0111-KDIB3-1.4012.421.2026.2.WN

Interpretacja indywidualna
- stanowisko prawidłowe

 

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego w podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

 

25 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z tego samego dnia o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy m.in. podatku od towarów i usług, w zakresie prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych od Dostawców Faktur Zakupowych wystawionych i dostarczonych z pominięciem KSeF.

 

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego

 

Są Państwo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, wpisaną do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy (dalej: „Wnioskodawca” lub „Spółka”).

Wnioskodawca jest czynnym zarejestrowanym podatnikiem VAT.

Zasadniczym przedmiotem działalności Spółki jest produkcja (…).

W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Spółka nabywa towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę poza terytorium kraju (dalej: „Dostawcy”).

Zakupione od Dostawców towary i usługi, które Spółka rozpozna jako koszt uzyskania przychodu (dalej: „KUP”) będą spełniały wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tj. wydatki będą stanowiły koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie wydatki te nie będą kosztami wyłączonymi z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Spółka nabywa od Dostawców towary i usługi na potrzeby prowadzenia przez nią działalności opodatkowanej VAT i w związku z czynnościami, które podlegają opodatkowaniu VAT. W stosunku do tych transakcji nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT o których mowa w art. 88 ustawy o VAT.

W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur (dalej: "KSeF"), od:

a) 1 lutego 2026 r. dla podatników, u których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT przekroczyła w 2024 r. kwoty 200 000 000 zł, oraz

b) 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników

   - faktury dokumentujące zakupy dokonane przez Spółkę (dalej: Faktur Zakupowych) powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z ww. dat w formie faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Spółce za pośrednictwem KSeF. Część Dostawców, ze względu na niską miesięczną sprzedaż (sprzedaż wraz z kwotą podatku w miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł) może do końca 2026 być wyłączona z obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF.

Spółka współpracuje z Dostawcami posiadającymi różny status podatkowy w Polsce, który wpływa również na ich obowiązki w KSeF. Dostawców Spółki można podzielić na następujące kategorie:

  - Podatnicy zobowiązani do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF od 1 lutego/1 kwietnia 2026 lub od 1 stycznia 2027 ze względu na kwotę ich sprzedaży wraz z podatkiem, tj.:

   - podmioty z siedzibę w Polsce,

   - polskie oddziały zagranicznych przedsiębiorców,

   - podmioty z siedzibą poza Polską, które ze względu na dostawy towarów lub świadczenie usług na rzecz Spółki posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce

   - podmioty nieposiadające obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF (na podstawie art. 106ga ustawy o VAT oraz rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy):

   - podmioty posiadające siedzibę poza Polską, niezarejestrowane dla potrzeb VAT w Polsce

   - podmioty posiadające siedzibę poza Polską, zarejestrowane dla potrzeb VAT w Polsce, które nie posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności dla potrzeb VAT

   - podmioty posiadające siedzibę poza Polską, zarejestrowane dla potrzeb VAT w Polsce, które posiadają w Polsce stałego miejsca prowadzenia działalności dla potrzeb VAT, ale to stałe miejsce nie uczestniczy w transakcjach realizowanych ze Spółką,

Ze względu na kategorie Dostawców Spółka, od 1 lutego 2026 r., otrzymuje i będzie nadal otrzymywać faktury zakupu dokumentujące koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów:

1) w postaci papierowej,

2) w postaci elektronicznej, będące fakturami elektronicznymi, o których mowa w art. 2 pkt 32 ustawy VAT,

3) w postaci elektronicznej, będące fakturami ustrukturyzowanymi, o których mowa w art. 2 pkt 32a ustawy VAT.

Wnioskodawca nie może wykluczyć, że niektóre faktury zakupu - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego Dostawcy od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. - zostaną jednak wystawione przez Dostawców Spółki poza KSeF np. w formie pliku elektronicznego w postaci pdf, w systemie EDI (elektronicznej wymiany danych) lub papierowej i tym samym faktury te będą dostarczone Wnioskodawcy poza KSeF i na dzień ich otrzymania Wnioskodawca nie będzie w posiadaniu danej faktury zakupowej wystawionej w postaci faktury ustrukturyzowanej.

