Przenoszenie ksiąg i faktur między bazami, weryfikacja dostawcy faktury zakupu, usuwanie dokumentu z księgi oraz narzędzia, pomoc i klasyfikacje wprost ze wstążki

Duże wydanie po stronie asystenta AI — przenoszenie danych między bazami i kontrola dostawcy faktury zakupu — oraz naprawa usuwania dokumentu z księgi, gdzie druga z usterek mogła prowadzić do cichej utraty zapisu. Na koniec drobiazg, który skraca drogę do bezpłatnych narzędzi ze strony.

Przenoszenie dokumentów księgowych między bazami

Dokumenty księgowe żyją w jednej bazie. Żeby przenieść je gdzie indziej — na drugą instalację biura, do kopii roboczej, przy przekazywaniu klienta — trzeba było wyklikać to w programie, dokument po dokumencie.

Asystent potrafi to teraz zrobić sam. Eksport zapisuje cały miesiąc księgi do jednego pliku wymiany: dokumenty razem z pozycjami, zapisami VAT, kontrahentami i przypisaniem do rejestrów. Import wczytuje ten plik w drugiej bazie, sam dopasowując kontrahentów, rejestry VAT i pojazdy do tego, co w niej istnieje.

Pod spodem pracuje ten sam mechanizm, którym program kopiuje dokumenty między miesiącami — nie jest to osobna, druga implementacja, która mogłaby się z czasem rozjechać z oryginałem.

Import pilnuje granic. Odmawia, gdy miesiąc docelowy jest zamknięty, gdy plik nie jest plikiem dokumentów księgowych, gdy forma ewidencji się nie zgadza (plik z ryczałtu nie wejdzie po cichu do KPiR) i gdy firma jest podatnikiem VAT, ale nie ma rejestrów. Jeśli w miesiącu docelowym są już te same dokumenty, import zatrzymuje się i pyta zamiast zgadywać — bo każdy inny wybór albo dubluje kwoty w księdze, albo po cichu gubi dokumenty. Do wyboru zostają: pominąć duplikaty, zaktualizować istniejące albo dodać obok.

Przenoszenie faktur sprzedaży między bazami

To samo dla modułu fakturowania. Biuro, które wystawia faktury w bazie ze swoimi klientami, a własne księgi prowadzi osobno, przepisywało je dotąd ręcznie.

Eksport zapisuje faktury wybranego okresu razem z pozycjami i kontrahentami, import wczytuje je w drugiej bazie. Faktury o numerach już obecnych są pomijane, a plik pochodzący od innego podatnika jest odrzucany — chyba że wprost się na to zgodzisz. Wciągnięcie cudzych faktur do ksiąg jest gorszym błędem niż odmowa.

Import wkłada faktury do modułu fakturowania, ale ich nie księguje — do ksiąg wchodzą osobnym krokiem, tak samo jak faktury wystawione na miejscu.

Usuwanie dokumentu z księgi: dwie poważne usterki

Kasowanie nie działało w ogóle. Polecenie usunięcia dokumentu księgi podatkowej kończyło się błędem wewnętrznym — za każdym razem, dla każdego dokumentu. Wygląda na to, że nikt nie usuwał tą drogą dokumentów od czasu jej powstania.

Dokument źródłowy zostawał oznaczony jako zaksięgowany. Nawet gdyby kasowanie działało, znikał sam wpis w księdze, a faktura, e-faktura, skan albo operacja wyciągu dalej miały znacznik „zaksięgowane". Skutek byłby gorszy niż brak kasowania: przy ponownym księgowaniu program pomijałby taki dokument jako duplikat, więc zniknąłby z księgi i nie dałoby się go odtworzyć — bez żadnego komunikatu.

Teraz usunięcie wpisu przywraca źródło do niezaksięgowanych: fakturę sprzedaży, e-fakturę razem ze znacznikami rejestrów VAT, dokument cyfrowy oraz operację wyciągu bankowego, która wraca do kolejki. Źródło jest odznaczane tylko wtedy, gdy zniknął jego ostatni wpis w księgach — jedna faktura potrafi dać kilka dokumentów.

Kolejność też ma znaczenie i została poprawiona: źródło zwalniamy dopiero po udanym usunięciu. Odwrotnie było niebezpiecznie — gdyby kasowanie się nie powiodło, dokument zostawałby w księdze z odznaczonym źródłem, a to prosta droga do duplikatu.

