0111-KDIB1-1.4010.620.2026.1.LG

Interpretacja indywidualna

– stanowisko prawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku dochodowym od osób prawnych jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

29 września 2026 r. wpłynął Państwa wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

A sp. z o.o. (dalej: „Wnioskodawca”) jest spółką kapitałową mającą miejsce siedziby i miejsce zarządu na terytorium Polski, podlegającą w Polsce nieograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: „podatek CIT”).

Wnioskodawca jako wykonawca realizował na rzecz B dwa zlecenia na określone usługi.

Zgodnie z zawartymi umowami pomiędzy Wnioskodawcą a B zlecenia miały określony termin ich wykonania. Wnioskodawca wystąpił do B z wnioskiem o wydłużenie terminu na wykonanie zleceń. B ustosunkowało się pozytywnie do wniosku Wnioskodawcy i wydłużyło termin na realizację przez Wnioskodawcę dwóch zleceń na rzecz B.

Z przyczyn niezależnych od Wnioskodawcy, Wnioskodawca nie wykonał w terminie zleceń na rzecz B. Zlecenia te zostały jednak przez Wnioskodawcę wykonane a do ich oddania doszło po terminie wskazanym piśmie B, o którym mowa w pkt I.3. Wniosku.

Z protokołów odbioru obu zleceń wynika, że zlecenia zostały wykonane przez Wnioskodawcę prawidłowo a B nie wniosło do ich wykonania żadnych zastrzeżeń.

W związku z tym, że zawarte umowy pomiędzy Wnioskodawcą a B przewidywały kary umowne za niewykonanie w terminie zleceń - na Wnioskodawcę zostały nałożone kary umowne, które wnioskodawca zapłacił.

Z tytułu wykonania zleceń Wnioskodawca wystawił faktury VAT na rzecz B.

Opóźnienie w wykonaniu zleceń wynikało z wywołanych absencji pracowników. Absencja pracowników była podyktowana dwoma zasadniczymi czynnikami. Pierwszy z nich to informacja o wyniku postępowania przetargowego, w którym oferta złożona przez Wnioskodawcę nie została wybrana. Dodatkowo, umowa na realizację dotychczasowych usług wygasa z końcem roku (…).

Ta informacja wywołała obawę wśród zatrudnionych. Niepewność co do przyszłości zatrudnienia skłoniła część pracowników do podjęcia decyzji o skorzystaniu ze zwolnień lekarskich. Obawiali się oni, że w związku z brakiem nowego kontraktu ich umowy o pracę nie zostaną przedłużone.

Drugi czynnik to fakt wypowiedzenia trwających umów o pracę przez pewną grupę pracowników. Jako argument podawali oni, że od stycznia (…) roku będą bez pracy i że okres jesienny jest dla nich optymalnym czasem na podjęcie nowego zatrudnienia.

Sytuacja ta wpłynęła negatywnie na zdolność do terminowej realizacji powierzonych zadań.

Nałożone na Wnioskodawcę kary umowne zostały naliczone w związku z realizacją konkretnych umów, wynegocjowanych i realizowanych przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Z tytułu realizacji ww. umów Wnioskodawca osiągnął zysk znacznie przewyższający wartość uiszczonych kar umownych.

Podkreślić również należy, iż w sytuacji nieuregulowania należnych kar umownych Wnioskodawca nie tylko musiałby być gotowy na konieczność wypłacenia ich wskutek np. działań windykacyjnych, ale także - na pogorszenie wizerunku wobec podmiotów trzecich. Powyższe okoliczności mogłyby skutkować utratą szeroko rozumianej wiarygodności biznesowej, co w efekcie mogłoby się przyczynić do powstania trudności w nawiązaniu współpracy gospodarczej z nowymi kontrahentami. W efekcie - nieopłacenie przez Wnioskodawcę kar umownych mógłby - w perspektywie czasowej - przyczynić się do utraty potencjalnych klientów, a w efekcie do utraty możliwości uzyskania przychodów.

Pytanie

Czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w stanie faktycznym przedstawionym we Wniosku, zapłata kar umownych stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w podatku CIT?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w stanie faktycznym przedstawionym we Wniosku, zapłata kar umownych stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w podatku CIT.

Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT: „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”).

W interpretacjach indywidualnych wydawanych przez Dyrektora KIS wskazuje się, że: „Konstrukcja przepisu dotyczącego kosztów uzyskania przychodów daje podatnikowi możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich kosztów (niewymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT), pod warunkiem, że dokona oceny pod kątem celowości i wykaże ich bezpośredni bądź pośredni związek z prowadzoną działalnością, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów” (np. interpretacja indywidualna Znak: 0111-KDIB1-3.4010.423.2020.1.APO z 30 października 2020 r.).

Tak więc kosztami uzyskania przychodów w podatku CIT są wszelkie, racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody.

Co do zasady, kary umowne mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów, o ile ich poniesienie wykazuje związek przyczynowo-skutkowy z przychodami oraz nie zostały ujęte w katalogu wskazanym w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT: „nie uważa się za koszty uzyskania przychodu kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług”.

Literalne brzmienie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT pozwala przyjąć, że katalog okoliczności powodujących wykluczenie odszkodowań i kar umownych z kosztów podatkowych jest zamknięty i obejmuje:

1)  wady dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług,

2)  zwłokę w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

3)  zwłokę w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Przenosząc powyższe rozważania na grunt przestawionego we wniosku stanu faktycznego Wnioskodawca wskazuje, że w świetle obowiązujących przepisów prawa zapłata kar umownych stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w podatku CIT.

Uzasadnienie prawidłowości powyższego twierdzenia rozpocząć należy od analizy przesłanek określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, tj. istnienia związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem (zapłatą kar umownych), a powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem albo zachowaniem źródła przychodu. Zgodnie z informacjami zaprezentowanymi w opisanym we wniosku w stanie faktycznym nałożone na Wnioskodawcę kary umowne zostały naliczone w związku z realizacją konkretnych umów, wynegocjowanych i realizowanych przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Z tytułu realizacji ww. umów Wnioskodawca osiągnął zysk znacznie przewyższający wartość uiszczonych kar umownych.

Podkreślić również należy, iż w sytuacji nieuregulowania należnych kar umownych Wnioskodawca nie tylko musiałby być gotowy na konieczność wypłacenia ich wskutek np. działań windykacyjnych, ale także - na pogorszenie wizerunku wobec podmiotów trzecich. Powyższe okoliczności mogłyby skutkować utratą szeroko rozumianej wiarygodności biznesowej, co w efekcie mogłoby się przyczynić do powstania trudności w nawiązaniu współpracy gospodarczej z nowymi kontrahentami. W efekcie - nieopłacenie przez Wnioskodawcę kar umownych mógłby - w perspektywie czasowej - przyczynić się do utraty potencjalnych klientów, a w efekcie do utraty możliwości uzyskania przychodów.

Konkludując powyższe, zapłata kar umownych - w stanie faktycznym zaprezentowanym w niniejszym wniosku - stanowi wydatek, który został poniesiony w celu zabezpieczenia źródła przychodu.

Kończąc tę część wywodu, w celu potwierdzenia prawidłowości swojego stanowiska, Wnioskodawca odwoła się do stanowiska sądów administracyjnych, które w podobnych sytuacjach do opisanej w stanie faktycznym zawartej w niniejszym wniosku wskazują, że:

