0111-KDIB1-3.4010.452.2026.2.JMS

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych, jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

22 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 16 lipca 2026 r., o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych.

Uzupełnili go Państwo – pismem z 10 sierpnia 2026 r. (data wpływu 17 sierpnia 2026 r.) oraz pismem z 8 września 2026 r. (data wpływu 11 września 2026 r.)

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego

Stan faktyczny

Y (dalej: „Wnioskodawca”, „Spółka”) jest podmiotem działającym w branży (…). Spółka posiada nieograniczony obowiązek podatkowy w Polsce.

Spółka nie posiada zagranicznych zakładów w rozumieniu umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Spółka nie posiada statusu centrum badawczo-rozwojowego, ani nie prowadzi działalności na terenie specjalnej strefy ekonomicznej.

Koszty kwalifikowane, o których mowa we Wniosku nie zostały zwrócone podatnikowi (Spółce) w jakiejkolwiek formie. Nie zostały one również odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Wnioskodawca nie korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34a ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz. U. z 2023 r. poz. 2805 z późn. zm., dalej: „u.p.d.o.p.”).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w ramach której tworzony oraz rozwijany jest (i będzie) (…). Przeważającym przedmiotem działalności Spółki jest (i będzie w przyszłości) działalność związana z (…). Spółka w tym celu nawiązuje współpracę z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (dalej: „Współpracownicy B2B”), a także do tego celu zatrudnia/może zatrudniać w przyszłości szereg specjalistów na podstawie umowy o pracę oraz zawiera/może zawierać w przyszłości umowy zlecenia i umowy o dzieło z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (osoby na umowę o pracę oraz osoby na umowę zlecenia/o dzieło łącznie będą w niniejszym wniosku określane łącznie jako: „Pracownicy”).

Głównym celem działalności Spółki jest (i będzie w przyszłości) tworzenie oraz rozwój innowacyjnego i technologicznie zaawansowanego rozwiązania (…). Wnioskodawca koncentruje się na tworzeniu i rozwoju autorskich rozwiązań (…). Kluczowym obszarem działalności Spółki jest dostarczanie (…), przeznaczonych dla (…).

Spółka projektuje i tworzy (…), które udostępniane jest klientom w modelu (…). Jest to (…) (dalej: „Produkt”, „(…)”). Spółka tworzy oraz ulepsza (i będzie to robić w przyszłości) Produkt, który nie tylko odzwierciedla potrzeby rynku i klientów, ale także kształtuje je w taki sposób, aby przyczynił się do znacznego usprawnienia procesów biznesowych, prowadząc do innowacji procesowych u nabywców (dalej: „Działania”).

Głównym produktem firmy jest (…) - zaawansowane rozwiązanie (…).

Spółka specjalizuje się w projektowaniu, wdrażaniu i rozwijaniu (…), które (…), usprawniają (…) oraz wspierają (…). Oferowane rozwiązania są skalowalne, elastyczne i dostosowane do potrzeb średnich oraz dużych organizacji, w szczególności z (…).

Działalność Wnioskodawcy obejmuje również integrację systemów (…) oraz rozwój narzędzi wspierających automatyzację procesów (…), umożliwiających (…).

Rozwiązania oferowane przez Spółkę wspierają (…).

Działanie w modelu B2B - system (…) skierowany do klientów (…) oferuje funkcje dopasowane do biznesowych potrzeb - takie jak (…). (…).

Działanie w modelu B2C - w oparciu o (…) w modelu (…) tworzone są i dostarczane rozwiązania z pełnym zestawem modułów do (…), obejmujące swym zakresem projektowanie (…), integracje oraz (…). Produkt to jedyne na rynku rozwiązanie, zapewniające tak dużą elastyczność opartą o unikalne połączenie funkcjonalności (…) dostarczone jako gotowy zestaw (…) w ramach jednego (…), dostępnego w (…).

Produkt można w dowolny sposób rozbudowywać. Ma on wiele zastosowań i możliwości. Liczba modułów i rozwiązań jakie można zastosować jest nieograniczona i do wdrożenia w zależności od potrzeb. Poniżej wskazano na wybrane moduły dedykowane sprzedaży B2B:

- (…).

Działania podejmowane w związku z Produktem mają (i będą mieć) następujące cechy:

  - tworzone i rozwijane przez Wnioskodawcę (…);

  - rozwijanie Produktu ((…)) przez Wnioskodawcę będzie powodować tworzenie nowych i oryginalnych funkcjonalności w ramach prowadzonego przez Wnioskodawcę przedsiębiorstwa;

  - Wnioskodawca będzie tworzył Produkt przy pomocy swoich Pracowników i współpracowników B2B, zgodnie z przyjętym harmonogramem działania oraz przyjętą metodyką. Prace nad Produktem będą odpowiednio ewidencjonowane w prowadzonej ewidencji;

  - proces tworzenia/rozwijania Produktu, będącego (…) przez Wnioskodawcę będzie wymagał określonych działań kreatywnych i nie będzie stanowił mechanicznych oraz rutynowych działań Wnioskodawcy;

  - Wnioskodawca będzie wykorzystywał do tworzenia Produktu wiedzę oraz doświadczenie i kompetencje - swoją (zarządu, pracowników) i współpracowników B2B;

  - działalność Wnioskodawcy w zakresie tworzenia i rozwijania Produktu ma (i będzie mieć) charakter ciągły i zorganizowany w oparciu o wypracowaną metodykę w Spółce.

Działania Spółki charakteryzuje systematyczność, zaś wykonywane prace ukierunkowane są na powstawanie nowych rozwiązań, przy wykorzystaniu zasobu wiedzy Pracowników oraz know-how Spółki. Zadania wykonywane przez Pracowników mają charakter twórczy - stanowią innowacyjne rozwiązania, które w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących. Jednocześnie, Pracownicy działają pod nadzorem Spółki i w jej ramach, realizując Działania mające charakter rozwojowy, oparte na kreatywności i pomysłowości oraz według przyjętej metodologii.

Prowadzone przez Spółkę prace są:

a) ukierunkowane na nowe odkrycia (działalność nowatorska - umożliwia pozyskanie nowej wiedzy, w szczególności w kontekście rozwoju nowych koncepcji i pomysłów związanych z projektowaniem Produktu),

b) oparte na oryginalnych koncepcjach i hipotezach (działalność twórcza wykluczająca wszelkie rutynowe, odtwórcze działania związane np. ze zmianami w Produkcie).

Działania opisane we wniosku są ukierunkowane na nowe odkrycia - celem prowadzonych prac jest pozyskanie nowej wiedzy lub wykorzystanie istniejącej wiedzy do opracowania ulepszeń Produktu, niewystępujących wcześniej w praktyce gospodarczej Spółki.

Dodatkowo, działania te oparte są na oryginalnych koncepcjach i hipotezach, a w ramach prowadzonych prac badawczo-rozwojowych nie ma czynności rutynowych, obejmujących zwykłe wykorzystywanie wiedzy, standardowe, powtarzalne działania, czy korzystanie z ustalonych schematów produkcyjnych, wzorów itp. Oryginalność koncepcji i hipotez polega m.in. na wykorzystaniu nowych metod do rozwijania Produktu, uzyskania zakładanych cech funkcjonalnych.

