF).

Niemniej jednak w ocenie Wnioskodawcy przysługuje mu prawo - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy o VAT - do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktur zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF.

Zatem jeżeli Wnioskodawcy przysługuje prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych, dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia KSeF, to w ślad za tym należy uznać, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania (poza KSeF). Gdyby uznać bowiem, że Wnioskodawca musi czekać na nadanie fakturze numeru KSeF w celu „aktywacji” prawa do odliczenia podatku VAT z faktury w przypadkach innych niż awaria całkowita KSeF, to wówczas uznanie, że Wnioskodawca ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF byłoby fikcją.

Ze względu na fakt, że ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej bez użycia KSeF, skutki podatkowe tej tezy należy oprzeć na przepisach art. 86 ustawy o VAT (art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT), zgodnie z którymi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Wyłącznie takie założenie gwarantuje neutralność podatku VAT. Wyklucza to również powstanie sytuacji, w której moment/okres do realizacji prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego nigdy by się nie rozpoczął.

Ww. tezę potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 14 stycznia 2026 r., sygn. 0111-KDIB3-1.4012.893.2025.2.WN, wydana m.in. na przepisach art. 86 ust. 10b pkt 1 i ust. 11 ustawy o VAT, w której czytamy:

„Zasadniczo korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w VATU i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 bądź art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy."

Również w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 25 marca 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-1.4012.988.2025.2.WK, wskazano, że „Skoro więc podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej również poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z faktury jaką wystawią na Państwa Dostawcy w zakresie wskazanych przez Państwa Przypadków 1-5 jest/będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tę samą czynność.”

Zasada neutralności podatku VAT została podkreślona również przykładowo w orzeczeniu Sądu UE z dnia 11 lutego 2026 roku w sprawie T-689/24, gdzie stwierdzono, że „To rozróżnienie między regulującymi prawo do odliczenia przesłankami materialnymi a przesłankami formalnymi jest o tyle istotne, że zgodnie z utrwalonym orzecznictwem podstawowe zasady neutralności VAT i proporcjonalności wymagają, aby odliczenie naliczonego VAT zostało przyznane, jeżeli spełniono wymogi materialne, nawet wówczas, gdy podatnicy pominęli niektóre wymogi formalne (…). Trybunał wyjaśnił również, że brak przestrzegania wymogów formalnych, któremu można zaradzić, nie jest w stanie podważyć prawidłowego funkcjonowania systemu VAT (…)"

Jak wskazano w przywołanym orzeczeniu „państwo członkowskie nie może realizować celu polegającego na zapewnieniu prawidłowego poboru VAT i zapobieganiu oszustwom podatkowym za pomocą środka ogólnego, który nie przewiduje uwzględnienia wszystkich istotnych okoliczności i który może w szczególności systematycznie utrudniać wszystkim podatnikom prawo do odliczenia (…)”.

Podsumowując, zdaniem Wnioskodawcy, w przypadku gdy kontrahenci - wbrew obowiązkowi - nie wystawią faktur w KSeF (w formie faktury ustrukturyzowanej), a uczynią to w sposób odmienny (np. papierowo, w formie pdf lub innej formie elektronicznej), momentem, od którego możliwe będzie odliczenie przez Spółkę podatku naliczonego z takich faktur, będzie faktyczne ich otrzymanie przez Spółkę w sposób inny niż poprzez KSeF (realny wpływ tych dokumentów np. poprzez odebranie ich ze skrzynki e-mail, bądź od kuriera).

Stanowisko Wnioskodawcy w zakresie pytania 4:

Jeśli w chwili składania JPK_V7M Wnioskodawca posiada wyłącznie dokument wystawiony poza KSeF, to na moment składania JPK_V7M prawidłowo oznacza go jako BFK. W ocenie Wnioskodawcy w opisanej sytuacji - tj. jeśli po kilku miesiącach Spółka otrzyma fakturę już ujętą z oznaczeniem BFK w JPK_V7M - Spółka nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej uprzednio do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała fakturę zakupową, wystawioną i otrzymaną w formie innej niż ustrukturyzowana (papierowej lub elektronicznej).

Uzasadnienie:

Zgodnie z przepisami Rozporządzenia JPK_VAT, które obowiązują od 1 lutego 2026 r., ewidencja VAT pozwalająca na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego powinna zawierać numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur (§ 11 ust. 4a Rozporządzenia JPK_VAT). Jeśli faktura nie posiada takiego numeru, zgodnie § 11 ust. 8 Rozporządzenia JPK_VAT należy wybrać jedno z trzech oznaczeń tj.

