1. Obsługiwane pliki JPK

Program TaxMachine generuje następujące pliki JPK:

  • JPK VAT - pozycje wszystkich rejestrów VAT, plik obowiązkowo przekazywany elektronicznie co miesiąc (duzi podatnicy od 1 lipca 2016, średni i mali od 1 stycznia 2017, mikro od 1 stycznia 2018), program obsługuje wszystkie wersje schematu, w tym najnowszy JPK_VAT(3) obowiązujący od stycznia 2018,
  • JPK PKPIR - podatkowa księga przychodów i rozchodów, plik przekazywany na żądanie w razie kontroli,
  • JPK EWP - ewidencja przychodów opodatkowanych ryczałtem, plik przekazywany na żądanie w razie kontroli,
  • JPK FA - faktury sprzedaży wraz z ich pozycjami, plik przekazywany na żądanie w razie kontroli.

Oprócz tworzenia JPK na podstawie zapisów w ewidencjach księgowych program umożliwia także importowanie, scalanie, weryfikację i wysyłkę elektroniczną plików JPK.

2. Generowanie pliku JPK

Pliki JPK tworzy się w TaxMachine w taki sam sposób jak e-Deklaracje. Należy kliknąć na Dokumenty pod firmą, następnie kliknąć przycisk Dodaj, wskazać właściwy JPK (tutaj JPK VAT(2)) i kliknąć Wybierz:

jpk dodaj

 

Alternatywnym sposobem jest utworzenie JPK z menu nad listą dokumentów księgowych:

jpk dodaj dokumenty ksiegowe

 

Pojawi się nowe okno pliku JPK. Należy wybrać rok i miesiąc dla którego wygenerowane ma być JPK i kliknąć Generuj plik. Po krótkiej chwili pojawi się treść pliku JPK w formacie XML:

plik jpk vat

 

Wygenerowany plik zapisujemy do bazy danych klikając Zapisz. JPK można także zapisać do pliku xml klikając Zapisz do pliku.

3. Weryfikacja pliku JPK

Opcja weryfikacji pliku JPK ta pozwala na zweryfikowanie poprawności pliku JPK na zgodność ze schematem jeszcze przed wysyłką do Urzędu Skarbowego. TaxMachine sprawdza dokumenty JPK w ten sam sposób jak system Ministerstwa Finansów.

Aby zweryfikować wygenerowany plik na zgodność ze schematem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów należy kliknąć Weryfikuj. W przypadku ewentualnych niezgodności pojawi się informacja o stwierdzonych błędach. Do działania tej funkcji niezbędne jest połączenie z internetem.

jpk weryfikacja 2

 

4. Import (scalanie) plików JPK

Opcja importu (scalania) plików JPK najczęściej jest używana w celu np.:

  • wygenerowania jednego pliku JPK VAT z dwóch lub większej ilości ewidencji VAT,
  • wygenerowania jednego pliku JPK FA gdy sprzedaż prowadzona jest w wielu lokalizacjach (w wielu bazach danych) czy też z użyciem różnych programów fakturujących.

Scalanie działa dla wszystkich generowanych w TaxMachine plików JPK, czyli dla JPK_VAT, JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_FA.

Aby wykonać scalanie klikamy Importuj z pliku w oknie pliku JPK. Importowany plik JPK musi być tego samego rodzaju i w tej samej wersji, w przypadku niezgodności rodzaju lub wersji program wyświetli odpowiedni komunikat. Po udanym scaleniu otrzymamy nowy plik JPK będący sumą pliku pierwotnego i importowanego. Do działania tej funkcji niezbędne jest połączenie z internetem.

Importowane pliki muszą mieć prawidłową strukturę, każdy plik jest weryfikowany przed importem na zgodność z odpowiednim schematem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku nieprawidłowości pojawi się komunikat opisujący błędy w pliku.

scalanie jpk

 

5. Importowanie plików JPK do ewidencji księgowych

Program TaxMachine posiada opcję importu danych z plików JPK VAT i JPK FA do ewidencji księgowych (KPiR, ryczałt, VAT). Opcja importu dostępna jest z menu Narzędzia dla widoku Dokumenty księgowe. Do działania tej funkcji niezbędne jest połączenie z internetem.

jpk import

 

W oknie importu pliku JPK należy wskazać plik do importu. Dostępne są także różne opcje księgowania, w tym możliwość księgowania tylko do VAT, wybór sposobu księgowania faktur zaliczkowych (dla JPK FA), opisy jakie program ma stosować przy imporcie, dla JPK VAT także opcje księgowania tylko dostaw lub tylko nabyć oraz wybór kolumny KPiR dla nabyć.