Efektem Działań jest opracowanie nowych rozwiązań niewystępujących dotychczas na rynku lub w praktyce gospodarczej Spółki lub takich, które są na tyle innowacyjne, że w znacznym stopniu odróżniają się/będą odróżniać się od rozwiązań już funkcjonujących. Innowacyjność Produktu polega na opracowaniu nowego rozwiązania (funkcjonalności) czy znaczącym zwiększeniu efektywności jego działania.

Przy tworzeniu (…) Spółka wykorzystuje wiedzę z zakresu (…), która jest selekcjonowana pod kątem jej przydatności do realizacji. Spółka analizuje wymagania klientów i wybiera najbardziej odpowiednie technologie i miejsca do ich realizacji. Selekcja opiera się na wiedzy i doświadczeniu Spółki, pracowników oraz specyfice Produktu.

W toku prac Spółka wypracowuje nową, unikalną wiedzę, której przejawem są (…).

Po zakończeniu prac Spółka wykorzystuje powyższą wiedzę w celu wypracowania aktualizacji nowych: (…) oraz (…).

W ramach Działań powstaje nowa wiedza z zakresu (…), której efektem jest opracowanie przez Spółkę nowego rozwiązania/ulepszenie Produktu.

Działania są wykonywane przez osoby zatrudnione na różnych stanowiskach, uczestniczące w realizacji działalności badawczo-rozwojowej Spółki, polegającej na prowadzeniu w sposób systematyczny prac rozwojowych zmierzających do tworzenia nowych lub istotnie ulepszonych produktów, funkcjonalności oraz rozwiązań (…).

Prace wykonywane przez pracowników obejmują w szczególności:

1. (…)

(…) uczestniczy w realizacji prac rozwojowych związanych z projektowaniem nowych oraz istotnym rozwojem istniejących produktów (…).

W szczególności odpowiada za:

a) współudział w opracowywaniu wizji i kierunków rozwoju produktów (…),

b) identyfikację nowych potrzeb użytkowników i analizę możliwości technologicznych ich realizacji,

c) definiowanie i uszczegóławianie wymagań funkcjonalnych nowych rozwiązań,

d) koordynację prac projektowych związanych z opracowywaniem nowych funkcjonalności,

e) prowadzenie analiz wykonalności oraz współpracę z zespołami projektowymi przy opracowywaniu nowych rozwiązań,

 f) udział w ocenie rezultatów prac rozwojowych oraz planowaniu kolejnych etapów rozwoju produktów.

2. (…)

Stanowiska obejmowane:

- (…).

(…) uczestniczy w działalności badawczo-rozwojowej poprzez projektowanie, implementację, rozwój oraz walidację nowych lub istotnie ulepszonych rozwiązań (…).

W szczególności odpowiada za:

a) projektowanie i tworzenie nowych modułów oraz funkcjonalności (…),

b) opracowywanie (…),

c) implementację i rozwój (…),

d) analizę i rozwiązywanie złożonych problemów technologicznych,

e) udział w projektowaniu, prototypowaniu oraz walidacji nowych rozwiązań,

 f) analizę wyników działania opracowanych funkcjonalności oraz ich dalszą optymalizację,

g) przygotowywanie dokumentacji technicznej opracowanych rozwiązań,

h) projektowanie i rozwój środowisk wykorzystywanych do tworzenia, testowania i wdrażania nowych funkcjonalności,

 i) automatyzację procesów budowania, testowania i wdrażania (…) oraz opracowywanie rozwiązań zwiększających wydajność, bezpieczeństwo i skalowalność (…).

3. (…)

(…) uczestniczy w realizacji działalności badawczo-rozwojowej poprzez nadzór merytoryczny nad pracami rozwojowymi oraz projektowanie kierunków rozwoju technologicznego.

W szczególności odpowiada za:

a) definiowanie architektury rozwiązań (…),

b) analizę możliwości zastosowania nowych technologii i narzędzi (…),

c) nadzór merytoryczny nad realizacją prac rozwojowych,

d) rozwiązywanie problemów technologicznych pojawiających się podczas realizacji projektów,

e) udział w opracowywaniu koncepcji nowych produktów i funkcjonalności,

 f) weryfikację poprawności rozwiązań opracowywanych przez zespół projektowy.

4. (…)

Stanowiska obejmowane:

(…)

Opis stanowiska

(…) uczestniczy w działalności badawczo-rozwojowej poprzez projektowanie nowych interfejsów użytkownika oraz rozwiązań graficznych dla rozwijanych produktów (…).

W szczególności odpowiada za:

a) opracowywanie koncepcji (…) użytkownika,

b) projektowanie nowych komponentów graficznych oraz elementów (…),

c) przygotowywanie makiet i prototypów nowych funkcjonalności,

d) analizę użyteczności oraz dostępności projektowanych rozwiązań,

e) projektowanie rozwiązań zgodnych z wymaganiami (…),

 f) współpracę z (…) przy implementacji nowych funkcjonalności oraz weryfikacji zgodności wdrożenia z projektem.

Wnioskodawca zwraca uwagę, że Pracownicy podejmują (będą podejmować) także inne działania, w szczególności są to:

- czynności administracyjne,

- organizacje szkoleń,

- działania zarządcze (organizacyjne),

- rutynowe serwisowanie (…).

Działania te nie są jednak przedmiotem niniejszego wniosku.

W związku z Działaniami Spółka ponosi/będzie ponosić określonego typu wydatki:

1. wynagrodzenie Pracowników obejmujące wynagrodzenie zasadnicze oraz wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, za urlop lub inną usprawiedliwioną nieobecność, nagrody, dodatki;

2. koszty dodatkowe związane z Pracownikami: dodatkowe ubezpieczenie medyczne Pracowników, ubezpieczenia grupowe, koszt tzw. programu benefitowego (do wykorzystania na np. kartę sportową, wydarzenia kulturalne, podróże) oraz benefitu w postaci np. kursu językowego: koszty związane ze szkoleniami pracowników i współpracowników (związane z prowadzeniem prac badawczo - rozwojowych) oraz wydatki Wnioskodawcy na podróże służbowe Pracowników związane z pracami w zakresie prac badawczo - rozwojowych (m.in. diety i inne należności związane z podróżą, wydatki na nocleg, bilety, koszty paliwa itp.);

3. składki na ubezpieczania społeczne Pracowników w części finansowanej przez Spółkę (z wyłączeniem Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

4. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych, budynków, budowli i lokali będących odrębną własnością) oraz od wartości niematerialnych i prawnych związane z:

- licencjami oraz prawami autorskimi,

- sprzętem komputerowym i elektronicznym (serwery, komputery, laptopy, monitory),

- sprzętem i wyposażeniem biurowym (słuchawki, kamerki oraz pozostałe peryferia komputerowe, biurka, krzesła, kontenery, regały na dokumenty);

5. odpisy amortyzacyjne w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000,00 zł i do których Wnioskodawca stosuje możliwość tzw. jednorazowej amortyzacji.

Koszty o których mowa w pkt 1-3 zostaną uznane za koszty kwalifikowane wyłącznie w takiej ich części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej (tworzenie (…)) Pracowników pozostaje (będzie pozostawał) w ogólnym czasie ich pracy w danym miesiącu. W Spółce funkcjonuje system rejestrowania czasu pracy, który pozwala na ustalenie jak część czasu pracy danej osoby została poświęcona na czynności mające znamiona prac badawczo-rozwojowych.