Wnioskodawca przewiduje, że może wystąpić szereg okoliczności, w których to Dostawca nie wystawi Spółce faktury zakupu w formie ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, zarówno zgodnie z przepisami ustaw podatkowych jak również pomimo tego, że ciążyć na nim będzie taki obowiązek. Przykładowe okoliczności jakie mogą wystąpić po stronie Dostawcy:

  - Błędne określenie statusu podatkowego - podmiot z siedzibą poza Polską błędnie ustali, iż nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności w transakcjach ze Spółką, lub posiadane przez niego miejsce nie bierze udziału w tych czynnościach.

  - Błąd w ustaleniu kwoty sprzedaży z podatkiem za rok 2024 lub za poszczególne miesiące 2026 roku,

  - Niegotowość technologiczna do stosowania KSeF - brak uprawnień lub narzędzi pozwalających na wystawianie faktur w KSeF.

  - Świadome unikanie obowiązku wystawienia faktur w KSeF.

Faktury będące przedmiotem niniejszego wniosku (niezależnie od tego, czy otrzymane w postaci papierowej, elektronicznej czy też elektronicznej zgodnej ze wzorem faktury ustrukturyzowanej, udostępnionym na podstawie art. 106gb ust. 8 ustawy VAT) będą zawierały wszystkie elementy wymagane ustawą VAT i przepisami wydanymi na jej podstawie (tj. będą spełniały definicję faktury, o której mowa w art. 2 pkt 31 ustawy VAT).

 

Pytanie w zakresie podatku od towarów i usług oznaczone we wniosku nr 2

 

Czy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych od Dostawców Faktur Zakupowych wystawionych i dostarczonych z pominięciem KSeF?

 

Państwa stanowisko w sprawie w zakresie podatku od towarów i usług

 

Zdaniem Wnioskodawcy w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych od Dostawców Faktur Zakupowych wystawionych i dostarczonych z pominięciem KSeF.

Uzasadnienie stanowiska Wnioskodawcy

Ustawa o VAT zawiera szereg zasad regulujących prawo do odliczenia naliczonego podatku VAT.

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, w zakresie w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 tej ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Przy czym prawo do odliczenia podatku przysługuje wyłącznie podatnikom, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni (art. 88 ust. 4 ustawy o VAT), z wyłączeniem przypadków, o których mowa w art. 86 ust. 2 pkt 7 ustawy o VAT.

Dodatkowo, w myśl art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT, podatnik ma prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, jeżeli importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, innych niż te, do których stosuje się zwolnienie wskazane w art. 113b ust. 1 ustawy , jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby były wykonywane na terytorium kraju, a podatnik posiada dokumenty, z których wynika związek odliczonego podatku z tymi czynnościami.

Ustawa o VAT wskazuje również przesłanki tzw. negatywne - kiedy podatnikowi nie przysługuje prawo do odliczenia VAT. Przepis art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wprowadza bowiem wyłączenia z zakresu prawa do odliczenia VAT dla wszystkich podatników, które nie zależą od statusu tego podatnika ani formy faktury w jakiej została mu dostarczona. Zgodnie z tym przepisem, nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

 a) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

 b) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

 c) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

- stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

- podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

- potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego - w części dotyczącej tych czynności;

 d) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

 e) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W konsekwencji, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje, gdy zostaną spełnione łącznie następujące warunki:

1) nabywca jest czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność opodatkowaną VAT,

2) nabycie towarów i usług pozostaje w związku z czynnościami opodatkowanymi VAT nabywcy,

3) nabywca otrzymał fakturę, z której wynika kwota podatku VAT naliczonego do odliczenia,

4) nie zachodzą przesłanki negatywne wskazane w przepisach art. 88 ustawy o VAT.

Żaden z przytoczonych powyżej przepisów nie ogranicza prawa do odliczenia podatku VAT uzależniając je od tego czy faktura jest wystawiona za pośrednictwem KseF czy nie.

Zgodnie z przepisem art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

    a) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

    b) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej wskazanej w dziale XII w rozdziale 6a ustawy o VAT;

    c) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany pod lit. a);

    d) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

- czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy,

- dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b ustawy.

