0111-KDIB1-3.4010.246.2026.1.JMS

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

8 maja 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy ustalenia, czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup opisanych Usług poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników podróży służbowej, a dokumentowanych fakturami wystawionymi na dane imienne Pracownika oraz paragonami (bez określenia numeru NIP Wnioskodawcy).

Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

(…) Sp. z o.o. (dalej: „Spółka” lub „Wnioskodawca”) jest (…), obejmującego branże (…), a także (…). Spółka jest czynnym podatnikiem VAT w Polsce.

W ramach działalności produkcyjnej Spółka zajmuje się:

• kompleksową produkcją (…),

• świadczeniem usług (…).

Charakter czynności wykonywanych przez pracowników Spółki wymaga licznych podróży służbowych.

Podróż służbowa ma miejsce w przypadku, w którym Pracownik na polecenie Spółki wykonuje zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.

W związku z wykonywanymi zadaniami służbowymi Pracownicy Spółki dokonują szeregu zakupów na rzecz Spółki, które są związane z m.in. podróżami służbowymi, w tym z usługami noclegowymi, utrzymaniem i korzystaniem z pojazdów służbowych, organizacją spotkań (m.in. spotkań z kontrahentami/potencjalnymi kontrahentami), dalej łącznie te usługi określane jako: „Usługi”.

Ponoszone przez Pracowników wydatki na zakup opisanych powyżej Usług regulowane są na rzecz sprzedawców ze środków Spółki poprzez służbowe karty płatnicze, tj. karty kredytowe (karty, których dysponentami są Pracownicy, a Spółka zabezpiecza limity i gwarantuje spłaty z środków Spółki). Spółka posiada procedurę dla służbowych kart płatniczych (kart kredytowych) wykorzystywanych przez Pracowników. Zgodnie z procedurą, Pracownik będący w posiadaniu karty służbowej zobowiązany jest do używania jej wyłącznie do celów związanych z koniecznymi i uzasadnionymi wydatkami służbowymi ponoszonymi podczas podróży służbowej. W przypadku użycia karty do celów innych niż służbowe Wnioskodawca dysponuje prawem żądania od pracownika zwrotu środków wydatkowanych w sposób nieuprawniony, tj. na wydatki prywatne pracownika nie związane z wykonywaną pracą.

Pracownik w procesie rozliczania poniesionych wydatków na zakup opisanych powyżej Usług ma kategoryczny zakaz wykazywania wydatków osobistych.

Proces rozliczania wydatków służbowych z tytułu zakupu opisanych powyżej Usług odbywa się w następujący sposób:

1) Zgodnie z obowiązującą procedurą rozliczania wydatków służbowych (wewnętrzną polityką), Pracownicy każdorazowo tworzą tzw. rozliczenie wydatków służbowych w przeznaczonym do tego systemie finansowo-księgowym Spółki (…). W tym trybie Pracownicy rozliczają zarówno wydatki na zakup opisanych powyżej Usług jak i inne wydatki związane z podróżami służbowymi np. diety. Pracownicy uzupełniają w systemie podstawowe dane dotyczące danego zakupu (m.in. typ wydatku, opis wydatku, nazwę dostawcy, uzasadnienie biznesowe poniesionego wydatku) oraz załączają dokument zewnętrzny potwierdzający poniesienie danego wydatku (w przypadku dokumentów papierowych - załączają zdjęcie/skan takiego dokumentu, a w przypadku dokumentów elektronicznych - załączają je bezpośrednio do systemu).

2) Następnie, tak uzupełniony raport przekazywany jest do akceptacji uprawnionych do tego przełożonych pracowników składających dane rozliczenie.

Z uwagi na wprowadzenie systemu KSEF oraz wynikające z tego faktu możliwość dublowania (poprzez wpływ faktury przez KSEF jak i papierowo/elektronicznie poprzez ten sam dokument dostarczony przez Pracowników) faktur u Wnioskodawcy planowane jest wprowadzenie zasady, iż Pracownicy będą dokumentowali wydatki na zakup opisanych powyżej Usług fakturą/rachunkiem wystawionym na dane osobiste pracownika dokonującego zakupu danej Usługi.