Każda z osób które są/będą uwzględniane w B+R zaangażowana jest (i będzie) w proces tworzenia/ulepszania Produktu.

Wydatki na wynagrodzenie pracowników stanowią należności pracowników z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych lub z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (przy czym koszty podróży służbowych nie stanowią co do zasady przychodu pracownika, gdyż nie są ponoszone w jego interesie).

Spółka, obok kosztów powyżej wskazanych, ponosi również inne koszty związane z prowadzoną działalnością (np. koszty nabywania usług od współpracowników/podmiotów zewnętrznych) jednak koszty te nie są przedmiotem zapytania w ramach niniejszego wniosku o interpretację.

W Spółce funkcjonuje (i będzie funkcjonował), oparty na strukturze czasu pracy, system raportowania, ewidencjonowania i archiwizacji rezultatów prac pracowników oraz osób współpracujących. System ten pozwala na określenie ile dana osoba poświęciła czasu na realizację danego zadania. Na podstawie systemu raportowania, w oparciu o czas pracy, Spółka alokuje (i będzie alokować) koszty wynagrodzeń za pracę do danych działań mających znamiona B+R.

Ponadto, z uwagi na fakt, że środki trwałe, wartości niematerialnych i prawne oraz inne elementy wskazane w pkt 4-5 są (i będą) wykorzystywane nie tylko do prac nad wytworzeniem (…), Wnioskodawca dokonuje (i będzie dokonywać) rozdzielenia kosztów w zakresie tych elementów na koszty przypadające na prace związane z Produktem oraz na koszty, które nie są z nim związane.

Wnioskodawca zaznacza, że:

  - w związku z prowadzonymi przez Spółkę Działaniami zamierza korzystać z odliczenia kosztów kwalifikowanych od podstawy opodatkowania na zasadach określonych w art. 18d i art. 18e u.p.d.o.p.;

  - Spółka prowadzi opisaną działalność w sposób stały i systematyczny. Zamierza prowadzić ww. działalność w sposób opisany powyżej również w przyszłości.

Wniosek dotyczy zarówno stanu faktycznego - czyli zdarzeń mających miejsce w przeszłości, jak i zdarzenia przyszłego - czyli zdarzeń mających się wydarzyć w przyszłości. Wskazane informacje/dane/warunki są spełnione lub zostaną spełnione w okresie, którego dotyczy wniosek. Działalność Wnioskodawcy ma charakter ciągły a nie jednorazowy, stąd szeroki zakres wniosku.

Spółka zamierza skorzystać z ulgi B+R za okres od 1 maja 2021 r. i w przyszłości. Spółka prowadzi działalność która nosi znamiona B+R od momentu założenia, niemniej na potrzeby niniejszego wniosku wskazuje że był to rok 2020.

W piśmie z 8 września 2026 r. stanowiącym odpowiedź na wezwanie wskazali Państwo, że:

1. W związku ze wskazaniem przez Państwa, że prace są podejmowane w sposób systematyczny - proszę wyjaśnić: jakie cele na wstępie postawili Państwo sobie w zakresie działalności opisanej we wniosku oraz jaki harmonogram w związku z tym został opracowany, czy został faktycznie zrealizowany?

Głównym celem jaki był i jest realizowany w ramach działalności Spółki było/jest wytworzenie innowacyjnego i technologicznie zaawansowanego rozwiązania (…), w szczególności platform dostępnych w modelu chmurowym (SaaS), tj. Produktu oraz stały rozwój (ciągłe aktualizacje) jego (…), na potrzeby danego klienta (głównie dla (…)) oraz doprowadzenie do jego komercjalizacji.

Źródłem finansowania zaplanowanych prac jest działalność operacyjna Spółki (przychody z faktur wystawianych klientom).

Spółka w ramach prac B+R opracowuje harmonogramy realizacji całości prac które uwzględniają zaplanowane cele oraz dostępne zasoby ludzkie, rzeczowe i finansowe. Harmonogramy te są regularnie monitorowane i dostosowywane w celu zapewnienia terminowej i efektywnej realizacji projektów. Spółka wykorzystuje do tego ogólnie przyjęte na rynku metodyki.

Spółka opracowywała/opracowuje harmonogramy wytworzenia Produktu oraz jego modułów, ustalając zakres czynności i osoby wyznaczone. Harmonogramy prac są ustalane na bieżąco w toku realizacji projektów. W trakcie prac może dochodzić do zmiany harmonogramów, np. poprzez zmiany terminów zakończenia poszczególnych etapów prac.

Przykładem tak prowadzonego projektu było opracowanie (…).

Projekt realizowany był zgodnie z następującym harmonogramem:

- (…).

Harmonogram został zrealizowany zgodnie z założeniami.

2. Czy przedmiotem pytania oznaczonego we wniosku nr 2 jest również zaliczenie do kosztów kwalifikowanych wynagrodzenia za czas choroby, urlopu, lub innej nieobecności pracowników?

Spółka zamierza uwzględniać wynagrodzenie za czas choroby, urlopu lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jednakże nie jest to przedmiotem wniosku ponieważ w tym zakresie została wydana interpretacja ogólna i Spółka będzie się do niej stosować.

3. Czy zamierzają Państwo dokonać odliczenia z tytułu ulgi B+R, zgodnie z limitami wskazanymi w art. 18d ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Tak.

4. Czy wydatki, które zamierzacie Państwo odliczyć w ramach ulgi badawczo-rozwojowej, stanowią dla Państwa koszty uzyskania przychodów w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych?

Tak.

Pytania

       1. Czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego działalność Wnioskodawcy można uznać za działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26-28 u.p.d.o.p.?

       2. Czy (w przypadku odpowiedzi twierdzącej na pytanie nr 1), ponoszone przez Spółkę koszty wskazane w pkt 1-5, ponoszone w związku z pracą nad Produktem, stanowią i będą stanowić koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d u.p.d.o.p., podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania?

Państwa stanowisko w sprawie

Stanowisko wnioskodawcy przyporządkowane do pytania (poszczególnych pytań) przedstawionego we wniosku.

Ad. 1

Zdaniem Wnioskodawcy, działalność Wnioskodawcy spełnia (i będzie spełniała) przesłanki uznania jej za działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26-28 u.p.d.o.p. W ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności będzie dochodzić do tworzenia, rozwijania i ulepszania Produktu stanowiącego (…).

W pierwszej kolejności należy wskazać na zakres definicyjny działalności badawczo-rozwojowej. Przez działalność badawczo-rozwojową, zgodnie z art. 4a pkt 26 u.p.d.o.p. rozumie się:

  - działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Przez prace rozwojowe, zgodnie z art. 4a pkt 28 u.p.d.o.p. rozumie się:

  - prace rozwojowe w rozumieniu art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce.