„Wskazać należy, że spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie dostawy specjalistycznego sprzętu medycznego. Tym samym wydatki poniesione przez spółkę na wypłatę kar umownych na rzecz zamawiających pozostają w związku z jej działalnością gospodarczą. Zgodzić się należy ze skarżącą, że zapłata przez nią kar umownych nosi również znamiona działania racjonalnego i uzasadnionego, gdyż w rzeczywistości ma na celu minimalizację negatywnych skutków niewywiązania się z terminowej dostawy sprzętu. Zapłata kar umownych nakierowana jest na utrzymanie stosunków gospodarczych z kontrahentami, a tym samym służy zachowaniu względnie zabezpieczeniu źródła przychodów. Nie można także nie zauważyć, że dzięki zachowaniu wiarygodności - związanemu z zapłatę kar umownych - spółka może rozsądnie oczekiwać, że podmioty, na rzecz których płaci kary umowne, będą w przyszłości korzystać z jej usług, co będzie generować kolejne przychody. W razie nieuregulowania należnych kar umownych skarżąca nie tylko musiałaby być gotowa na konieczność wypłacenia ich wskutek działań windykacyjnych, ale także - na pogorszenie wizerunku wobec podmiotów trzecich, mogącym skutkować utratę szeroko rozumianej wiarygodności biznesowej, a tym samym na utratę możliwości uzyskania potencjalnych przychodów. W związku z tym uznać należy, że wydatki z tytułu kar umownych zostały poniesione przez spółkę w celu co najmniej zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Spełniony jest zatem wynikający z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT pozytywny warunek merytoryczny pozwalający na zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów (prawomocny wyrok WSA w Bydgoszczy z 27 października 2020 r., sygn. akt I SA/Bd 478/20)”.

W analizowanej sprawie należy odnieść się także do treści art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, z którego wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług, nawet jeśli wydatki te spełniają dyspozycję przepisu art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT.

Wykładnia powyższego przepisu została dokonana przez WSA w Bydgoszczy, który w wyżej powołanym wyroku - bazując na linii orzeczniczej ukształtowanej przez NSA - wskazał, że:

„Przepis ten stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: kar umownych i odszkodowań z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług”.

Wyłączenie z kosztów uzyskania przychodów przewidziane w zacytowanym przepisie nie obejmuje zatem wszelkich bez wyjątku kar umownych i odszkodowań, lecz tylko takie, które zostały w nim sprecyzowane. Jak podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 9 stycznia 2020 r., sygn. akt II FSK 1330/19 „należy przyjąć, że art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT stanowiąc wyjątek od zasady określonej w art. 15 ust. 1 tej ustawy winien być interpretowany ściśle, to jest powinien być rozumiany jako przepis wyłączający możność uznania za koszty uzyskania przychodów kar umownych i odszkodowań wskazanych expressis verbis w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT”.

Dalej, w cytowanym wyroku wskazano, że przepis ten dotyczy zdarzeń gospodarczych spowodowanych wadliwością towarów lub robót albo usług będących przedmiotem działalności gospodarczej. Wada jest w tym przypadku podstawową przyczyną eliminacji poniesionych kosztów z kosztów podatkowych. Błędem jednak byłoby kwalifikowanie do art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT wszelkich kar umownych i odszkodowań, zamiast - jak wynika z tego przepisu - kar umownych i odszkodowań ze ściśle określonych tytułów. Naczelny Sąd Administracyjny wyraźnie wskazał, że przyjęcie poglądu, że kara umowna lub odszkodowanie ze swej istoty nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów, czyniłoby regulację zawartą w art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT zbędną. Podobny pogląd wyraził NSA w wyroku z 17 stycznia 2012 r., sygn. akt II FSK 1365/10, a także WSA w Poznaniu w wyroku z 6 marca 2019 r., sygn. akt I SA/Po 1000/18, WSA we Wrocławiu w wyroku z 16 lipca 2019 r., sygn. akt I SA/Wr 392/19, a także WSA w Bydgoszczy w wyroku z 16 września 2020 r., sygn. akt I SA/Bd 383/20”.

Rozpatrując niniejszą sprawę należy zatem odnieść się do wyżej zaprezentowanego rozumienia art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. W świetle powyższej wykładni przepis ten obejmuje odszkodowania i kary umowne z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad albo zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług. Zatem przedmiotowy przepis ma zastosowanie do kar umownych i odszkodowań, dla których podstawą wypłaty są:

1)  wada dostarczonego towaru,

2)  wada wykonanych robót i usług,

3)  zwłoka w dostarczeniu towaru wolnego od wad,

4)  zwłoka w usunięciu wad towarów,

5)  zwłoka w usunięciu wad wykonanych robót bądź usług.

Mając na uwadze powyższe, wypunktowane sytuacje objęte dyspozycją pkt 22 jednoznacznie stwierdzić należy, że przepis art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT nie ma zastosowania do kar umownych wskazanych w opisie stanu faktycznego zawartego w niniejszym wniosku.