Ponadto, mogą się zdarzyć przypadki dokumentowania takich wydatków na zakup Usług poprzez paragony (bez określenia numeru NIP Wnioskodawcy).

Faktury imienne wystawione na dane (imię i nazwisko) danego Pracownika za Usługi oraz paragony wprowadzane będą do wewnętrznego systemu rozliczeniowego Spółki (w opisany powyżej sposób) i następnie analizowane pod kątem poprawności ich rozliczenia zgodnie z politykami obowiązującymi w Spółce.

W tym celu dokonywana jest podwójna weryfikacja:

1. Weryfikacja formalno-merytoryczna rozliczenia złożonego przez danego pracownika - dokonywana jest przez pracowników Działu Finansów i polegająca na:

a) sprawdzeniu zgodności poniesionych wydatków z procedurami Spółki i przepisami - w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo:

- czy faktury, paragony i inne dokumenty zawierają prawidłowe dane, daty oraz nazwy usługodawców/dostawców;

- czy wydatki powinny się kwalifikować jako koszty uzyskania przychodu dla Spółki - dokonywana jest weryfikacja pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT;

b) weryfikacji danych finansowych - w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo:

- czy kwoty na fakturach i Innych dokumentach, w tym paragonach zgadzają się z tymi w systemie;

c) kontroli zgodności z polityką wewnętrzną i kontrolą wewnętrzną - w ramach dokonywanych czynności weryfikowane jest przykładowo:

- czy faktury i inne dokumenty pod względem formalnym i rachunkowym są zgodne z obowiązującymi procedurami w Spółce, polityką podróży służbowych oraz wymaganiami kontroli wewnętrznej Spółki;

- sprawdzanie kompletności dokumentów;

- czy zachowana jest spójność danych między fakturami i Innymi dokumentami a raportem Pracownika.

2. Weryfikacja merytoryczna - dokonywana jest przez osobę uprawnioną do akceptacji kosztów danego działu w Spółce i polega na ocenie zasadności poniesionego przez Pracownika wydatku. Oznacza to, że każdy wydatek jest zatwierdzany do rozliczenia po zbadaniu zasadności jego poniesienia oraz powiązania wydatku z działalnością Spółki.

Rozliczenie dokonywane jest z wykorzystywanym systemem finansowo-księgowym do rozliczania wydatków służbowych, który weryfikuje i sprawdza dostarczone przez Pracownika dokumenty pod kątem ewentualnego ryzyka istnienia duplikatów faktur/paragonów.

Raporty wydatkowe (rozliczenie wydatków służbowych) Pracowników powinny zostać złożone w terminach określonych w wewnętrznej polityce Spółki i są archiwizowane wraz z dostarczoną przez Pracownika dokumentacją (opisaną powyżej) w bazie Spółki (dedykowanym systemie finansowo-księgowym).

Po zakończonym pozytywnie etapie weryfikacyjnym i akceptacji danego wydatku, dochodzi do zaksięgowania przez Spółkę operacji na podstawie wygenerowanego raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych) i rozpoznawane jest prawo do zaliczenia wydatku poniesionego przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy CIT.

Dla celów rozliczenia podatku dochodowego Spółki, po zaksięgowaniu operacji na podstawie wygenerowanego raportu wydatków (rozliczenia wydatków służbowych), pracownicy Spółki dokonują zakwalifikowania wydatków pod kątem spełnienia przesłanek uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, w tym oceny, czy przedmiotowy wydatek poniesiony przez Spółkę nie stanowi jednego z kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT. Ponowna analiza w ramach kontroli wewnętrznej dokonywana jest na wytypowanej próbie raportów wydatków (rozliczeniach wydatków służbowych).

Dla celów niniejszego wniosku Spółka przyjmuje, że wszystkie omawiane wydatki pracownicze zostaną pokryte z majątku Spółki, będą rzeczywiste i definitywne i nie będą wymienione w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Pytanie

Czy Wnioskodawcy przysługuje prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup opisanych powyżej Usług poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników podróży służbowej, a dokumentowanych fakturami wystawionymi na dane imienne Pracownika oraz paragonami (bez określenia numeru NIP Wnioskodawcy)?