Asystent AI: kwoty ujemne i zerowe w księgach rachunkowych

Storno czerwone — standardowa korekta błędnego zapisu, powtórzenie go na tych samych kontach i stronach z kwotą ujemną — było dla asystenta niedostępne. Program pozwala na nie od zawsze, ograniczenie siedziało wyłącznie po stronie asystenta.

Dozwolona jest też kwota zerowa. Dekrety korekt bez skutku kwotowego naprawdę się zdarzają: korekta e-faktury poprawiająca wyłącznie dane nabywcy ma zero złotych, a mimo to musi trafić do ksiąg i dać się poprawić.

Polecenia księgowania wystawiane przez asystenta

Asystent zakłada polecenie księgowania (PK) w gałęzi Dokumenty — z pozycji podanych wprost albo przepisanych z już zaksięgowanego dekretu. Ta druga droga jest w praktyce najcenniejsza: zapis, który powstał „od ręki", dostaje wreszcie dowód źródłowy tłumaczący po latach, dlaczego wygląda tak, a nie inaczej.

Dokument powstaje w takiej samej postaci jak wystawiony w programie — otwiera się i drukuje normalnie, a opisy pozycji są dzielone na wiersze tak, żeby wydruk pozostał czytelny; kwoty w rodzaju „1 557,04" nie rozjeżdżają się przy tym na dwie linie. Pomyłkę można poprawić w tym samym dokumencie, zamiast zakładać drugi o tym samym numerze.

Asystent AI sprawdza dostawcę faktury zakupu

KSeF praktycznie wyklucza fakturę podrobioną — numer KSeF potwierdza, kto ją wystawił. Zostaje jednak ryzyko innego rodzaju: faktura prawdziwa, ale od podmiotu, który nie miał prawa jej wystawić, albo z którym firma nigdy nic nie robiła. Skutki ponosi nabywca: odliczony VAT do zwrotu z odsetkami, koszt wyrzucony z podatku, a przy zapłacie na rachunek spoza wykazu również odpowiedzialność solidarna za VAT dostawcy.

Wszystkie potrzebne sprawdzenia program miał od dawna — wykaz MF, status VAT na dany dzień, historia kontrahenta — ale każde osobno i uruchamiane ręcznie, więc przy setkach pobranych e-faktur nikt ich nie robił. Teraz asystent składa je w jedną odpowiedź na fakturę, dla pojedynczego dokumentu albo dla całego miesiąca:

• jaki status VAT miał dostawca w dniu sprzedaży — nie dzisiaj, bo dla już dokonanej transakcji liczy się stan z tamtego dnia,
• czy rachunek podany na fakturze jest przypisany do dostawcy w wykazie MF,
• jak świeżo podmiot zarejestrował się do VAT,
• czy to pierwsza faktura od tego dostawcy u tego klienta.

Wynik to OK, UWAGA albo RYZYKO wraz z uzasadnieniem zdaniami. Werdykt niczego nie blokuje — to materiał do decyzji księgowej, a nie wyrok na fakturę; można go zapisać na fakturze, żeby był widoczny również w programie.

Dwie rzeczy okazały się kluczowe dla tego, żeby ostrzeżenia miały wartość, i obie wyszły dopiero na prawdziwych danych biura. Pierwsza: wykaz przechowuje numer rachunku jako 26 cyfr, a faktury podają go zwykle z przedrostkiem „PL" i spacjami — bez sprowadzenia obu zapisów do wspólnej postaci każda taka faktura wyglądałaby na zapłatę poza wykaz. Druga: wykaz nie wymienia rachunków wirtualnych, a to właśnie nimi płaci się za paliwo, telefon czy prąd — trzeba o nie zapytać osobno, inaczej faktura od stacji paliw czy operatora zawsze dostawałaby ostrzeżenie.

Po obu poprawkach test na miesiącu pracy jednego klienta wygląda tak: 160 faktur zakupu, 13 ostrzeżeń u 4 dostawców — w tym dwa przypadki, w których rachunek z faktury nie należy do wystawcy, mimo że wykaz zna kilka innych jego rachunków, oraz pierwsza faktura od nowego dostawcy od razu na ponad 18 tysięcy złotych. Wcześniejsza, surowa wersja dawała 24 ostrzeżenia, w większości bezwartościowe — a funkcja pilnująca pieniędzy traci sens dokładnie w chwili, gdy zaczyna się ją ignorować.

Funkcja jest na razie w kanale testowym (Beta).

Serwery MCP: pytanie o „niezapisanego operatora", którego nikt nie zmieniał

Okno Serwery MCP przy zamykaniu potrafiło ostrzec, że zmieniono operatora dla instancji, których w ogóle się nie dotykało — i zawsze były to te same pozycje: jeszcze niezainstalowane. Wiersz bez własnej konfiguracji dostaje w kolumnie podpowiedź (użytkownik Windows), a program porównywał ją z tym, co zapisane na dysku, czyli z pustką — więc różnica istniała zawsze.

