0111-KDIB1-2.4010.392.2026.1.EKB

Interpretacja indywidualna – stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego zdarzenia przyszłego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

24 lipca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie podatku dochodowego od osób prawnych. Treść wniosku jest następująca:

Opis zdarzenia przyszłego

Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia pracowników, którzy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych ponoszą wydatki związane z działalnością Wnioskodawcy. Obejmują one w szczególności wydatki związane z podróżami służbowymi (m.in. koszty przejazdów, noclegów, opłat parkingowych i drogowych, paliwa, taksówek), a także inne wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, takie jak wydatki na spotkania biznesowe, prezenty biznesowe czy inne wydatki, których poniesienie pozostaje w związku z działalnością gospodarczą Wnioskodawcy.

W Spółce funkcjonuje elektroniczny system służący do rozliczania wydatków pracowniczych (dalej: „System”). Za jego pośrednictwem pracownicy dokonują rozliczenia zarówno wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowych, jak również pozostałych wydatków służbowych. Rozliczenie powinno zostać dokonane w terminach określonych w obowiązujących procedurach wewnętrznych Wnioskodawcy. Obecnie wydatki dokumentowane są fakturami wystawianymi na Wnioskodawcę. Pracownik, który poniósł wydatek, dokonuje jego rozliczenia w Systemie, wskazując informacje pozwalające na identyfikację wydatku, jego celu oraz związku z wykonywanymi obowiązkami służbowymi, a także określając sposób jego sfinansowania, w szczególności wskazując, czy wydatek został pokryty ze środków własnych pracownika i podlega zwrotowi, czy został opłacony przy użyciu służbowej karty płatniczej.

Dotychczas (przed wejściem w życie KSeF) do rozliczenia dołączane były dokumenty potwierdzające poniesienie wydatku. Po sporządzeniu rozliczenia podlega ono akceptacji przełożonego pracownika, a następnie weryfikacji przez właściwe komórki finansowo-księgowe. W przypadku dokumentów sporządzonych w postaci papierowej pracownik ma obowiązek załączyć dokument w wersji elektronicznej (np. w formie skanu) w Systemie, a po otrzymaniu zwrotu środków – zutylizować fakturę papierową. Po zakończeniu procesu weryfikacji wydatki są ujmowane w księgach rachunkowych Wnioskodawcy, a w przypadku wydatków sfinansowanych przez pracownika z własnych środków następuje ich zwrot.

W związku z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur („KSeF”) Wnioskodawca rozważa zmianę sposobu dokumentowania części wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników. Obecnie faktury wystawiane na Wnioskodawcę są udostępniane Spółce za pośrednictwem KSeF. W przypadku wydatków pracowniczych powoduje to konieczność każdorazowego identyfikowania przez pracowników działu księgowości osoby, która poniosła dany wydatek, ustalenia sposobu jego rozliczenia oraz zweryfikowania, czy wydatek podlega akceptacji i zwrotowi. Z uwagi na znaczną liczbę tego rodzaju dokumentów rozwiązanie to istotnie zwiększa nakład pracy związany z obsługą procesu rozliczania wydatków pracowniczych. Przygotowywana jest procedura dla wydatków, dla których dokumenty otrzymywane są przez KSeF.

W celu usprawnienia procesu rozliczeń Wnioskodawca rozważa też dopuszczenie możliwości dokumentowania wydatków służbowych fakturami wystawianymi imiennie na pracowników. Dotyczyłoby to wyłącznie wydatków ponoszonych przez pracowników w interesie i na potrzeby działalności gospodarczej Wnioskodawcy, które zgodnie z obowiązującymi procedurami podlegałyby rozliczeniu przez Spółkę. W proponowanym modelu pracownik nadal dokonywałby rozliczenia wydatku za pośrednictwem Systemu. Do rozliczenia dołączałby fakturę wystawioną na swoje dane oraz wskazywał informacje identyfikujące wydatek, jego cel, związek z wykonywanymi obowiązkami służbowymi oraz sposób jego sfinansowania. Rozliczenie podlegałoby następnie akceptacji przełożonego oraz weryfikacji przez właściwe komórki finansowo-księgowe, analogicznie jak ma to miejsce obecnie. Faktury wystawione na pracowników nie byłyby udostępniane Wnioskodawcy za pośrednictwem KSeF, lecz byłyby przekazywane przez pracowników w ramach obowiązującej procedury rozliczania wydatków służbowych. Zmianie uległby wyłącznie podmiot wskazany jako nabywca na fakturze oraz sposób przekazania dokumentu do Wnioskodawcy. Pozostałe elementy procesu rozliczania wydatków, obejmujące ich opis, akceptację merytoryczną, weryfikację formalną, ocenę możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów oraz ujęcie w księgach rachunkowych, pozostałyby niezmienione.