Rozwijając twierdzenie zawarte w poprzednim akapicie wskazać należy, że w sytuacji objętej niniejszym wnioskiem - jak wskazano w opisie stanu faktycznego - zapłata kar umownych nie była skutkiem nienależytego działania Wnioskodawcy, lecz wynikała z opóźnień, na które Wnioskodawca nie miał żadnego wpływu i których nie można było przewidzieć w chwili rozpoczynania prac. Zatem - w niniejszej sprawie - nie mamy do czynienia ze zwłoką, o której mowa w ww. przepisie. Jak bowiem podnoszą sądy administracyjne w wydawanych rozstrzygnięciach:

„Katalog ten nie obejmuje jednak przypadków nieterminowego dostarczenia towarów czy też niedostarczenia ich w ogóle, a jedynie przypadki, kiedy w pierwszej kolejności nastąpiła wada dostarczonego towaru, a następnie zwłoka w jej zniwelowaniu. Równocześnie, przepis ten odnosi się do terminu „zwłoki”, który w ocenie wnioskodawcy należy rozumieć jako opóźnienie zawinione. Taka sytuacja natomiast nie miała miejsca w niniejszym przypadku, gdzie brak zrealizowania dostaw na rzecz kontrahenta wynikał z winy podmiotu niezależnego od wnioskodawcy. W rezultacie, zdaniem wnioskodawcy, zapłata roszczenia stanowi koszt uzyskania przychodu, tym bardziej że jest to powiązane z prowadzeniem dalszej współpracy z kontrahentem” (wyrok WSA w Gliwicach z 9 września 2020 r., sygn. akt I SA/GI 9/20).

Opisane w stanie faktycznym sytuacje będące podstawą nałożenia na Wnioskodawcę kary umownej nie mieszczą się również w zakresie pojęcia „wada dostarczonego towaru” albo „wada wykonanych robót i usług”. W judykaturze wskazuje się bowiem, że opóźnienie w wykonaniu usług (tj. sytuacja, którą rozpatruje się w ramach niniejszego wniosku) nie mieści się w ramach wykładni omawianego pojęcia.

Jak wskazano m.in. w wyroku NSA z 6 maja 2025 r., sygn. akt II FSK 1012/22:

„pojęcie „wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT odnosi się do każdego przypadku nienależytego wykonania obowiązków podatnika wynikających ze stosunku obligacyjnego, za które ponosi on odpowiedzialność, niezależnie od charakteru i zakresu tej odpowiedzialności. Nie można zgodzić się z taką wykładnią przepisów, która prowadzi do konstatacji, że opóźnienie w wykonaniu zobowiązania, za które dłużnik ponosi odpowiedzialność, może stanowić wadę wykonanych robót lub usług w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT, wadą tą jest brak realizacji przedmiotu umowy w określonym (umówionym) terminie”.

W wyroku NSA z 24 października 2023 r. (sygn. akt II FSK 335/21) wskazano, iż: „Słusznie zauważył przy tym sąd pierwszej instancji, że zaprezentowany przez Dyrektora KIS sposób rozumienia pojęcia „wadliwości wykonanych robót i usług”, rozszerzony o opóźnienia w ich realizacji, jest nieprawidłowy. Utożsamianie wad świadczonej usługi z jej nieterminowym świadczeniem jest błędne, są to bowiem odrębne kategorie zarówno w języku potocznym, jak i w ujęciu właściwym dla prawa cywilnego”.

W wyroku NSA z 25 lipca 2023 r. (sygn. akt II FSK 137/21) wskazano natomiast, iż: „Koszty w postaci kar umownych z tytułu opóźnienia w dostawie i montażu towarów nie podlegają wyłączeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT”.