Uzupełniając powyższą definicję należy przytoczyć art. 4 ust. 3 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, zgodnie z którym prace rozwojowe są:

  - działalnością obejmującą nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności, w tym w zakresie narzędzi (…), do planowania produkcji oraz projektowania i tworzenia zmienionych, ulepszonych lub nowych produktów, procesów lub usług, z wyłączeniem działalności obejmującej rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do nich, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Mając na względzie powyższe definicje wyróżnia się 3 kryteria działalności badawczo-rozwojowej:

1) twórczość,

2) systematyczność, oraz

3) zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

ad. 1) Twórczość

O twórczym charakterze działalności możemy mówić, gdy podmiot tworzy innowacyjne rozwiązania, które w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika, a rezultat działalności powinien być odpowiednio ustalony i mieć charakter indywidualny i oryginalny.

W niniejszej sprawie, Wnioskodawca kształtuje (i zamierza kształtować w przyszłości) nowe funkcjonalności w tworzonym narzędziu (…), które nie tylko będą odzwierciedlać potrzeby rynku i klientów, ale ukształtują je w taki sposób, dzięki którym przyczynią się do znacznego usprawnienia procesów biznesowych u klientów.

Tworzone rozwiązania mają (i będą miały) charakter indywidualny i oryginalny oraz rezultat działalności jest (i będzie) odpowiednio utrwalony. (…) tworzone przez Wnioskodawcę ma (i będzie mieć) charakter innowacyjny w zakresie prowadzonego przez Wnioskodawcę przedsiębiorstwa. Charakter twórczy takiej działalności Wnioskodawcy będzie zatem spełniony.

W celu tworzenia/rozwijania Produktu, Wnioskodawca zatrudnia Pracowników oraz współpracuje (i zamierza współpracować) na podstawie umów o współpracę (B2B) z wysokiej klasy specjalistami. Zakres aktywności tych osób będzie miał charakter zindywidualizowanej i kreatywnej działalności, która ma prowadzić do powstania (…). Wskazane (…) w postaci Produktu tworzonego przez Wnioskodawcę.

Z nabytych (…) Wnioskodawca tworzy (i będzie tworzył) kompletny (…) wykorzystywany w Produkcie. Bezpośrednim rezultatem prowadzonych przez Wnioskodawcę prac mają być nowe (…) oraz kompleksowe i zaawansowane rozwiązanie (…) w postaci Produktu. Produkt ma (i będzie mieć) złożony charakter i składa się (będzie się składać) z wielu (…) zapewniających funkcjonowanie Produktu. Zakres aktywności Wnioskodawcy ma (i będzie miał) charakter zindywidualizowanej i kreatywnej działalności prowadzącej do powstania innowacyjnego (…) - Produktu.

Tym samym, działalność Wnioskodawcy spełnia (i będzie spełniała) przesłankę twórczości.

ad. 2) Systematyczność

Działalność systematyczna, to przede wszystkim taka działalność, która prowadzona jest w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

W niniejszej sprawie, Wnioskodawca prowadzi (i zamierza prowadzić) działalność w sposób zorganizowany, a więc metodyczny. Wnioskodawca nabywa (zamierza nabywać) od swoich współpracowników B2B (…), na podstawie których będzie następnie tworzył/ulepszał Produkt. Każdy ze współpracowników tworzy (i będzie tworzył) (…), które następnie są (będą) rozliczane i wykorzystywane w Produkcie - co stanowi o tym, że ma ona charakter zorganizowany i uporządkowany. Praca odbywa się (będzie odbywała się) według określonego harmonogramu oraz metodyki działań, a więc ma (i będzie miała) charakter zaplanowany i metodyczny.

W związku z powyższym, w niniejszej sprawie działalność Wnioskodawcy będzie miała charakter systematyczny.

ad. 3) Zwiększenie zasobów wiedzy oraz wykorzystania jej do tworzenia nowych zastosowań

W niniejszej sprawie działalność Wnioskodawcy ma (i będzie miała) na celu wykorzystywanie wiedzy do tworzenia nowych zastosowań. Działalność Wnioskodawcy polega (i będzie polegała) na wykorzystaniu zasobów wiedzy w celu tworzenia Produktu, który jest innowacyjnym rozwiązaniem (…), objętym ochroną prawnoautorską.

Tym samym zostanie spełniona przesłanka zwiększania zasobów wiedzy oraz wykorzystywania jej do tworzenia nowych zastosowań.

W konsekwencji, zostaną spełnione wszystkie przesłanki uznania działalności Wnioskodawcy za działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu przepisów art. 4a pkt 26-28 u.p.d.o.p.

Powyższe również potwierdza, że Wnioskodawca prowadzi (i będzie prowadził) działalność badawczo-rozwojową w rozumieniu art. 4a pkt 26-28 u p.d.o.p.

Ad. 2

W ocenie Spółki, ponoszone przez nią koszty wskazane w pkt 1-5 w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, związane z pracą nad Produktem, będą stanowić koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d u.p.d.o.p., podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania.

Zgodnie z art. 18d ust. 1 u.p.d.o.p., podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych, odlicza od podstawy opodatkowania koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej „kosztami kwalifikowanymi” w ramach określonych w kolejnych ustępach kategorii.

2.1. Wydatki na Pracowników/składki ZUS (pkt 1-3)

W pierwszej kolejności Spółka chciałaby się odnieść do wydatków związanych z Pracownikami.

Przepis art. 12 ust. 1 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r, poz. 226 ze zm., dalej: „u.p.d.o.f.”), wskazany w art. 18d ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p., odnosi się do tzw. „wynagrodzeń pracowniczych”, tj. świadczeń wypłacanych osobom fizycznym z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, który został zawarty na podstawie umowy o pracę w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy.

Ustawowe wymogi wprowadzone dla uznania danych wydatków za „koszt kwalifikowany” sprowadzają się do spełnienia trzech warunków:

a. wydatek zaliczany jest do kosztów podatkowych podatnika planującego zastosować ulgę,

b. dla uzyskującego świadczenie przychód ten musi stanowić przychód, o którym mowa w art. 12 ust. 1 u.p.d.o.f,

c. pracownik wykonuje działania, które można uznać za działalność badawczo-rozwojową.

Na tle powyższego należy wskazać, iż na podstawie obowiązującej doktryny oraz wykładni celowościowej art. 18d ust. 2 pkt 1 u.p.d.o.p. można stwierdzić, że nadrzędnym parametrem służącym ocenie, czy możliwe jest odliczenie ulgi na działalność badawczo-rozwojową związaną z zatrudnieniem pracowników w celu wykonania tej działalności, jest rzeczywiste wykazanie, że dany pracownik działalność taką faktycznie realizuje. Warunek zatrudnienia pracownika w celu realizacji działalności badawczo-rozwojowej interpretować należy z perspektywy tego, czy pracownik rzeczywiście wykonuje prace związane z działalnością badawczo-rozwojową. Bez znaczenia pozostaje przy tym czy w umowie z tym pracownikiem wskazano cel zatrudnienia (działalność badawczo-rozwojowa) oraz kiedy owo zatrudnienie nastąpiło.

Zdaniem Wnioskodawcy, możliwe jest oddelegowanie do działalności badawczo-rozwojowej wcześniej zatrudnionego pracownika. Nie jest również konieczne, aby umowa o pracę z pracownikiem realizującym zadania z zakresu działalności badawczo-rozwojowej zawierała jakiekolwiek postanowienia w tym zakresie. Istotne jest jednak, aby pracodawca miał możliwość weryfikacji, ile czasu pracownik faktyczne przeznaczył na działalność badawczo-rozwojową. Przy czym pracodawca nie jest zobligowany ustawowym nakazem konkretnej formy ewidencjonowania czasu pracy - ustawodawca pozostawił tę materię do uszczegółowienia przedsiębiorcy.