Pytanie

Czy w opisanym zdarzeniu przyszłym wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na pracowników, przekazywanymi następnie przez pracowników Spółce wraz z rozliczeniem poniesionych kosztów, mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pomimo że faktury te nie zostały wystawione na Spółkę i nie zostały jej udostępnione za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, w opisanym zdarzeniu przyszłym wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na pracowników, mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „ustawa CIT”).

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów albo zachowania lub zabezpieczenia ich źródła, z wyjątkiem wydatków wskazanych w art. 16 ust. 1 ustawy. Dla kwalifikacji wydatku decydujące znaczenie ma jego związek z działalnością gospodarczą podatnika, poniesienie ekonomicznego ciężaru wydatku oraz jego właściwe udokumentowanie. Przepisy ustawy CIT nie uzależniają natomiast możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów od tego, aby dokument potwierdzający jego poniesienie był wystawiony wyłącznie na podatnika. Ustawa CIT nie reguluje zasad dokumentowania kosztów.

Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy CIT, podatnicy prowadzą ewidencję rachunkową zgodnie z odrębnymi przepisami, tj. ustawą o rachunkowości. Oznacza to, że podstawą rozpoznania kosztu są rzetelne i kompletne dowody księgowe odzwierciedlające rzeczywisty przebieg zdarzeń gospodarczych. Jeżeli dokumentacja spełnia wymagania ustawy o rachunkowości, może stanowić podstawę rozpoznania kosztu podatkowego.

W opisanym zdarzeniu przyszłym wydatki będą ponoszone wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej Spółki. Pracownik będzie jedynie dokonywał zakupu, natomiast ekonomiczny ciężar wydatku poniesie Spółka poprzez jego zwrot albo rozliczenie wydatku poniesionego przy użyciu firmowych środków płatniczych. Każdy wydatek będzie objęty procedurą obejmującą wskazanie celu biznesowego, akceptację merytoryczną oraz weryfikację formalną przed ujęciem w księgach rachunkowych.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w najnowszej praktyce interpretacyjnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej. W interpretacji z 17 kwietnia 2026 r. (0111-KDIB1-1.4010.76.2026.1.SH) organ potwierdził, że faktury imienne wystawione na pracowników nie wykluczają zaliczenia zwracanych wydatków do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy.

Analogiczne stanowisko zaprezentowano w interpretacji z 20 kwietnia 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.30.2026.2.DW), uznając, że faktury, rachunki czy paragony wystawione na pracownika mogą stanowić element dokumentacji będącej podstawą rozpoznania kosztu podatkowego.

Również w interpretacji z 26 maja 2026 r. (0111-KDIB1-3.4010.150.2026.1.JG) Dyrektor KIS wskazał, że ustawa CIT nie zawiera zamkniętego katalogu dokumentów stanowiących podstawę rozpoznania kosztów podatkowych. Wydatki pracowników mogą być dokumentowane elektronicznymi raportami wydatków wraz ze skanami dokumentów, potwierdzeniami płatności lub oświadczeniami pracowników, o ile dokumentacja spełnia wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości i pozwala wykazać spełnienie przesłanek z art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Organ zwrócił również uwagę, że po wdrożeniu obowiązkowego KSeF część wydatków pracowników będzie dokumentowana fakturami wystawionymi na dane pracownika, co nie wyłącza możliwości ich podatkowego rozliczenia.

Przywołane interpretacje potwierdzają jednolitą linię interpretacyjną, zgodnie z którą dla celów podatku dochodowego kluczowe znaczenie ma cel i rzeczywisty charakter wydatku, jego związek z działalnością gospodarczą podatnika, poniesienie ekonomicznego ciężaru przez podatnika oraz możliwość jego rzetelnego udokumentowania. Drugorzędne znaczenie ma natomiast to, czy faktura została wystawiona na spółkę czy na pracownika.

W ocenie Wnioskodawcy powyższe wnioski pozostają aktualne również po wprowadzeniu obowiązkowego KSeF. System ten reguluje sposób wystawiania i udostępniania faktur, nie zmienia natomiast przesłanek uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów. W konsekwencji wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na pracowników i przekazywanymi Spółce wraz z rozliczeniem kosztów zgodnie z obowiązującą procedurą, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

Na wstępie należy zauważyć, że pytania przedstawione przez Państwa we wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej wyznaczają zakres przedmiotowy tego wniosku. Wydana interpretacja dotyczy więc tylko sprawy będących przedmiotem Państwa zapytania. Inne kwestie wynikające z opisu sprawy i własnego stanowiska, nieobjęte pytaniami nie zostały rozpatrzone w niniejszej interpretacji.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

·  został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

·  jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

·  pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

·  poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

·  został właściwie udokumentowany,

·  nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Należy zaznaczyć, że to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, na podstawie zgromadzonego przez tychże podatników materiału dowodowego. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego między kosztami a przychodami podatnika.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany.

Powyższy przepis w żadnym miejscu nie odnosi się do kwestii sposobu dokumentowania wydatków w związku z zaliczaniem ich do kosztów uzyskania przychodów.