Resumując, zdaniem Wnioskodawcy, prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w stanie faktycznym przedstawionym we Wniosku, zapłata kar umownych stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w podatku CIT.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm., dalej: „ustawa o CIT”):

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej. Wyjątkiem jest jedynie sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy natomiast zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Przesłankę celowości kosztu uważa się za spełnioną, gdy istnieje związek przyczynowy pomiędzy poniesieniem danego kosztu a powstaniem lub realną szansą powstania przychodów podatkowych, bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania. Nie ma przy tym znaczenia, czy dany wydatek przyniósł oczekiwany skutek w postaci osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenie ich źródła. Istotne jest, czy w momencie jego ponoszenia podatnik mógł – obiektywnie oceniając – oczekiwać takiego efektu.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem, a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

-     koszt został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika,

-     jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

-     pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

-     poniesiony został w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,

-     został właściwie udokumentowany,

-     nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Podatnik ma zatem prawo zaliczyć na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT do kosztów uzyskania przychodów wszystkie poniesione wydatki za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane i pozostają one w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Zauważyć należy, że ustawodawca wyraźnie wiąże koszty uzyskania przychodów z celem ich poniesienia, jakim jest osiągnięcie przychodu lub zabezpieczenie bądź zachowanie źródła przychodów. Cel ten musi być widoczny, zaś poniesione wydatki winny go bezpośrednio lub pośrednio realizować lub co najmniej winny go zakładać jako realny.

Przyjmuje się, że koszty poniesione na zachowanie źródła przychodu to takie koszty, które poniesione zostały, aby przychody z danego źródła przychodów w dalszym ciągu występowały w nienaruszonym stanie oraz aby takie źródło w ogóle dalej istniało.

Natomiast jako zabezpieczenie źródła przychodów powinno się przyjmować koszty poniesione na ochronę istniejącego źródła przychodów, w taki sposób, aby to źródło funkcjonowało w bezpieczny sposób.

Zatem, kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, której celem jest osiągnięcie przychodów bądź zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów, z wyjątkiem wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

Oprócz powyższego należy mieć na uwadze, że dokonując rozpoznania kosztowego charakteru określonego wydatku podatnik musi badać nie tylko to, czy wydatek ten został poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT), ale i to, czy nie jest on objęty wyłączeniem z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, co definitywnie pozbawia go charakteru kosztu podatkowego, choćby nawet spełniał wprowadzone przez ustawodawcę w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, kryteria normatywne.

W myśl art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT:

Z literalnego brzmienia powołanego przepisu wynika, że ustawodawca objął wyłączeniem jedynie kary umowne pozostające w związku z wadliwością świadczenia lub zwłoką w usunięciu stwierdzonych wad. Przepis ten nie odnosi się natomiast do kar umownych naliczanych wyłącznie z tytułu przekroczenia terminu wykonania robót lub usług, jeżeli zostały one wykonane zgodnie z umową pod względem jakościowym.

Instytucja kary umownej jako sposób zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy ma przede wszystkim na celu ułatwienie dochodzenia naprawienia ewentualnej szkody. Została ona uregulowana w ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 795; dalej: „KC”).

Na podstawie art. 483 § 1 KC:

Zgodnie z art. 484 § 1 KC:

Zapisy ustanawiające karę umowną stanowią powszechnie stosowaną praktykę przy zawieraniu umów i stanowią realizację zasady swobody tychże umów. Kara umowna stanowi sposób zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, który przede wszystkim ma na celu ułatwienie w dochodzeniu naprawienia ewentualnej szkody. Innymi słowy, kara umowna jest rodzajem sankcji cywilnoprawnej zastrzeżonej na wypadek szkód powstałych w wyniku niewłaściwego wykonania umowy. O tym, czy określone zdarzenie gospodarcze może prowadzić do powstania szkody decydują strony transakcji, które powinny formułować tak treść umowy, aby z jednej strony zabezpieczyć kontrahenta, z drugiej jednak strony nie spowodować obciążenia wykonawcy karami nieracjonalnymi w stosunku do możliwych korzyści.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że w ramach prowadzonej działalności gospodarczej zawarli Państwo 2 umowy na określone usługi z określonym terminem wykonania.

Następnie wystąpili Państwo z wnioskiem o wydłużenie terminu do Zamawiającego usługi, a Zleceniodawca pozytywnie ustosunkował się do Państwa prośby, jednakże zlecenia zostały wykonane, z przyczyn niezależnych od Państwa, po terminie wskazanym we wniosku.

Jednocześnie, z protokołów odbioru obu zleceń wynika, że zlecenia zostały wykonane przez Państwa Spółkę prawidłowo a Zleceniodawca nie wniósł do ich wykonania żadnych zastrzeżeń.