Państwa stanowisko w sprawie

W opinii Wnioskodawcy, przysługuje jemu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup opisanych powyżej Usług poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników podróży służbowej, a dokumentowanych fakturami wystawionymi na dane imienne Pracownika oraz paragonami (bez określenia numeru NIP Wnioskodawcy).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy CIT, przy czym koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Organy podatkowe prezentują stanowisko, iż celem zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu wydatek powinien spełniać łącznie poniższe warunki:

1) został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

2) jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

3) pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

4) poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

5) został właściwie udokumentowany,

6) nie może znajdować się w grupie wydatków, których na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Z powyższego wynika, że warunki rozpoznania kosztu podatkowego dotyczące poniesienia go przez podatnika (Spółkę) oraz definitywności wydatku zostają spełnione, ponieważ to Spółka ponosi ekonomiczny ciężar wydatku oraz nie jest on w żaden sposób Spółce zwracany. Wydatki te mają ścisły związek z wykonywanymi przez Pracowników obowiązkami wynikającym ze stosunku pracy, co świadczy o tym, że pozostają w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą oraz zostały poniesione w celu uzyskania przychodów lub zabezpieczenia ich źródła.

W przedmiocie udokumentowania kosztu uzyskania przychodu należy wskazać, iż żaden przepis prawny nie wymaga faktu wystawienia faktury bezpośrednio na podatnika.

Bazując na opisanej w stanie faktycznym procedurze rozliczania i weryfikacji wydatków na Usługi Spółka jest zdania, iż każdy wydatek pracowniczy na Usługi Hotelowe spełnia warunek z art. 15 ust. 1 ustawy CIT oraz nie jest wydatkiem wymienionym w katalogu znajdującym się w art. 16 ust. 1 ustawy CIT.

Sądy administracyjne jak i organy podatkowe dopuszczają sytuacje dokumentowania danego wydatku zarówno fakturami wystawionymi na podatnika jak i innymi dokumentami.

Przykładowo, warto odwołać się do wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 12 września 2017 roku sygn. II FSK 2300/15 gdzie wskazano: „Naczelny Sąd Administracyjny nie kwestionuje możliwości dowodzenia faktu poniesienia określonych kosztów różnymi dowodami”. Podobnie w wyroku NSA z 15 maja 2018 r., sygn. II FSK 1034/16 gdzie wskazano „Jeśli brak faktury jest trwały - czyli jak w opisanym przypadku - można posłużyć się innymi dowodami potwierdzającymi poniesienie wydatku”.

Warto odwołać się też do interpretacji indywidualnej z 24 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP2- 1.4010.176.2020.1.JS, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał za prawidłowe następujące stanowisko podatnika:

„Zdaniem Spółki, w związku z momentem potrącalności kosztów bezpośrednich określonym przez ustawodawcę w art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o p.d.o.p., możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów kwoty kosztów bezpośrednich ujętych w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (polecenia księgowania). Według Spółki w sytuacjach kiedy w księgach rachunkowych ujęte zostanie konkretne i zidentyfikowane co do kwoty, terminu płatności i tytułu z którego pochodzi, zobowiązanie na podstawie dokumentu księgowego to może być ono uznane za koszt uzyskania przychodu w momencie odpowiadającym uzyskanemu przychodowi, gdyż zasadniczo przepisy art. 15 ust. 4, 4b i 4c ustawy o p.d.o.p. nie odwołują się (inaczej niż w art. 15 ust. 4e ustawy o p.d.o.p.) do posiadanych dokumentów (w tym faktur) lecz do związku z przychodem. Jak podkreślono wcześniej w opisie stanu faktycznego - koszty zaksięgowane w sposób opisany powyżej (na podstawie poleceń księgowania) w danym okresie rozliczeniowym stanowią tak zwaną podstawę kosztową do kalkulacji wynagrodzenia za usługi wykonane w danym okresie rozliczeniowym.

Wynagrodzenie to bowiem kalkulowane jest jako suma podstawy kosztowej oraz marży procentowej liczonej od tej podstawy kosztowej”.

Ustawa CIT nie zawiera szczegółowych regulacji w zakresie dokumentowania wydatków podatnika. Warto przytoczyć art. 9 ust. 1 ustawy CIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy. Regulacja ta powinna być rozpatrywana w połączeniu z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120 ze. zm. dalej: „UoR”). Ustawa ta reguluje zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych.