W myśl art. 9 ust. 1 ustawy o CIT:

Powyższy przepis wskazuje, że wydatki, które stanowić mają koszty uzyskania przychodów spełniać powinny wymogi, jakie stawia dowodom księgowym ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.). Zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych wskazują art. 20, art. 21 oraz art. 22 ustawy o rachunkowości.

Z przepisów tej ustawy wynika, że podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej (art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości). Księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco (art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości), a transakcje udokumentowane rzetelnymi dowodami księgowymi (art. 22 ustawy o rachunkowości).

Zgodnie z art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości:

W myśl art. 20 ust. 3 ww. ustawy:

Według art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości:

Zgodnie natomiast z art. 21 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

Stosownie do art. 21 ust. 1a ww. ustawy:

Powyższe przepisy ustalają zasady dokumentowania operacji gospodarczych, a w szczególności warunki, jakim powinny odpowiadać dowody księgowe stanowiące podstawę zapisów w księgach rachunkowych. W świetle tych przepisów dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, wolne od błędów rachunkowych, zawierające wymienione wyżej elementy.

Dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych. Podatnik, uznając określone wydatki za koszty uzyskania przychodu, odnosi ewidentne korzyści, ponieważ o te koszty pomniejszona zostaje podstawa opodatkowania. Podejmując decyzję o poniesieniu określonych kosztów, podatnik winien na podstawie racjonalnych i obiektywnych przesłanek uzasadnić związek kosztu z przychodem. Na podatniku spoczywa ciężar dowodu w zakresie wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a uzyskanym przychodem. Dopiero na podstawie dokumentów, Spółka ma prawo zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodów.

Mając na uwadze powyższe, należy stwierdzić, że wydatek poniesiony może stanowić koszt uzyskania przychodów, na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, o ile zostanie prawidłowo udokumentowany przez Spółkę.

Jak wynika z opisu sprawy, Wnioskodawca prowadzi działalność gospodarczą i zatrudnia pracowników, którzy w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych ponoszą wydatki związane z działalnością Wnioskodawcy. W Spółce funkcjonuje elektroniczny system służący do rozliczania wydatków pracowniczych, za którego pośrednictwem pracownicy dokonują rozliczenia zarówno wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowych, jak również pozostałych wydatków służbowych. Obecnie wydatki dokumentowane są fakturami wystawianymi na Wnioskodawcę. W związku z wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) Wnioskodawca rozważa zmianę sposobu dokumentowania części wydatków służbowych ponoszonych przez pracowników, ponieważ w obecnej sytuacji powoduje to konieczność każdorazowego identyfikowania osoby, która poniosła dany wydatek, ustalenia sposobu jego rozliczenia oraz zweryfikowania, czy wydatek podlega akceptacji i zwrotowi.

Wnioskodawca rozważa dopuszczenie możliwości dokumentowania wydatków służbowych fakturami wystawianymi imiennie na pracowników. Dotyczyłoby to wyłącznie wydatków ponoszonych przez pracowników w interesie i na potrzeby działalności gospodarczej Wnioskodawcy, które zgodnie z obowiązującymi procedurami podlegałyby rozliczeniu przez Spółkę. Faktury wystawione na pracowników nie byłyby udostępniane Wnioskodawcy za pośrednictwem KSeF, lecz byłyby przekazywane przez pracowników w ramach obowiązującej procedury rozliczania wydatków służbowych.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy w opisanym zdarzeniu przyszłym wydatki ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na pracowników, przekazywanymi następnie przez pracowników Spółce wraz z rozliczeniem poniesionych kosztów, mogą zostać zaliczone przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pomimo że faktury te nie zostały wystawione na Spółkę i nie zostały jej udostępnione za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

Odnosząc wyżej cytowane powyżej przepisy do przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wskazać należy, że skoro wydatki ponoszone w związku z wykonywaniem przez pracowników obowiązków służbowych będą spełniać przesłanki wynikające z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i nie będą stanowić wydatków nieuznawanych za koszty podatkowe oraz udokumentowane będą w sposób wymagany przepisami o rachunkowości poprzez elektroniczny system służący do rozliczania wydatków pracowniczych to zasadne jest uznanie, że mają Państwo prawo do zaliczenia ww. wydatków do kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, wydatki, o których mowa we wniosku, ponoszone przez pracowników w związku z wykonywaniem obowiązków służbowych, udokumentowane fakturami wystawionymi imiennie na pracowników i przekazywanymi Spółce wraz z rozliczeniem kosztów zgodnie z obowiązującą procedurą, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy CIT.

Zatem Państwa stanowisko należało uznać za prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy zdarzenia przyszłego, które Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązuje w dniu wydania interpretacji.

Odnosząc się do przywołanych przez Państwa interpretacji indywidualnych wskazać należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach i nie mają zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego. Natomiast organ, mimo że w ocenie indywidualnych spraw podatników posiłkuje się wydanymi rozstrzygnięciami, to nie ma możliwości zastosowania ich wprost, ponieważ nie stanowią materialnego prawa podatkowego.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·  w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·  w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.