Ostatecznie, Zleceniodawca nałożył na Państwa Spółkę kary umowne z tytułu nieterminowego wykonania zleceń, które Państwo zapłacili.

Jak Państwo wskazują, opóźnienie w wykonaniu zleceń wynikało z wywołanych absencji pracowników podyktowanymi dwoma zasadniczymi czynnikami. Pierwszy z nich to informacja o wyniku postępowania przetargowego, w którym oferta złożona przez Wnioskodawcę nie została wybrana. Dodatkowo, umowa na realizację dotychczasowych usług wygasała z końcem roku (…).

Ta informacja wywołała obawę wśród zatrudnionych. Niepewność co do przyszłości zatrudnienia skłoniła część pracowników do podjęcia decyzji o skorzystaniu ze zwolnień lekarskich. Obawiali się oni, że w związku z brakiem nowego kontraktu ich umowy o pracę nie zostaną przedłużone.

Drugi czynnik to fakt wypowiedzenia trwających umów o pracę przez pewną grupę pracowników. Jako argument podawali, że od stycznia (…) roku będą bez pracy i że okres jesienny jest dla nich optymalnym czasem na podjęcie nowego zatrudnienia.

Państwa wątpliwości dotyczą kwestii ustalenia, czy prawidłowe jest stanowisko Wnioskodawcy, że w stanie faktycznym przedstawionym we Wniosku, zapłata kar umownych stanowi dla Wnioskodawcy koszt uzyskania przychodu w podatku CIT.

Odnosząc się do Państwa wątpliwości zauważyć należy, że zasadnicze znaczenie dla dokonania oceny możliwości zaliczenia określonych wydatków do kosztów uzyskania przychodu będzie miało – jak wskazano to powyżej – określenie, czy są one ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów, co wynika wprost z normy art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W ocenie Organu o tym, że dany wydatek został poniesiony „w celu” osiągnięcia przychodu, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu można mówić wówczas, gdy jego poniesienie ma lub może mieć wpływ na powstanie lub też zwiększenie przychodów.

W konsekwencji, możliwość zaliczania danych wydatków do kosztów uzyskania przychodów ma przede wszystkim skłaniać podatników do podejmowania racjonalnych decyzji gospodarczych, w tym znaczeniu, że przysparzać one będą konkretne przychody podatkowe lub też zachowają źródło przychodów w niezmienionym stanie albo zabezpieczą to źródło przed uszczupleniem czy też zmniejszeniem.

Należy mieć na uwadze, iż celowość kosztu oznacza jego nakierowanie na osiągnięcie przychodu, zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodu. Przy czym za celowe można uznać jedynie takie wydatki, które oceniane przez pryzmat całokształtu okoliczności faktycznych pozwalają na przyjęcie, iż zamiarem Spółki w momencie poniesienia wydatku było właśnie albo osiągniecie przychodu albo ewentualnie jego zachowanie, czy też zabezpieczenie. Badanie całokształtu okoliczności faktycznych ma w sprawie kluczowe znaczenie, albowiem kategoria „kosztu podatkowego” nie ma charakteru czysto obiektywnego, rozumianego w sposób formalistyczny, lecz zakłada istnienie elementów subiektywnych zależnych od oceny tych okoliczności. Skoro bowiem ustawodawca zakłada, iż wydatek musi być celowy, to tym samym konieczne jest przeprowadzenie analizy owej celowości, która możliwa jest jedynie w oparciu o fakty przedstawione przez Państwa w opisie stanu faktycznego.

Ciężar prawidłowego udokumentowania wydatku i wykazania związku przyczynowego pomiędzy poniesionym wydatkiem, a uzyskaniem (zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła) przychodów spoczywa na podatniku. To właśnie on musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności. Decydując się na poniesienie określonych wydatków musi sam dokonać oceny, czy wydatki, które poniósł mają na celu uzyskanie przychodu albo zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, a następnie podjąć decyzję o ich ewentualnym zakwalifikowaniu do kosztów podatkowych.