 

W myśl przepisów ustawy o VAT, przez:

    a) fakturę rozumie się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie (art. 2 pkt 31),

    b) fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym (art. 2 pkt 32);

    c) fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu KSeF wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie (art. 2 pkt 32).

Fakturę ustrukturyzowaną, w myśl art. 106na ustawy o VAT, uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Faktura taka jest uznana zaś za otrzymaną przy użyciu KSeF, w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę. Z kolei zaś w przypadku udostępnienia faktury ustrukturyzowanej określonym nabywcom w sposób inny niż przy użyciu KSeF, datą otrzymania takiej faktury jest data jej faktycznego otrzymania przez tego nabywcę.

Jak wynika z treści art. 106g ust. 3a ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest udostępniana i otrzymywana za pomocą oprogramowania interfejsowego KSeF.

Ze względu na różny status Dostawców Spółka nadal otrzymuje i będzie otrzymywać faktury dokumentujące nabycie towarów i usług spełniające zarówno definicję i wymagania dla faktur elektronicznych, papierowych i ustrukturyzowanych. Jednak tylko w odniesieniu do Dostawców nie zobowiązanych do korzystania z KSeF, faktury będą Spółce dostarczane poza KSeF.

Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu nie dotyczy wystawiania faktur:

    a) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;

    b) przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;

    c) przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9 ustawy o VAT, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach;

    d) na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej;

    e) w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wykonawczych wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT;

     f) przez podatnika zwolnionego podmiotowo z siedzibą w innym państwie członkowskim UE (art. 106 gb ustawy o VAT).

Jak wynika z przytoczonych powyżej regulacji prawo do odliczenia podatku naliczonego uzależnione jest wyłącznie od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 lub ust. 8 ustawy o VAT, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych art. 88 ustawy o VAT.

Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego, obok fundamentalnych przesłanek takich jak status nabywcy jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi dla faktycznie zrealizowanej transakcji, istotne jest też, aby nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od podatku.

Prawo to przysługuje też w sytuacji, gdy importowane lub nabyte towary i usługi dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika poza terytorium kraju, jeżeli kwoty te mogłyby być odliczone, gdyby czynności te były wykonywane na terytorium kraju. To prawidłowo wystawiona faktura, czy to w formie papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej, wypełnia jedną z podstawowych przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia naliczonego podatku VAT.

Fakt jej wystawienia w związku z pominięciem ustawowego obowiązku korzystania z KSeF, nie stanowi w obecnym brzmieniu przepisów ustawy o VAT negatywnej przesłanki prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zgodnie z zasadą neutralności podatku VAT, wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Ustawa o VAT przewiduje takie ograniczenie normą art. 88. Przepis ten enumeratywnie wymienia przypadki, w których podatnik jest pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, nie wskazując przy tym przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych z pominięciem KSeF.

Oznacza to, że Spółce przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych przez Spółkę faktur zakupowych wystawionych przez Dostawców z pominięciem KSeF, o ile zostaną łącznie spełnione ustawowe warunki uprawniające do odliczenia, tj.:

1) Spółka będzie czynnym podatnikiem VAT prowadzącym działalność opodatkowaną VAT,

2) nabycie towarów i usług będzie pozostawało w związku z jej czynnościami opodatkowanymi VAT,

3) Spółka otrzyma fakturę wystawioną w jakiejkolwiek formie, z której wynika kwota podatku VAT naliczonego do odliczenia,

4) nie będą zachodziły przesłanki negatywne wskazane w przepisach art. 88 ustawy o VAT.

W tym kontekście należy również wskazać, że ustawodawca przewidział przypadki dotyczące sytuacji awaryjnych i uregulował szczegółowo procedury postępowania w przypadku awarii systemu KSeF lub braku jego dostępu. W takich sytuacjach dostawca będzie miał prawo wystawić fakturę w trybie awaryjnym (offline) poza systemem KSeF, a po ustaniu przyczyn uniemożliwiających korzystanie z systemu, będzie zobowiązany do przesłania takiej faktury do KSeF. Również dla takich przypadków ustawodawca nie przewidział ograniczenia w prawie do odliczenia VAT z faktury wystawionej w trybie awaryjnym, a tym samym podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT od daty jej faktycznego otrzymania poza KSeF.