W przedstawionym stanie faktycznym i zdarzeniu przyszłym Spółka prowadzi ewidencję godzin pracy Pracowników, tak aby mieć możliwość weryfikacji, ile czasu każdy z nich przeznaczył na prace dotyczące Produktu (prace badawczo-rozwojowe). Spełniony jest zatem warunek zakładający możliwość weryfikacji faktycznego czasu przeznaczonego na realizację działalności badawczo-rozwojowej. Jednocześnie, w ocenie Wnioskodawcy, Pracownicy w ramach działalności w zakresie tworzenia/ulepszania Produktu wykonują prace, które można uznać za działalność badawczo-rozwojową.

Zgodnie z art. 18d ust. 2 pkt 1a u.p.d.o.p. do kosztów kwalifikowanych zalicza się również wydatki podatnika poniesione na wynagrodzenie z tytułu świadczenia usług na podstawie m in. umów zlecenia zawieranych poza prowadzoną przez daną osobę działalnością gospodarczą (art. 13 pkt 8 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Pracownicy świadczą (i będą świadczyć) swoje pracę na rzecz Spółki w zakresie tworzenia/ulepszania Produktu będącego (…) na różnych stanowiskach występujących w Spółce. Tym samym, głównym obszarem, w którym wykonują oni pracę, jest działalność badawczo-rozwojowa Spółki.

Z uwagi na powyższe, zdaniem Spółki, bez wątpienia można uznać, że koszty związane z Pracownikami stanowią koszty kwalifikowane.

Jak wynika z art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a u.p.d.o.p., do kosztów kwalifikowanych zalicza się również wydatki na ubezpieczenia społeczne (bez składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) poniesione przez Spółkę w związku z zatrudnianiem Pracowników zajmujących się działalnością badawczo-rozwojową.

Bez wątpienia można uznać, że koszty związane z wydatkami na ubezpieczenia społeczne (bez składek na Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) ponoszone przez Spółkę w związku z zatrudnianiem Pracowników stanowią koszty kwalifikowane.

Spółka podkreśla przy tym, że powyższa konkluzja dotyczy nie tylko samego wynagrodzenia za pracę i wartości składek na ubezpieczenia ZUS (składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe, finansowanej przez Spółkę jako pracodawcę/płatnika), ale również innych tzw. kosztów pracowniczych, wskazanych w opisie stanu faktycznego, tj. kosztów dodatkowego ubezpieczenia medycznego pracowników, kosztów ubezpieczenia grupowego, tzw. programu benefitowego (do wykorzystania na np.: kartę sportową, wydarzenia kulturalne, podróże) oraz benefitu w postaci np. kursu językowego; kosztów podróży służbowych pracowników (współpracowników) związanych z pracami w zakresie prac badawczo - rozwojowych (m in. diety i inne należności związane z podróżą, wydatki na nocleg, bilety, koszty paliwa itp.); kosztów szkolenia Pracowników związanych z prowadzeniem prac badawczo - rozwojowych, które to stanowią dla pracowników należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. Jako koszty związane z Pracownikami, związane z działalnością badawczo-rozwojową (pracą nad Produktami) będą mogły zostać uznane za koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d ust. 2 u.p.d.o.p.

Podsumowując, koszty pracownicze dla Pracowników wskazane w pkt 1-3 w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, związane z pracą nad Produktem, stanowią (i będą stanowić) koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 u.p.d.o.p. i będą podlegać odliczeniu od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

2.2. Odpisy amortyzacyjne oraz pozostałe koszty wskazane w pkt 4-5

Zdaniem Wnioskodawcy, koszty kwalifikowane stanowią (i będą stanowić) również koszty wskazane w pkt 4-6 w opisie stanu faktycznego, tj.:

1. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych, budynków, budowli i lokali będących odrębną własnością) oraz od wartości niematerialnych i prawnych związane z:

- licencjami oraz prawami autorskimi,

- sprzętem komputerowym i elektronicznym,

- sprzętem i wyposażeniem biurowym.

2. koszty związane z odpisami amortyzacyjnymi w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000 00 zł i do których Spółka stosuje możliwość tzw. jednorazowej amortyzacji.

Powyższe wynika ze wskazanych już wcześniej unormowań art. 18d ust. 2 i 3 u.p.d.o.p.

Art. 18d ust. 3 u.p.d.o.p. wprost wskazuje, że za koszty kwalifikowane uznaje się dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością. W ocenie Wnioskodawcy, nie powinno zatem budzić wątpliwości, że odpisy amortyzacyjne od wskazanych składników majątkowych (w części przypadającej na prace badawczo-rozwojowe) stanowią (i będą stanowić w przyszłości) koszty kwalifikowane.

Do kosztów kwalifikowanych zaliczone będą mogły zostać również koszty związane z odpisami amortyzacyjnymi w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000.00 zł i do których Spółka stosuje możliwość tzw. jednorazowej amortyzacji. Należy bowiem wskazać, że przepisy u.p.d.o.p. nie wyłączają z kategorii kosztów kwalifikowanych wydatków rozliczanych na zasadzie tzw. jednorazowej amortyzacji. Z tego względu, stosując zasadę o uznawaniu za koszty kwalifikowane odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych wykorzystywanych w działalności B+R, również odpisy jednorazowe (dokonywane w ramach tzw. jednorazowej amortyzacji) będą objęte zakresem art. 18d ust. 3 u.p.d.o.p.

Uwzględniając powyższe, w ocenie Spółki koszty wskazane w pkt 4-5 w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego (stanowią) (i będą stanowić) koszty kwalifikowane, w związku z czym Spółce przysługuje (i będzie przysługiwało) prawo do odliczenia ich od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym od osób prawnych.

W tym miejscu Spółka podkreśla, że powyższe uwagi w zakresie kosztów wskazanych w pkt 1-5, zgodnie z którymi koszty te stanowią koszty kwalifikowane, dotyczą tylko tej części tych kosztów, które są (będą) faktycznie związane z działalnością B+R - z pracami nad Produktem. Jak wspomniano w opisie stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego, Spółka, w oparciu o system ewidencjonowania czasu pracy, jest w stanie przyporządkować określone działania do konkretnych obszarów (działalność B+R/działalność nie-B+R). Do kosztów kwalifikowanych będą zatem zaliczane tylko te koszty, które będzie można rzeczywiście powiązać z pracą nad Produktem.

Możliwość uwzględniania w kosztach podatkowych wskazanych kategorii wydatków potwierdza szereg interpretacji podatkowych. Dla przykładu można wskazać na interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 października 2019 r., nr 0115-KDIT3.4011.265.2019.3.PSZ, w której stwierdzono:

Podsumowując, stanowisko Wnioskodawcy w zakresie:

  - (...) możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wynagrodzeń osób, z którymi Spółka zawarła umowę o dzieło lub zlecenie (tj. z tytułu umów, o których mowa wart. 13 pkt 8 lit. a i c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych) wraz ze składkami ZUS uznaje się za prawidłowe;

  - (...) możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wydatków na nabycie materiałów i surowców przeznczonych do działalności BR uznaje się za prawidłowe;

  - (...) możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych wydatków na nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej uznaje się za prawidłowe;

  - (...) możliwości zaliczenia do kosztów kwalifikowanych koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego uznaje się za prawidłowe;

  - (...) zaliczenia do kosztów kwalifikowanych odpisów amortyzacyjnych, uznaje się za prawidłowe.