Jednocześnie, zauważyć należy, że zdefiniowanie celu osiągnięcia przychodu nie może być traktowane jedynie w kategoriach formalnych. Możliwość kwalifikowania konkretnego wydatku, jako kosztu uzyskania przychodów uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, że poniesiony wydatek przysporzy mu spodziewanego przychodu lub przyczyni się do zabezpieczenia źródła przychodów.

Jak wskazali Państwo we wniosku, część pracowników w obawie o zatrudnienie, złożyła L4, a część wypowiedziała umowy o pracę. Sytuacja ta wpłynęła negatywnie na zdolność do terminowej realizacji powierzonych zadań.

Zauważyć należy, że opóźnienia w wykonywaniu usług stanowią element normalnego ryzyka gospodarczego związanego z prowadzeniem działalności gospodarczej.

Nałożone na Wnioskodawcę kary umowne zostały naliczone w związku z realizacją konkretnych umów, wynegocjowanych i realizowanych przez Wnioskodawcę w ramach prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej. Z tytułu realizacji ww. umów Wnioskodawca osiągnął zysk znacznie przewyższający wartość uiszczonych kar umownych.

Podkreślić również należy, iż w sytuacji nieuregulowania należnych kar umownych Wnioskodawca nie tylko musiałby być gotowy na konieczność wypłacenia ich wskutek np. działań windykacyjnych, ale także - na pogorszenie wizerunku wobec podmiotów trzecich. Powyższe okoliczności mogłyby skutkować utratą szeroko rozumianej wiarygodności biznesowej, co w efekcie mogłoby się przyczynić do powstania trudności w nawiązaniu współpracy gospodarczej z nowymi kontrahentami. W efekcie - nieopłacenie przez Wnioskodawcę kar umownych mógłby - w perspektywie czasowej - przyczynić się do utraty potencjalnych klientów, a w efekcie do utraty możliwości uzyskania przychodów.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego należy więc stwierdzić, że zachodzi związek przyczynowy pomiędzy ponoszonymi przez Państwa wydatkami w postaci kar umownych z tytułu nieterminowego wykonania usług przez pracowników Spółki (przy jednoczesnym prawidłowym wykonaniu tych robót lub usług pod względem jakościowym) a osiągnięciem przychodu, zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

W konsekwencji należy uznać, że kara umowna wynikająca wyłącznie z nieterminowego wykonania usług przez Państwa Spółkę (przy jednoczesnym prawidłowym wykonaniu tych robót lub usług pod względem jakościowym) nie mieści się w dyspozycji art. 16 ust. 1 pkt 22 ustawy o CIT. Okoliczność, że kara została naliczona z powodu przekroczenia terminu wykonania usług, nie jest bowiem tożsama z karą z tytułu wad wykonanych robót lub usług ani zwłoki w usunięciu tych wad.

Jednocześnie ocena możliwości zaliczenia przedmiotowego wydatku do kosztów uzyskania przychodów powinna zostać dokonana na zasadach ogólnych wynikających z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W analizowanej sprawie zapłata kary umownej pozostaje w związku z prowadzoną przez Państwa działalnością gospodarczą oraz ryzykiem gospodarczym nieodłącznie związanym z realizacją zadań na rzecz kontrahentów w związku z tą działalnością. Poniesienie tego wydatku służyło wykonaniu zobowiązań wynikających z zawartej umowy oraz zachowaniu relacji gospodarczych z kontrahentem. Jednocześnie z opisu sprawy nie wynika, aby opóźnienie było następstwem celowego działania Spółki.

Zatem zapłata ww. kar umownych może zostać uznana za koszt uzyskania przychodu na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

W konsekwencji, Państwa stanowisko, zgodnie z którym, w stanie faktycznym przedstawionym we Wniosku, zapłata kar umownych stanowi dla Państwa Spółki koszt uzyskania przychodu w podatku CIT - jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanych we wniosku interpretacji indywidualnych oraz wyroków sądowych stwierdzić należy, że zostały one wydane w indywidualnych sprawach innych podmiotów i nie wiążą organu w sprawie będącej przedmiotem wniosku.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

·      Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego lub zdarzenia przyszłego i zastosują się Państwo do interpretacji.

·      Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

·      Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w (…). Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

·      w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

·      w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.