Intencją racjonalnego ustawodawcy nie było i nie jest zatem ograniczenie zasady neutralności VAT w odniesieniu do faktur wystawionych poza KSeF, nawet w sytuacjach, gdy na ich wystawcy ciążył ustawowy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej w rozumieniu ustawy o VAT. Co więcej, żaden przepis ustawy o VAT nie nakłada na podatnika obowiązku weryfikowania przyczyny wystawienia jej z pominięciem KSeF, jak również nie wskazuje narzędzi pozwalających weryfikować ten obowiązek czy też go egzekwować.

Mając na uwadze powyższe, wystawienie faktur zakupowych przez Dostawców z pominięciem Krajowego Systemu e-Faktur pozostaje bez wpływu na prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego.

Stanowisko Spółki znajduje potwierdzenie w licznych interpretacjach wydanych przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. Przykładowo w interpretacji indywidualnej:

    - z dnia 10 grudnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP4-3.4012.600.2025.1.APR Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:

„W konsekwencji, będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia VAT naliczonego na podstawie faktur zakupu dokumentujących nabycie towarów i usług od Dostawców (…), także w sytuacji otrzymania faktur zakupu wystawionych poza KSeF niezgodnie z wymogami lub wystawionych z naruszeniem obowiązku użycia KSeF, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z tego prawa (…)”.

   - z dnia 26 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.930.2025.2.KO Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wskazał, że:

„Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego”.

   - z dnia 9 stycznia 2026 r. sygn. 0111-KDIB3-1.4012.880.2025.2.AB

   - z dnia 16 lutego 2026r. sygn.. 0114-KDIP1-1.4012.106.2026.1.AKA

 

Ponadto, jak wyjaśnił Podsekretarz Stanu w Ministerstwie Finansów w odpowiedzi na interpelację poselską nr 14724 dotyczącą m.in. odliczania podatku naliczonego z faktur wystawionych w KSeF oraz poza nim: „Zgodnie z obowiązującym art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego w przypadkach, o których mowa w ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. a - powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę lub dokument celny. Przepis ten nie uległ zmianie w związku z wdrażanym projektem KSeF. Zatem, otrzymanie faktury jest jednym z elementów niezbędnych, warunkujących prawo do odliczenia VAT (nie zmieni się to po wejściu w życie przepisów dotyczących KSeF)”.

W świetle powołanych powyżej przepisów, argumentacji oraz stanowiska Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej nie ulega wątpliwości, że: 

    - w przedstawionym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym Spółce będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanych od Dostawców faktur zakupowych wystawionych i dostarczonych z pominięciem KSeF,

    - wystawienie faktur zakupowych przez Dostawców z pominięciem Krajowego Systemu e- Faktur pozostaje bez wpływu na prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

 

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz. U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą” lub „ustawą o VAT”:

Stosownie do art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

W świetle art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy o VAT:

Jak wynika z powyższych przepisów, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. takimi, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Przedstawiona wyżej zasada wyklucza zatem możliwość dokonania obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z towarami i usługami, które nie są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystania do czynności zwolnionych od podatku VAT oraz niepodlegających temu podatkowi.

Podkreślić należy, że ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Ten ostatni przepis określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego.

 

W myśl art. 88 ust. 3a ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy:

 1) sprzedaż została udokumentowana fakturami lub fakturami korygującymi:

    a) wystawionymi przez podmiot nieistniejący;

    b) (uchylona)

 2) transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku;

 3) (uchylony)

 4) wystawione faktury, faktury korygujące lub dokumenty celne:

a) stwierdzają czynności, które nie zostały dokonane - w części dotyczącej tych czynności,

b) podają kwoty niezgodne z rzeczywistością - w części dotyczącej tych pozycji, dla których podane zostały kwoty niezgodne z rzeczywistością,

c) potwierdzają czynności, do których mają zastosowanie przepisy art. 58 i 83 Kodeksu cywilnego
 - w części dotyczącej tych czynności;

 5) faktury, faktury korygujące wystawione przez nabywcę zgodnie z odrębnymi przepisami nie zostały zaakceptowane przez sprzedającego;

 6) (uchylony)

 7) wystawiono faktury, w których została wykazana kwota podatku w stosunku do czynności opodatkowanych, dla których nie wykazuje się kwoty podatku na fakturze - w części dotyczącej tych czynności.