   - "OFF" - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy o VAT, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

   - "BFK" - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

   - "DI" - dowód inny niż faktura.

Oznaczenie "BFK" odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Podanie numeru KSeF dotyczy natomiast faktur wystawionych w KSeF.

Późniejszy fakt przesłania faktury w formie ustrukturyzowanej poprzez KSeF, w sytuacji, gdy wcześniej został wystawiony dokument stanowiący fakturę w formie papierowej lub elektronicznej, nie modyfikuje prawa ani momentu odliczenia podatku VAT. W ocenie Spółki nie oznacza to także, że konieczna jest korekta JPK_V7M, w tym zmiana oznaczenia oraz dodanie numeru identyfikującego fakturę w systemie KSeF.

Zbieżne stanowisko zajął Dyrektor Informacji Skarbowej przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 12 stycznia 2026 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.851.2025.1.KM, w której wskazano, że: „Według przywołanego art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, jednym z warunków dokonania odliczenia podatku VAT jest posiadanie przez podatnika faktury dokumentującej zakup związany z działalnością opodatkowaną podatkiem VAT. Zatem otrzymanie faktury przez podatnika wyznacza moment, od którego możliwe jest zrealizowanie tego prawa.

Jak już wyżej wskazano, prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W związku z powyższym, stwierdzić należy, skoro Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to konsekwentnie należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e -Faktur. Bez znaczenia pozostawać będzie natomiast jej ewentualne (późniejsze) wprowadzenie do systemu KSeF”.

W świetle powyższego, jeśli któryś z kontrahentów do pierwotnie wystawionej faktury w postaci papierowej lub elektronicznej wystawi ponownie fakturę za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, Spółka nie będzie zobligowana do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazała fakturę zakupową wystawioną poza KSeF.

Wskazane przepisy Rozporządzenia JPK_VAT takiego obowiązku na podatników nie nakładają. Pierwotnie złożony przez Spółkę plik JPK_V7M będzie aktualny i nie będzie wymagał korekty.

To samo stanowisko zostało zaprezentowane w interpretacji DKIS o sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.356.2026.1.AJB z dnia 13 maja 2026 r.: „brak jest podstaw do przyjęcia, że późniejsze (...) udostępnienie faktury w KSeF dokumentującej to samo zdarzenie gospodarcze (...) powinno skutkować obowiązkiem korekty deklaracji VAT za ten okres wyłącznie w celu wykazania numeru identyfikującego fakturę w KSeF.”

 

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

 

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

 

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

 1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

b) (uchylona)

 2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

 3) (uchylony)

 4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

 5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

 6) (uchylony)

 7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

 

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

  1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

   2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

   3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

   4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

 

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

1. Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

2. Obowiązek, o którym mowa w ust. 1, nie dotyczy wystawiania faktur:

  1) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

  2) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

  3) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

  4) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

  5) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s.;

  6) przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1;

3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, wystawia się faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej.

4. W przypadku, o którym mowa w ust. 2 pkt 1, 2 i 4, podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane.

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym podatnikiem VAT z siedzibą w Polsce. Nabywają Państwo różnego rodzaju towary i usługi, których zakup jest związany ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem VAT. Są Państwo zobligowani do rozliczenia zobowiązania podatkowego w VAT w okresach miesięcznych oraz do comiesięcznego składania struktury JPK_V7M z deklaracją, regulowanej przez art. 99 ust. 13b oraz 109 ust. 14 ustawy o VAT oraz przez przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług. Do czasu wejścia w życie Krajowego Systemu e-Faktur Wnioskodawca otrzymywał od swoich dostawców faktury potwierdzające dokonane transakcje zakupu dokumentujące dostawy towarów lub świadczenie usług na jej rzecz w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI. W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązku wystawiania faktur w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF Spółka otrzymuje lub powinna otrzymywać w trakcie roku 2026 i następnie w roku 2027 faktury zakupowe wystawione w KSeF lub poza KSeF w zależności od różnych stanów faktycznych, w których będą się znajdowali jej kontrahenci. Obecnie Spółka stara się pozyskać od kontrahentów pisemne informacje na temat ich statusu i terminu rozpoczęcia korzystania z KSeF. Dodatkowo Spółka gromadzi uzgodnienia z kontrahentami na temat metody dostarczania jej faktur elektronicznych w okresie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub awarii całkowitej KSeF.