Importowane pliki muszą mieć prawidłową strukturę, każdy plik jest weryfikowany przed importem na zgodność z odpowiednim schematem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku nieprawidłowości pojawi się komunikat opisujący błędy w pliku.

jpk import 2jpk import vat

 

5.1. Ograniczenia importu z JPK VAT

Z powodu braku wszystkich danych dokumenty zaimportowane z JPK VAT nie będą kompletne:

  • dokumenty sprzedaży nie będą zawierać numeru NIP kontrahenta (nie dotyczy to nowego wzoru JPK_VAT(2) obowiązującego od stycznia 2017),
  • wartości netto i VAT dla nabyć w pliku JPK VAT są wykazywane tylko jako sumy, dlatego dla dokumentów zakupu zawierających więcej niż jedną stawkę VAT całość kwot netto i VAT będzie wykazywana tylko w jednej stawce.

Z tego powodu dokumenty zaimportowane z JPK VAT należy po imporcie przejrzeć i odpowiednio poprawić.

5.2. Ograniczenia importu z JPK FA

Plik JPK FA nie zawiera danych które pozwalałyby na ustalenie do jakiego rejestru VAT należy wprowadzić każdą fakturę, brak jest informacji np. o tym czy dana faktura jest dostawą wewnątrzwspólnotową, eksportem itp. W związku z tym po imporcie należy sprawdzić czy faktury trafiły do właściwego rejestru VAT-u należnego. Domyślnym rejestrem sprzedaży używanym podczas importu z JPK FA jest rejestr typu "Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju".

 

6. Wysyłanie plików JPK

Plik JPK wysyłamy klikając przycisk Wyślij e-Dokument. Otworzy się okno wysyłki elektronicznej pliku JPK które działa tak samo jak okno wysyłki e-Deklaracji. Do wysyłki niezbędny jest podpis elektroniczny (certyfikat). Po wybraniu certyfikatu z listy (jeżeli w systemie jest więcej niż jeden certyfikat) oraz wpisaniu PIN-u klikamy przycisk Podpisz i wyślij. Podpisywanie i wysyłka może potrwać około 10 sekund.

 wyslanie pliku jpk

 

Poświadczenie odbioru dokumentu JPK nie jest dostępne od razu po wysyłce, przetwarzanie pliku może zająć serwerom Ministerstwa Finansów nawet kilka godzin, dlatego po udanej wysyłce należy kliknąć Wyjdź.

Aby pobrać poświadczenie odbioru UPO należy w oknie pliku JPK kliknąć przycisk Poświadczenie odbioru. Program spróbuje pobrać poświadczenie, jeżeli się to uda to pojawi się ono na ekranie.

Funkcja wysyłki plików JPK wymaga systemu Windows 7 SP1 lub nowszego.

 

7. Bezpośrednia wysyłka JPK podpisanych Profilem Zaufanym

TaxMachine posiada możliwość bezpośredniego podpisywania plików JPK Profilem Zaufanym (https://pz.gov.pl) poprzez witrynę internetową systemu EPUAP. Dzięki temu nie ma już potrzeby instalowania programu "Klient JPK" Ministerstwa Finansów, program TaxMachine podpisuje pliki JPK_VAT Profilem Zaufanym i wysyła je od razu do systemu Ministerstwa Finansów. TaxMachine 2 to jedyny program z pełną obsługą tworzenia, scalania, weryfikacji, importu, wysyłania i podpisywania plików JPK Profilem Zaufanym.

Ministerstwo Cyfryzacji nie zezwala na bezpośredni dostęp do systemu Profilu Zaufanego podmiotom innym niż podmioty publiczne, dlatego nie mogliśmy tutaj zastosować bezpośredniego dostępu do usługi PZ z którego korzysta program Klient JPK. Udało się jednak obejść ten problem poprzez zastosowanie rozwiązania wykorzystanego już wcześniej do realizacji dostępu do systemu weryfikacji podatników VAT, czyli poprzez wejście na stronę EPUAP przeglądarką internetową i wykorzystanie mechanizmów dostępnych na tej stronie.