Podsumowując powyższe rozważania, w ocenie Spółki, ponoszone przez nią koszty wskazane w pkt 1-5 w opisie stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego, związane z pracą nad Produktem, stanowią (i będą stanowić w przyszłości) koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d u.p.d.o.p., podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Zgodnie z brzmieniem art. 18d ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „updop”, „uCIT”),

Stosownie do art. 4a pkt 26 updop,

W myśl art. 4a pkt 27 updop,

Stosownie do art. 4 ust. 2 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (t. j. Dz. U. z 2024 r. poz. 1571 ze zm., dalej: „Ustawa SWIN”),

W art. 4a pkt 28 updop ustawodawca wskazał, że:

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy SWIN,

Rodzaje kosztów kwalifikowanych podlegających odliczeniu w ramach ulgi na działalność badawczo-rozwojową zostały wymienione w art. 18d ust. 2-3 updop.

W myśl art. 18d ust. 2 updop, za koszty kwalifikowane uznaje się m.in.:

W myśl art. 18d ust. 3 updop,

Stosownie z art. 18d ust. 5 updop,

Zgodnie z art. 18d ust. 6 updop,

Natomiast, w myśl art. 18d ust. 7 updop, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Zgodnie z art. 18d ust. 7 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.,

W myśl art. 18d ust. 8 updop, w brzmieniu obowiązującym do 31 grudnia 2021 r.,

Stosownie do art. 18d ust. 8 updop, w brzmieniu obowiązującym od 1 stycznia 2022 r.,

Zgodnie z art. 15 ust. 1 uCIT:

Należy także zwrócić uwagę na brzmienie przepisu art. 9 ust. 1b updop, zgodnie z którym

Mając na uwadze powołane powyżej przepisy należy stwierdzić, że aby podatnikowi podatku dochodowego od osób prawnych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

  - podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową, koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów w rozumieniu updop,

  - koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych określonym przepisami art. 18d ust. 2-3 updop,

  - ww. koszty uzyskania przychodów stanowiły koszty kwalifikowane w rozumieniu updop, przy czym, jeżeli koszty kwalifikowane zostały poniesione w ramach badań podstawowych, badania te były prowadzone na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową w rozumieniu odrębnych przepisów,

  - jeżeli w roku podatkowym prowadził działalność na terenie specjalnej strefy ekonomicznej na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu, prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie zezwolenia/decyzji o wsparciu,

  - w ewidencji, o której mowa w art. 9 ust. 1b updop, podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

  - podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

  - kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w updop,

  - koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z zasadą przyjętą w orzecznictwie, jak i w doktrynie prawa podatkowego, ulgi podatkowe, w tym ulga badawczo-rozwojowa, są wyjątkiem od zasady równości i powszechności opodatkowania, tak więc przepisy regulujące prawo do ulgi winny być interpretowane ściśle.

Ad. 1

W celu stwierdzenia, czy opisana działalność stanowi działalność badawczo-rozwojową, należy przeprowadzić analizę nakierowaną na zidentyfikowanie przejawów działalności gospodarczej, które mogą zostać uznane za działalność badawczo-rozwojową (tj. tych aktywności podatnika, które spełniają definicje wskazane w art. 4a pkt 26-28 updop).

Przez działalność badawczo-rozwojową, należy rozumieć działalność twórczą obejmującą badania naukowe lub prace rozwojowe, podejmowaną w sposób systematyczny w celu zwiększenia zasobów wiedzy oraz wykorzystania zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.

Kluczowe jest zawarte w definicji działalności badawczo-rozwojowej rozróżnienie, które wskazuje, że taka działalność obejmuje dwa rodzaje aktywności - badania podstawowe i badania aplikacyjne zdefiniowane w art. 4 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy - Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce oraz prace rozwojowe, o których mowa w art. 4 ust. 3 tej ustawy.

Należy zwrócić uwagę na podkreślone wyłączenie w art. 4a ust. 3 ww. ustawy, mogące odnosić się do wielu przejawów aktywności podatnika. Zastrzeżenie zostało wprowadzone w celu wyeliminowania z zakresu ulgi na działalność badawczo-rozwojową tych przejawów aktywności podatnika, które pomimo ulepszenia istniejących procesów lub usług z uwagi na brak innowacyjnego charakteru (rutynowość) nie mogą stanowić prac rozwojowych.

Z ustawowej definicji wynika zatem, że taka działalność musi mieć charakter twórczy. Posłużenie się tym sformułowaniem wskazuje, że działalność badawczo-rozwojowa to taka aktywność, która nastawiona jest na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym, które nie mają odtwórczego charakteru. Jak podano w słowniku języka polskiego PWN, działalność twórcza to zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia (działalność - zespół działań podejmowanych w jakimś celu), powstania czegoś (twórczy - mający na celu tworzenie, tworzyć - powodować powstanie czegoś). W doktrynie prawa autorskiego podkreśla się natomiast, że cecha twórczości związana jest przede wszystkim z rezultatem działalności człowieka o charakterze kreacyjnym i jest spełniona wówczas, gdy istnieje nowy wytwór intelektu. Działalność twórcza oznacza, że „ustawodawca za przedmiot prawa autorskiego uznaje tylko rezultat (przejaw) takiego działania, który choćby w minimalnym stopniu odróżnia się od innych rezultatów takiego samego działania, a zatem, że posiada cechę nowości, której stopień nie ma znaczenia”. Zatem, twórczość działalności badawczo-rozwojowej może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Po drugie, z art. 4a pkt 26 updop, wynika, że działalność badawczo-rozwojowa musi być podejmowana w systematyczny sposób. Zgodnie ze słownikiem języka polskiego PWN słowo systematyczny oznacza (i) robiący coś regularnie i starannie, (ii) o procesach: zachodzący stale od dłuższego czasu, (iii) o działaniach: prowadzony w sposób uporządkowany, według pewnego systemu; też: o efektach takich działań; planowy, metodyczny. W związku z tym, że w definicji działalności badawczo-rozwojowej słowo „systematyczny” występuje w sformułowaniu „podejmowaną (działalność) w sposób systematyczny”, a więc odnosi się do „działalności”, czyli zespołu działań podejmowanych w jakimś celu, najbardziej właściwą definicją systematyczności w omawianym zakresie jest definicja obejmująca prowadzenie działalności w sposób uporządkowany, według pewnego systemu. Zatem, słowo systematycznie odnosi się również do działalności prowadzonej w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. To oznacza, że działalność badawczo-rozwojowa jest prowadzona systematycznie niezależnie od tego, czy podatnik stale prowadzi prace badawczo-rozwojowe, czy tylko od czasu do czasu, a nawet incydentalnie, co wynika z charakteru prowadzonej przez niego działalności oraz potrzeb rynku, klientów, sytuacji mikro i makroekonomicznej. Z powyższego wynika, że spełnienie kryterium „systematyczności” danej działalności nie jest uzależnione od ciągłości tej działalności, w tym od określonego czasu przez jaki działalność taka ma być prowadzona ani też od istnienia planu co do prowadzenia przez podatnika podobnej działalności w przyszłości. Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany.