W wyniku przeprowadzonej analizy ustalono, że jedynie część Państwa kontrahentów odesłała odpowiednie informacje. Dodatkowo pierwsze miesiące funkcjonowania systemu KSeF wykazały, że część kontrahentów nie przygotowała się technicznie na wystawianie faktur w KSeF i pomimo obowiązku wystawiła dla Państwa faktury poza systemem KSeF. W związku z tym występują lub mogą wystąpić u Państwa problematyczne sytuacje, niektóre faktury zakupowe - ze względów opisanych w opisie sprawy w punktach a - d - wbrew obowiązkowi zostaną wystawione poza KSeF, a Państwo otrzymają je w formie papierowej lub w formie elektronicznej w postaci plików pdf lub przy użyciu systemu EDI.

Mimo wystawienia poza KSeF faktury będą dokumentowały rzeczywiste dostawy i faktyczne świadczenie usług związane z Państwa opodatkowaną działalnością i będą spełniały wszystkie warunki dotyczące treści faktury - poza posiadaniem numeru KSeF i odpowiedniego kodu QR lub linku. W szczególności faktury te będą zawierały elementy wymienione w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT.

Będą Państwo posiadali informację o dacie wpływu faktury elektronicznej (bądź papierowej) w celu zachowania terminu, o którym mowa w art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, który wskazuje, że jeżeli podatnik nie dokonał obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, 10d i 10e, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych okresów rozliczeniowych.

W zakresie transakcji udokumentowanych takimi fakturami:

    - spełnione będą warunki uprawniające do odliczenia VAT tj. nabywane towary i usługi będą wykorzystywane przez Wnioskodawcę do wykonywania czynności opodatkowanych VAT i

    - nie będą w stosunku do nich zachodzić przesłanki wyłączające prawo do odliczenia wymienione w art. 88 ustawy o VAT.

Jeśli na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją za dany okres dysponują Państwo wyłącznie fakturą papierową/elektroniczną wystawioną przez kontrahenta poza KSeF, a więc fakturą, która nie będzie posiadała numeru KSeF, wówczas taka faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej jest przez Państwa ujmowana w JPK_V7M z oznaczeniem BFK.

Państwa wątpliwości, dotyczą kwestii czy w sytuacjach opisanych w opisie sprawy (a - d) przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku VAT z faktur otrzymanych poza KSeF oraz ustalenia czy prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługuje w rozliczeniu za okres, w którym otrzymają Państwo faktycznie fakturę poza KSeF, niezależnie od tego czy i kiedy kontrahent prześle fakturę do KSeF oraz jak zaraportować późniejsze otrzymanie faktury poprzez KSeF w pliku JPK_V7M.

Jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu jako czynnemu podatnikowi podatku VAT przysługuje/będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych przez Dostawców wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. We wniosku wskazali Państwo, że w odniesieniu do towarów i usług, jak i dokumentujących je Faktur Zakupowych nie zachodzą negatywne przesłanki do odliczenia podatku naliczonego, określone w art. 88 Ustawy VAT.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury, obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

W opisanym stanie faktycznym, przysługuje Państwu prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z faktur zakupowych wystawionych na Państwa rzecz także w sytuacji, kiedy pomimo wejścia w życie przepisów o obowiązkowym KSeF takie faktury zostaną wystawione przez dostawców w innej formie niż faktura ustrukturyzowana, tj. bez użycia KSeF i zostaną dostarczone Państwu poza KSeF (niezależnie od tego, czy po stronie dostawców istniał obowiązek wystawienia i dostarczenia tych faktur za pośrednictwem KSeF), przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie.

Zatem, Państwa stanowisko w kwestii objętej zakresem pytania nr 1 jest prawidłowe.

Odnosząc się do pytań oznaczonych we wniosku nr 2 i nr 3 wskazać należy, że:

Przepisy dotyczące dokumentowania transakcji nie zawierają szczególnych rozwiązań w zakresie momentu powstania prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego o których mowa w przepisach ustawy o VAT. W przepisach dotyczących faktur ustrukturyzowanych znajdują się jednak regulacje precyzujące datę otrzymania faktury, które należy uwzględnić przy ocenie przesłanki, o której mowa w art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a ustawy o VAT powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Regulacją tą objęte są zatem przypadki, gdy kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku:

- wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług;

- dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi;

- w przypadku importu towarów - kwota podatku wynika z otrzymanego dokumentu celnego.