W oparciu o art. 88 ust. 4 ustawy:

Zgodnie z powyższą regulacją, z prawa do odliczenia podatku skorzystać mogą wyłącznie podatnicy, którzy są zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni.

Stosownie do art. 15 ust. 1 ustawy:

W świetle art. 15 ust. 2 ustawy:

 

Ponadto, zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy:

Podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

   1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

   2) wewnątrzwspólnotową sprzedaż towarów na odległość, chyba że podatnik korzysta z procedury szczególnej, o której mowa w dziale XII w rozdziale 6a;

   3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

   4) otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy:

a) wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów,

b) czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4,

c) dostaw towarów, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 1b.

Przepis art. 2 pkt 31 ustawy stanowi, że:

Na podstawie art. 2 pkt 32 ustawy:

Według art. 2 pkt 32a ustawy:

Stosownie do art. 106ga ust. 1-4 ustawy:

W myśl art. 106gb ust. 8 ustawy:

Według art. 106na ust. 1-4 ustawy:

Z opisu sprawy wynika, że są Państwo czynnym, zarejestrowanym podatnikiem VAT. Siedziba działalności gospodarczej Spółki znajduje się w Polsce. W ramach prowadzonej działalności gospodarczej, nabywają Państwo towary i usługi od kontrahentów mających siedzibę na terytorium Polski, jak również od podmiotów mających siedzibę poza terytorium kraju. Nabywają Państwo od Dostawców towary i usługi na potrzeby prowadzenia przez nią działalności opodatkowanej VAT i w związku z czynnościami, które podlegają opodatkowaniu VAT. W stosunku do tych transakcji nie zachodzą przesłanki wyłączające prawo do odliczenia VAT o których mowa w art. 88 ustawy o VAT. W związku z wejściem w życie przepisów o obowiązkowym Krajowym Systemie e-Faktur, faktury dokumentujące zakupy dokonane przez Państwo powinny być wystawiane przez Dostawców objętych obowiązkiem stosowania KSeF od jednej z ww. dat w postaci faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywane Spółce za pośrednictwem KSeF. Nie mogą Państwo wykluczyć, że niektóre faktury zakupu - wbrew obowiązkowi stosowania KSeF dla danego Dostawcy od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. - zostaną jednak wystawione przez Państwa Dostawców poza KSeF.

Państwa wątpliwości dotyczą prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z otrzymanych od Dostawców Faktur Zakupowych wystawionych i dostarczonych z pominięciem KSeF.

Należy podkreślić, że jedną z fundamentalnych zasad konstrukcji podatku od towarów i usług jest prawo podatnika do odliczenia podatku zapłaconego w cenie przy nabyciu towarów i usług związanych z działalnością gospodarczą opodatkowaną podatkiem VAT.

Prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. W dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podstawowa zasada wspólnego systemu VAT, jaką jest zasada neutralności podatku, jest rozumiana jako stosowanie podatku od towarów i usług na wszystkich etapach obrotu gospodarczego z równoczesnym prawem do potrącenia podatku zawartego w poprzedniej fazie obrotu. Wszelkie ograniczenia prawa do odliczenia podatku naliczonego wpływają na neutralność tego podatku i mogą wynikać jedynie z wyraźnej regulacji ustawowej. Dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadkach wskazanych wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, również istotne jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku.

Analiza powołanego art. 88 ustawy prowadzi do wniosku, że w dyspozycji tego przepisu, jako przesłanki wyłączającej prawo nabywcy (podatnika) do odliczenia podatku naliczonego, nie ujęto przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, które zostały wystawione wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.

Należy podkreślić, że celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Z powyższego wynika, że o prawidłowości faktur wystawianych i otrzymywanych przez podatników powinny decydować przede wszystkim ustalenia czy dokumenty te potwierdzają rzeczywiste transakcje handlowe między określonymi podmiotami.