Po trzecie, taka działalność musi mieć określony cel, tj. powinna być nakierowana na zwiększenie zasobów wiedzy oraz ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań. Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów.

Pamiętać trzeba, że w ramach prac rozwojowych następuje połączenie wyników prac badawczych z wiedzą techniczną w celu wprowadzenia do produkcji nowego lub zmodernizowanego wyrobu, nowej technologii czy nowego systemu organizacji. Innymi słowy, prowadzone systematyczne prace opierają się na istniejącej wiedzy, uzyskanej w wyniku działalności badawczej oraz/lub doświadczeń praktycznych i mają na celu wytworzenie nowych materiałów, produktów lub urządzeń, inicjowanie nowych i znaczące udoskonalenie już istniejących procesów, systemów i usług. Podmioty gospodarcze zajmujące się działalnością badawczo-rozwojową realizują ją obok swojej działalności podstawowej (np. przedsiębiorstwa przemysłowe dysponujące własnym zapleczem badawczo-rozwojowym, laboratoria, zakłady i ośrodki badawczo-rozwojowe, działy badawczo-technologiczne, biura konstrukcyjne i technologiczne, zakłady rozwoju technik, biura studiów i projektów itp.). Prace rozwojowe nie obejmują rutynowych i okresowych zmian wprowadzanych do istniejących produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, usług nawet jeśli takie zmiany mają charakter ulepszeń.

Co oznacza, że aktywność podatnika winna być nastawiona na tworzenie nowych i oryginalnych rozwiązań, często o charakterze unikatowym (które nie mają odtwórczego charakteru), związane z postępem naukowym, czy technologicznym.

Na powyższe kryteria wskazał także Minister Finansów w Objaśnieniach podatkowych z 15 lipca 2019 roku dotyczących preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej (dalej także: „Objaśnienia MF”), które w części 3.2.1. poświęcone są pojęciu działalności badawczo-rozwojowej, która znajduje zastosowanie m.in. do korzystania z ulgi badawczo-rozwojowej przewidzianej w art. 18d updop – co zostało wskazane w samej treści objaśnień (por. pkt 31 Objaśnień MF).

Zgodnie z Objaśnieniami MF, przez działalność twórczą należy rozumieć zespół działań podejmowanych w kierunku tworzenia, powstania czegoś, a twórczość działalności badawczo-rozwojowej przejawiać się może m.in.: opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika.

Dodatkowo, warto nadmienić, że walidacja (według Słownika języka polskiego PWN rozumiana jako ogół czynności mających na celu zbadanie odpowiedniości, trafności lub dokładności czegoś) nowego lub ulepszonego produktu/technologii/rozwiązań zwłaszcza w warunkach rzeczywistego funkcjonowania, gdzie głównym celem jest dalsze udoskonalenie techniczne, a których ostateczny kształt nie został określony została wyróżniona w Objaśnieniach MF jako typowe przejawy działalności twórczej w znaczeniu przyjmowanym dla potrzeb definicji prac badawczo-rozwojowych (por. pkt 36 Objaśnień MF). Co więcej, jak podkreślono w Objaśnieniach MF, istotnym elementem tego rodzaju działalności jest kreatywna aktywność wynikająca z działalności człowieka.

Jak wskazano w Objaśnieniach MF (na co zwrócił już uwagę Organ powyżej), w świetle obowiązujących w Polsce znaczeń pojęcia „systematyczność”, prowadzenie działalności w taki sposób może oznaczać realizację tego rodzaju działań:

  - w znaczeniu pierwszym – w sposób stały, od dłuższego czasu (regularnie), bądź

  - w znaczeniu drugim – w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (planowo, metodycznie).

Dla potrzeb definicji działalności badawczo-rozwojowej, kryterium to należy rozumieć zgodnie z drugim znaczeniem. W świetle powyższego, oznacza to, że kryterium systematyczności jest spełnione, gdy działalność prowadzona jest w sposób uporządkowany, według pewnego systemu (metodycznie, zgodnie z planem).

Należy jeszcze raz zaakcentować, że trzecim kryterium uznania danej działalności za badawczo-rozwojową jest zwiększanie zasobów wiedzy (zgodnie z Objaśnieniami MF – pkt 43, to pojęcie odnosi się przede wszystkim do badań naukowych) lub wykorzystania istniejących zasobów wiedzy (na co nakierowane są przede wszystkim prace rozwojowe, obejmujące zdobywanie, łączenie i kształtowanie wiedzy) do tworzenia nowych zastosowań (nowych, zmienionych lub usprawnionych produktów, procesów lub usług).

Jednocześnie, jak zauważono w treści cytowanych Objaśnień MF, ustawodawca nie zdefiniował sformułowania „zwiększania zasobów wiedzy, jednak przyjąć można, że sformułowanie to należy rozumieć z perspektywy danego podatnika a kluczowym jest element celowościowy (tj. zwiększenie poziomu wiedzy oraz wykorzystanie jej do tworzenia nowych zastosowań), bez względu na to, czy zdobywana wiedza stanowić będzie nowość tylko z perspektywy danego podmiotu, albo czy po jej zastosowaniu będzie służyć wyłącznie jednemu podmiotowi, czy też znajdzie szersze zastosowanie (por. pkt 45 Objaśnień MF).

Z opisu sprawy wynika, że działania Spółki charakteryzuje systematyczność, zaś wykonywane prace ukierunkowane są na powstawanie nowych rozwiązań, przy wykorzystaniu zasobu wiedzy Pracowników oraz know-how Spółki. Zadania wykonywane przez Pracowników mają charakter twórczy - stanowią innowacyjne rozwiązania, które w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących. Jednocześnie, Pracownicy działają pod nadzorem Spółki i w jej ramach, realizując Działania mające charakter rozwojowy, oparte na kreatywności i pomysłowości oraz według przyjętej metodologii.

Prowadzone przez Spółkę prace są:

a) ukierunkowane na nowe odkrycia (działalność nowatorska - umożliwia pozyskanie nowej wiedzy, w szczególności w kontekście rozwoju nowych koncepcji i pomysłów związanych z projektowaniem Produktu),

b) oparte na oryginalnych koncepcjach i hipotezach (działalność twórcza wykluczająca wszelkie rutynowe, odtwórcze działania związane np. ze zmianami w Produkcie).

W ramach Działań powstaje nowa wiedza z zakresu (…), której efektem jest opracowanie przez Spółkę nowego rozwiązania/ulepszenie Produktu.

Zatem, Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy w świetle przedstawionego stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego działalność Wnioskodawcy można uznać za działalność badawczo-rozwojową, o której mowa w art. 4a pkt 26 - 28 updop, jest prawidłowe.

Ad. 2

Państwa wątpliwości w zakresie pytania oznaczonego nr 2, dotyczą ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę koszty wskazane w pkt 1-5, ponoszone w związku z pracą nad Produktem, stanowią i będą stanowić koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d u.p.d.o.p., podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania.