W odniesieniu do momentu odliczenia podatku VAT naliczonego w sytuacji, gdy podatnik otrzyma fakturę wystawioną poza KSeF, mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF, trzeba mieć na uwadze, że ustawodawca konstruując przesłanki skorzystania z prawa do odliczenia, posługuje się ogólnym pojęciem faktury. Natomiast w definicji legalnej faktury mieści się zarówno faktura papierowa, faktura elektroniczna, jak i faktura ustrukturyzowana. Zatem wystawienie jakiejkolwiek faktury prawidłowej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Z tym, że aby dany dokument mógł stanowić fakturę, musi on zawierać dane wymagane ustawą i przepisami wykonawczymi, a w szczególności odpowiadać treści art. 106e ustawy.

Skoro więc przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSeF mimo istnienia obowiązku wystawienia jej w KSeF (taki dokument jest bowiem fakturą w rozumieniu ustawy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z faktury jaką wystawią na Państwa Dostawcy w zakresie wskazanych przez Państwa Przypadków a-d jest data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur. Bez znaczenia dla powstania i realizacji prawa do odliczenia podatku VAT, pozostawać będzie natomiast ewentualne późniejsze wystawienie faktury w KSEF, dokumentującej tę samą czynność.

Tym samym Państwa stanowisko w zakresie pytań nr 2 i 3 jest prawidłowe.

Przechodząc do Państwa wątpliwości, zawartych w pytaniu oznaczonym nr 4, czyli w kwestii ustalenia czy późniejsze przesłanie tej samej faktury poprzez KSeF (w formie ustrukturyzowanej), powoduje, że są Państwo zobligowani do korekty pierwotnie złożonego pliku JPK_V7M za miesiąc, w którym wykazała fakturę otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej ze względu na nadanie tej fakturze numeru KSeF, wskazać należy, że:

Zgodnie z art. 99 ust. 1 ustawy o VAT:

 

Według art. 99 ust. 11b-12 ustawy:

             11b. Deklaracje, o których mowa w ust. 1-3, 3c-6, 8-9 i 11a, składa się wyłącznie za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

             11c. Deklaracje podatkowe, o których mowa w ust. 1-3, są składane zgodnie z wzorem dokumentu elektronicznego w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, który obejmuje deklarację i ewidencję, o której mowa w art. 109 ust. 3. Dokument elektroniczny, o którym mowa w zdaniu pierwszym, jest przesyłany w sposób określony w przepisach wydanych na podstawie art. 193a § 3 Ordynacji podatkowej i zgodnie z wymaganiami określonymi w tych przepisach.

               12. Zobowiązanie podatkowe, kwotę zwrotu różnicy podatku, kwotę zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku, o której mowa w art. 87 ust. 1, przyjmuje się w kwocie wynikającej z deklaracji podatkowej, chyba że organ podatkowy określi je w innej wysokości.

 

Zgodnie z art. 109 ust. 3 ustawy:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1) rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2) kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3) kontrahentów;

4) dowodów sprzedaży i zakupów.

Jak stanowi art. 109 ust. 3b ustawy:

Zgodnie z art. 81 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 622 ze zm.), zwanej dalej „Ordynacją podatkową”:

Z art. 81 § 2 Ordynacji podatkowej wynika, że:

Podatek od towarów i usług należy do grupy podatków powstających z mocy prawa, który pobierany jest w trybie tzw. samoobliczenia. Istotną rolę w tym podatku odgrywają deklaracje podatkowe. Przy ich pomocy podatnik określa i zgłasza organowi podatkowemu (deklaruje) wysokość zobowiązania podatkowego.

Każda deklaracja odnosi się do konkretnego, zamkniętego już okresu rozliczeniowego. W związku z powyższym deklaracja musi uwzględniać stan prawny istniejący w momencie zamknięcia okresu rozliczeniowego. Deklaracja podatkowa stanowi opis zdarzeń zaistniałych w określonym przedziale czasowym, oceniany z punktu widzenia przepisów podatkowych w tym przedziale obowiązujących, a który w efekcie ma doprowadzić do wykonania przez podatnika obowiązku zapłaty podatku lub zrealizowania przez niego swego uprawnienia do uzyskania od organu podatkowego zwrotu podatku.