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być

1) w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowodami księgowymi, jak powyżej są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

W konsekwencji, skoro wydatki na opisane Usługi będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez złożony przez Pracownika raport zgodnie z wewnętrzną polityką Spółki, w ramach którego załączona będzie faktura imienna zawierająca dane imienna Pracownika lub paragon (bez określenia numeru NIP Wnioskodawcy) to zasadne jest uznanie, że Wnioskodawca ma prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Co ważne, opisany przez Spółkę sposób postępowania odpowiada dotychczasowej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej i jest powszechnie stosowaną na rynku metodą dokumentowania wydatków służbowych pracowników w dużych organizacjach. Warto tutaj wskazać na interpretację Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 stycznia 2026 r. sygn. 0114‑KDIP2-2.4010.553.2025.1.PK, czy też interpretację indywidualną z 30 maja 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.213.2025.1.BS.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które Państwo przedstawili we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554, dalej: „ustawa o CIT”):

Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. (…)

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

-  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

-  został właściwie udokumentowany,

-  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo - skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Państwa wątpliwości budzi kwestia ustalenia, czy przysługuje Państwu prawo do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup opisanych Usług poniesionych przez Spółkę w związku z rozliczeniem przez Pracowników podróży służbowej, a dokumentowanych fakturami wystawionymi na dane imienne Pracownika oraz paragonami (bez określenia numeru NIP Wnioskodawcy).

Odnosząc się do Państwa wątpliwości stwierdzić należy, że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych nie regulują wprost sposobu dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Normą prawną, która ma zastosowanie w sprawie jest art. 9 ust. 1 ustawy o CIT.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględniania w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.

Przepisy regulujące dokumentowanie zapisów w księgach przy pomocy dowodów księgowych zawiera ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 522).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi”:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

2) korygujące poprzednie zapisy;

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu;

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa:

1) w ust. 1 pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów;

2) w ust. 1 pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo - skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Podstawowymi dowodami zewnętrznymi obcymi są faktury VAT. Wobec czego przechodząc na grunt przepisów podatkowych wskazać trzeba na ustawę, która określa zasady wystawiania i przechowywania faktur VAT.

W przepisach art. 112a ust. 1 – 4 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775 ze zm., dalej: „ustawa o VAT”) ustawodawca wskazał w jaki sposób powinny być przechowywane faktury VAT.

Zgodnie z art. 112a ust. 1 ww. ustawy:

Podatnicy przechowują:

1) wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,

2) otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie

- w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Na podstawie art. 112a ust. 2 ustawy o VAT:

Podatnicy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium kraju są obowiązani do przechowywania faktur na terytorium kraju.

Stosownie do art. 112a ust. 3 powyższej ustawy:

Przepisu ust. 2 nie stosuje się, jeżeli faktury są przechowywane poza terytorium kraju w formie elektronicznej w sposób umożliwiający naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, dostęp on-line do tych faktur.

W myśl art. 112a ust. 4 ustawy:

Podatnicy zapewniają naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Dowodami księgowymi, jak wskazano na wstępie, są również dowody wewnętrzne, sporządzone zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów o rachunkowości.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Zatem, skoro wydatki na zakup opisanych we wniosku Usług będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami ustawy o rachunkowości poprzez faktury wystawione na dane imienne Pracownika oraz paragonami, to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów na podstawie opisanych we wniosku dowodów księgowych.

Zatem, przedstawione przez Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Odnosząc się do powołanych interpretacji indywidualnych należy wskazać, że dotyczą one konkretnej i indywidualnej sprawy podatnika w określonym stanie faktycznym (zdarzeniu przyszłym) i w tej danej sprawie rozstrzygnięcia w nich zawarte są wiążące.

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego i stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania interpretacji.

Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, gdy rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem zdarzenia przyszłego podanym przez Wnioskodawcę w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, udzielona interpretacja traci swoją aktualność.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

-  Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli: Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

-  Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej stanowi element czynności będących przedmiotem decyzji wydanej:

1) z zastosowaniem art. 119a;

2) w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3) z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

-  Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

-  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

-  w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Elektronicznej Skrzynki Podawczej Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.