W tym miejscu należy jeszcze raz wskazać, że prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury uzależnione jest od spełnienia warunków wynikających z przepisu art. 86 ust. 1 ustawy, a także od niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy. Przepis art. 88 ustawy enumeratywnie określa listę przypadków, w których podatnik został pozbawiony prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Jednakże nie wymienia opisanego we wniosku przypadku, gdy podatek naliczony wynika z faktur dokumentujących nabycie towarów i usług, wystawionych wbrew obowiązkowi, bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur jako przesłanki negatywnej, powodującej utratę prawa do odliczenia podatku naliczonego (w sytuacji, gdy faktura odzwierciedla prawdziwe zdarzenie gospodarcze).

Podkreślić należy, że korzystanie z faktur poza KSeF powinno być wyjątkiem i powinno ono ograniczać się jedynie do sytuacji przewidzianych w ustawie o VAT i przepisach wykonawczych wydanych na jej podstawie. Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSeF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Zatem jeśli jednak nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSeF) poza systemem KSeF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla celów skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy stwierdzić należy, że Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) będzie przysługiwało - na podstawie art. 86 ust. 1 lub art. 86 ust. 8 pkt 1 ustawy - prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych dokumentujących nabycie towarów i usług wystawionych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, wykorzystywanych przez Państwa do czynności opodatkowanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Wystawienie Faktur Zakupowych wbrew obowiązkowi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi to negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy.

Powyższe wynika z faktu, że dla istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury (nawet w przypadku wskazanym wyżej), obok fundamentalnych przesłanek takich jak status odliczającego jako czynnego, zarejestrowanego podatnika VAT i związek zakupionych towarów i usług z czynnościami opodatkowanymi (u odliczającego) i faktycznie zrealizowana transakcja, to również najistotniejsze jest to, by nabyta usługa lub towar podlegały opodatkowaniu i nie korzystały przy tym ze zwolnienia od tego podatku. Prawidłowe wystawienie faktury papierowej, elektronicznej czy ustrukturyzowanej pod kątem formalnym i materialnym, stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia. Jej wystawienie bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur nie powoduje jednak tego, że wadliwie wystawiony dokument nie stanowi dowodu istnienia prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Tym samym, odpowiadając wprost na Państwa pytanie, należy stwierdzić, że będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z Faktur Zakupowych wystawionych na Państwa rzecz przez Dostawców i odebranych przez Państwa - wbrew obowiązkowi - bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, przy założeniu, że spełnione będą pozostałe warunki uprawniające Państwa do skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego.

Zatem Państwa stanowisko w zakresie podatku od towarów i usług jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy:

- stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia;

- zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja stanowi rozstrzygnięcie wyłącznie w zakresie podatku od towarów i usług. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych zostanie wydane odrębne rozstrzygnięcia.

Informuję, że wydana interpretacja dotyczy tylko sprawy będącej przedmiotem Państwa wniosku (pytania). Inne kwestie przedstawione w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, bądź we własnym stanowisku, które nie zostały objęte pytaniem, nie mogą być - zgodnie z art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej – rozpatrzone.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Organ jest ściśle związany przedstawionym we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisem zdarzenia przyszłego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona odpowiedź traci swą aktualność.

Jednocześnie należy podkreślić, że niniejsza interpretacja została wydana na podstawie przedstawionego we wniosku opisu sprawy co oznacza, że w przypadku, gdy w toku postępowania podatkowego, kontroli podatkowej, kontroli celno-skarbowej zostanie określony odmienny stan sprawy, interpretacja nie wywoła w tym zakresie skutków prawnych.

Pełna weryfikacja przedstawionych we wniosku okoliczności możliwa jest jedynie w toku postępowania podatkowego lub kontrolnego, prowadzonego przez uprawnione do tego organy, będącego poza zakresem instytucji interpretacji indywidualnej. Postępowanie w sprawie dotyczącej wydania interpretacji indywidualnej jest postępowaniem szczególnym, mającym charakter uproszczony, odrębny od postępowania podatkowego, uregulowanego w dziale IV Ordynacji podatkowej. Wydając bowiem interpretację indywidualną Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej przedstawia jedynie pogląd dotyczący wykładni treści analizowanych przepisów i sposobu ich zastosowania w odniesieniu do przedstawionego we wniosku zdarzenia przyszłego (którego elementy przyjmuje jako podstawę rozstrzygnięcia bez weryfikacji).

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

   - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

   - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.