Wskazane wyżej przepisy art. 81 Ordynacji podatkowej formułują ogólną zasadę prawa podatnika do korygowania wcześniej złożonych deklaracji. Korekta deklaracji zastępuje deklarację pierwotną, co oznacza, że za wiążące uznaje się dane zawarte w deklaracji skorygowanej. W konsekwencji złożona korekta wywołuje skutki prawne w miejsce deklaracji pierwotnej, która traci moc obowiązującą.

Szczegółowy zakres danych, jaki powinien być zawarty w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2019 r. poz. 1988 ze zm.)

W § 11 ust. 4a ww. Rozporządzenia wskazano, że:

Regulacja ta odnosi się do sytuacji, w których numer taki został nadany i jest możliwy do ustalenia na moment sporządzenia i złożenia JPK_VAT z deklaracją.

 

Natomiast § 11 ust. 8 pkt 1 ww. Rozporządzenia wskazuje, że:

Ewidencja zawiera następujące oznaczenia dla:

1) faktur:

a) „OFF” - faktura, o której mowa w art. 106nf ust. 1 ustawy, która na dzień złożenia ewidencji nie posiada numeru identyfikującego tę fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur,

b) „BFK” - faktura elektroniczna oraz faktura w postaci papierowej,

c) „MK” - faktura wystawiona przez podatnika będącego dostawcą lub usługodawcą, który wybrał metodę kasową rozliczeń określoną w art. 21 ustawy.

Oznaczenie „BFK” odnosi się do faktur elektronicznych i faktur wystawianych w postaci papierowej bez zastosowania Krajowego Systemu e-Faktur.

Podanie numeru KSeF dotyczy natomiast faktur wystawionych w KSeF.

Z wniosku wynika, że są Państwo zobligowani do comiesięcznego składania struktury JPK_VAT z deklaracją. Nie mogą Państwo wykluczyć, że Faktury Zakupowe, które zostaną wystawione pierwotnie przez Dostawców w formie papierowej lub elektronicznej pomimo istniejącego obowiązku wystawienia ich w KSeF, będą w przyszłości ponownie wystawiane i dostarczane Państwu przez Dostawców w postaci faktury ustrukturyzowanej, przy użyciu KSeF. Z okoliczności sprawy wynika, również że Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej wykazują Państwo w JPK_V7M za pomocą oznaczenia „BFK”.

Sytuacja, gdy otrzymają Państwo Fakturę Zakupową w formie papierowej/elektronicznej (nieustrukturyzowanej) i ujmą ją w ewidencji z oznaczeniem „BFK”, a następnie Dostawca - już po dokonaniu przez Państwa odliczenia podatku naliczonego (na podstawie otrzymanej w formie papierowej/elektronicznej faktury, do czego prawo zostało potwierdzone powyżej) - wystawi i udostępni w KSeF fakturę ustrukturyzowaną odnoszącą się do tej samej transakcji, późniejsze pojawienie się numeru KSeF nie może samo w sobie powodować obowiązku korekty wcześniej złożonej deklaracji VAT wyłącznie w celu uzupełnienia identyfikatora dokumentu.

Obowiązek wykazywania numeru KSeF faktury ustrukturyzowanej w ewidencji VAT powinien być oceniany według informacji dostępnych podatnikowi na moment składania przez niego deklaracji za dany okres rozliczeniowy.

Zatem w przypadku, gdy Dostawca zdecyduje się fakturę wystawioną pierwotnie w postaci papierowej lub elektronicznej przesłać ponownie za pośrednictwem KSeF, w formie faktury ustrukturyzowanej, dalej będzie Państwu przysługiwać prawo do odliczenia VAT naliczonego z faktury otrzymanej poza KSeF oraz nie będą Państwo zobligowani do skorygowania złożonej pierwotnie do urzędu skarbowego struktury JPK_V7M, w której wykazali Fakturę Zakupową, otrzymaną w formie papierowej lub elektronicznej i oznaczoną za pomocą oznaczenia „BFK”.

Tym samym, Państwa stanowisko w zakresie pytania nr 4 jest prawidłowe.

 

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Państwa i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem stanu faktycznego, ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym jego przedstawieniem. Zatem, wydając przedmiotową interpretację oparłem się na wynikającym z treści wniosku opisie stanu faktycznego. W przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej bądź celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych. Ponadto, w sytuacji zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego w opisie sprawy, udzielona odpowiedź traci swoją aktualność.

 

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

 

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

 

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.