Teraz okno pamięta również podpowiedzianą wartość i pyta wyłącznie wtedy, gdy w kolumnie stoi coś innego niż jedno i drugie, czyli gdy naprawdę coś wpisano. Przypomnienie: zapisanie operatora nie wymaga restartu usług — serwer sam odczytuje zmieniony plik przy najbliższym żądaniu.

Narzędzia online prosto ze wstążki

Bezpłatne narzędzia z taxmachine.pl — kalkulatory, wyszukiwarki klasyfikacji, weryfikacja kontrahentów, stawki i terminy — są teraz dostępne wprost z programu. Na zakładce Narzędzia dodatkowe doszło menu „Narzędzia online", w którym pozycje są poukładane w te same kategorie co na stronie. Kliknięcie otwiera narzędzie w przeglądarce.

Lista nie jest wbudowana w program, tylko pobierana ze strony. Ma to jeden praktyczny skutek: gdy na taxmachine.pl pojawi się nowe narzędzie, zobaczą je Państwo w menu bez czekania na kolejną wersję TaxMachine. Z tego samego powodu lista nie może rozjechać się z tym, co realnie stoi na stronie — pochodzi wprost stamtąd. Dziś to 46 narzędzi w pięciu kategoriach.

Aktualizacja listy leci w tle chwilę po uruchomieniu programu, a samo menu buduje się przy pierwszym rozwinięciu — dzięki temu świeża lista wchodzi już w tej samej sesji, a nie dopiero przy następnym starcie. Gdy komputer nie ma połączenia, w menu zostaje jedna pozycja: „Otwórz narzędzia na taxmachine.pl".

Szukanie w pomocy i klasyfikacje wprost z programu

Do zakładki Narzędzia dodatkowe doszło pole wyszukiwania. Wpisane hasło i Enter otwierają wyniki wyszukiwania w serwisie taxmachine.pl — przeszukiwana jest cała pomoc, opisy funkcji i baza wiedzy, bez przełączania się do przeglądarki i szukania właściwego adresu.

Dwie klasyfikacje można teraz otworzyć z kontekstem, w którym akurat Państwo są. Na karcie firmy pozycja „Sprawdź PKD na taxmachine.pl" otwiera wyszukiwarkę od razu na kodzie wpisanym w danych firmy. Analogicznie przy środkach trwałych przycisk „KŚT na stronie" otwiera klasyfikację środków trwałych na symbolu zaznaczonego środka. Nie trzeba przepisywać kodu ręcznie.

Kopiowanie dokumentów z poprzedniego miesiąca w księgach rachunkowych

Narzędzie „Kopiuj z poprzedniego miesiąca" w księgach rachunkowych tworzyło dokumenty puste. Wskazane dokumenty owszem powstawały w nowym miesiącu, ale bez księgowań — a przy dokumentach prowadzonych bez schematu, czyli przy typowych poleceniach księgowania, także bez numeru, opisu i kontrahenta. Trzeba było wpisać wszystko od nowa, więc narzędzie oszczędzało tylko kilka kliknięć.

Teraz kopia jest kopią: wraz z dokumentem przenoszą się jego księgowania, wartości, zapisy w rejestrach VAT oraz — przy dokumentach bez schematu — numer, opis i dane kontrahenta. Data dokumentu wchodzi w miesiąc, do którego kopiujemy, z zachowaniem dnia; przy dokumentach wystawianych ostatniego dnia miesiąca kopia również dostaje ostatni dzień nowego miesiąca.

Okres jedzie razem z dokumentem. Jeżeli miesiąc i rok są wplecione w numer dokumentu albo w opis, program podmienia je na nowy okres: „PK/07/2026" staje się „PK/08/2026", a „czynsz za lipiec" — „czynszem za sierpień". Rozpoznawane są zapisy liczbowe, nazwy miesięcy wraz z odmianą, cyfry rzymskie i pełne daty. Podmieniany jest wyłącznie okres samego dokumentu, więc numer kolejny ani numer cudzej faktury przywołany w opisie („zapłata FV 22/06/2026") zostają nietknięte.

To samo działa w księgach podatkowych — tam okres w numerze i opisie przenosił się już wcześniej, ale rozpoznawał wyłącznie zapis liczbowy z ukośnikiem. Teraz obie księgi korzystają z tego samego, szerszego rozpoznawania.