Z opisu sprawy wynika, że w związku z działaniami, Państwa Spółka ponosi/będzie ponosić określonego typu wydatki:

1. wynagrodzenie Pracowników obejmujące wynagrodzenie zasadnicze oraz wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, za urlop lub inną usprawiedliwioną nieobecność, nagrody, dodatki;

2. koszty dodatkowe związane z Pracownikami: dodatkowe ubezpieczenie medyczne Pracowników, ubezpieczenia grupowe, koszt tzw. programu benefitowego (do wykorzystania na np.: kartę sportową, wydarzenia kulturalne, podróże) oraz benefitu w postaci np. kursu językowego: koszty związane ze szkoleniami pracowników i współpracowników (związane z prowadzeniem prac badawczo - rozwojowych) oraz wydatki Wnioskodawcy na podróże służbowe Pracowników związane z pracami w zakresie prac badawczo - rozwojowych (m.in. diety i inne należności związane z podróżą, wydatki na nocleg, bilety, koszty paliwa itp.);

3. składki na ubezpieczania społeczne Pracowników w części finansowanej przez Spółkę (z wyłączeniem Funduszu Pracy oraz Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

4. odpisy amortyzacyjne od środków trwałych (z wyłączeniem samochodów osobowych, budynków, budowli i lokali będących odrębną własnością) oraz od wartości niematerialnych i prawnych związane z:

- licencjami oraz prawami autorskimi,

- sprzętem komputerowym i elektronicznym (serwery, komputery, laptopy, monitory),

- sprzętem i wyposażeniem biurowym (słuchawki, kamerki oraz pozostałe peryferia komputerowe, biurka, krzesła, kontenery, regały na dokumenty);

5. odpisy amortyzacyjne w zakresie środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, których wartość początkowa jest równa lub niższa niż 10.000,00 zł i do których Wnioskodawca stosuje możliwość tzw. jednorazowej amortyzacji.

W zakresie wynagrodzeń pracowników, wskazać należy, że przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane należności z tytułu wynagrodzeń pracownika, który realizuje wskazany cel, tj. wykonuje prace badawczo-rozwojowe. Istotne jest aby pracownik faktycznie wykonywał zadania będące realizacją prac badawczo-rozwojowych, wówczas wynagrodzenie takiego pracownika oraz koszty świadczeń poniesionych na jego rzecz będą mogły stanowić dla Wnioskodawcy koszt kwalifikowany w całości.

Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej.

Stosownie do art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2026 r., poz. 592 ze zm., dalej: „updof”),

W tym miejscu zauważyć należy, że wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki i nagrody zostały wymienione wprost w art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, jako przychody ze stosunku pracy, a zatem mieszczą się w katalogu kosztów kwalifikowanych, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 updop.

Natomiast, użyty w art. 12 ust. 1 updof, zwrot „w szczególności” oznacza, że poszczególne kategorie przychodów zostały wymienione jedynie przykładowo. Zatem, ww. katalog jest katalogiem otwartym. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są więc wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego, mające swoje źródło w łączącym pracownika z pracodawcą stosunku pracy lub stosunku pokrewnym.

Przepisy podatkowe dają możliwość uznania za koszty kwalifikowane, poza należnościami z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1 updop), należności z tytułów, o których mowa w art. 13 pkt 8 lit. a ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, oraz sfinansowanych przez płatnika składek z tytułu tych należności określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (w myśl art. 18d ust. 2 pkt 1a updop).

Zgodnie z art. 13 pkt 8 lit. a updof.:

Zatem, koszty kwalifikowane prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej stanowią wydatki na wynagrodzenia osób z którymi zawarta została umowa zlecenia lub umowa o dzieło, a którzy wykonują określone prace w ramach prowadzonej przez Państwa działalności badawczo-rozwojowej, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia i o dzieło w danym miesiącu.

Mając powyższe na uwadze, należy zatem przyjąć, że to faktyczne wykonywanie określonych czynności w zakresie działalności badawczo-rozwojowej przesądza o tym, czy wynagrodzenie oraz składki od wynagrodzenia (w całości lub w części) stanowią koszt kwalifikowany, o którym mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 i 1a updop.

Należy podkreślić, że ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego, wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi.

Dalej, przechodząc do odpisów amortyzacyjnych jako kosztów kwalifikowanych na potrzeby stosowania ulgi badawczo-rozwojowej, należy mieć na uwadze cytowany już art. 18d ust. 3 updop, zgodnie z którym za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.

Na gruncie powyższego przepisu można wskazać na przesłanki, jakie muszą zostać spełnione, aby odpisy amortyzacyjne od środków trwałych stanowiły koszty kwalifikowane.

Odpisy amortyzacyjne mogą zostać odliczone od podstawy opodatkowania w ramach ulgi badawczo-rozwojowej pod warunkiem, że:

  - zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów oraz zostały dokonane w danym roku podatkowym;

  - nie dotyczą środków trwałych/wartości niematerialnych i prawnych wprost wyłączonych z zakresu ulgi, tj. samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością;

  - środek trwały/wartość niematerialna i prawna, którego dotyczy odpis, wykorzystywany jest w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Stosownie do art. 15 ust. 6 uCIT,

W myśl art. 16f ust. 3 uCIT,

Co do zasady odpisy amortyzacyjne dokonane od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w działalności badawczo-rozwojowej, mogą być objęte omawianą ulgą badawczo-rozwojową przy spełnieniu warunków wskazanych w art. 18d uCIT.

Zatem, istnieje możliwość zaliczenia do kosztów kwalifikowanych w rozumieniu art. 18d ust. 3 uCIT, w ramach limitów, odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych jeżeli są one rzeczywiście wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej. Natomiast, jeżeli służą one bieżącej działalności, odpisy amortyzacyjne od tych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych nie stanowią kosztów kwalifikowanych.

Choć ustawodawca nie użył w treści art. 18d ust. 3 ustawy o CIT, sformułowania „wyłącznie”, to jednoznacznie wskazał, że za ww. koszty kwalifikowane podatnicy mogą uznać dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, jak i wartości niematerialnych i prawnych, jeżeli są one wykorzystywane w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Wyjaśnić zatem należy, że powyższe sformułowanie oznacza, że odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, w całości stanowią koszt kwalifikowany, w myśl ww. przepisu, jeżeli składniki te są rzeczywiście wykorzystywane jedynie do działalności badawczo-rozwojowej.

Natomiast, w sytuacji, gdy ww. składniki będą częściowo wykorzystywane do działalności badawczo-rozwojowej a częściowo do bieżącej działalności, to w takim przypadku koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Państwa stanowisko w zakresie ustalenia, czy ponoszone przez Spółkę koszty wskazane w pkt 1-5, ponoszone w związku z pracą nad Produktem, stanowią i będą stanowić koszty kwalifikowane w rozumieniu art. 18d updop, podlegające odliczeniu od podstawy opodatkowania, jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Odnosząc się do powołanej interpretacji indywidualnej należy wskazać, że dotyczą ona konkretnej i indywidualnej sprawy podatnika w określonym stanie faktycznym/zdarzeniu przyszłym i w tej danej sprawie rozstrzygnięcie w niej zawarte jest wiążące.

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego oraz zdarzenia przyszłego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym, a w części dotyczącej zdarzenia przyszłego – stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego/zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

  - Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

  - Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

  - Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

  - w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

  - w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.