Funkcja podpisywania plików JPK Profilem Zaufanym wymaga systemu Windows 7 SP1 lub nowszego.

7.1. Konfiguracja Profilu Zaufanego

Przed pierwszą wysyłką warto jest skonfigurować program aby logował się automatycznie do systemu EPUAP, nie musimy wówczas każdorazowo wpisywać loginu i hasła.

Automatyczne logowanie jest możliwe tylko dla profili założonych bezpośrednio w systemie EPUAP lub PZ (https://pz.gov.pl), jeżeli profil był założony z pośrednictwem np. banku i logowanie odbywa się poprzez jego stronę to podczas podpisywania zawsze trzeba będzie podać dane logowania. Wówczas nie podajemy w programie swoich danych logowania.

Zalecamy założyć profil bezpośrenio na stronie https://pz.gov.pl, logowanie do systemów bankowych podczas podpisywania może nie działać prawidłowo ze względu na ograniczenia wbudowanej w TaxMachine przeglądarki.

Konfiguracja dostępu do EPUAP w TaxMachine dostępna jest na dwóch poziomach:

1. Na poziomie programu, w oknie konfiguracji, na zakładce "Profil Zaufany". Po zaznaczeniu przełącznika "Loguj się na profil domyślny jeżeli nie podano innego profilu w danych firmy" można podać dane do logowania używane przy podpisywaniu Profilem Zaufanym dla wszystkich firm dla których nie podano innych danych logowania. Można podać sam login, wówczas hasło trzeba będzie wpisywać podczas podpisywania.

W polu "Podmiot" wpisujemy nazwę lub fragment nazwy podmiotu. Jest to używane jeżeli dla danego Profilu Zaufanego zdefiniowano więcej niż jeden podmiot (np. profil osoby fizycznej może mieć także przypisane dane firmy). Jeżeli pole zostawimy puste i profil zawiera dane więcej niż jednego podmiotu, to wybór podmiotu będzie się odbywał podczas podpisywania.

podpisywanie jpk profilem zaufanym 2 konfiguracja

2. Na poziomie danych firmy można podać dane logowanie specyficzne dla danego podmiotu. Robi się to na zakładce "Profil Zaufany" w oknie edycji firmy. Odznaczenie przełącznika "Loguj się na profil domyślny określony w konfiguracji programu" spowoduje, że program będzie się logował na podane dane wysyłając dokumenty tej firmy. Znaczenie tych pól jest identyczne jak w oknie konfiguracji programu.

podpisywanie jpk profilem zaufanym 2 firma

7.2. Podpisywanie plików JPK Profilem Zaufanym

Aby podpisać plik JPK Profilem Zaufanym w oknie wysyłki zaznaczamy opcję "Profil Zaufany (EPUAP)" i klikamy "Podpisz i wyślij".

podpisywanie jpk profilem zaufanym 2 1

Otworzy się okno przeglądarki internetowej i rozpocznie się proces podpisywania pliku. Bardzo ważne jest aby nie przełączać się na inny program w trakcie podpisywania bowiem operacja podania nazwy pliku do popisania wymaga aby okno przeglądarki było aktywne.

Jeżeli podaliśmy wcześniej dane do logowania to program automatycznie zaloguje się na profil i wybierze podmiot (jeżeli jest to potrzebne). Następnie przejdzie na stronę "Robocze" w "Moja skrzynka", doda plik do podpisania, podpisze go, pobierze podpisany plik i skasuje plik roboczy. Jedyną operacją wymaganą ze strony użytkownika jest podanie kodu autoryzacyjnego przekazanego SMS-em przez system EPUAP:

podpisywanie jpk profilem zaufanym 2 kod autoryzacji

Po wpisaniu kodu naciskamy Enter, program automatycznie zamknie przeglądarkę po odebraniu podpisanego pliku. Następnie TaxMachine wyśle podpisany plik korzystając już ze zwykłych mechanizmów udostępnianych przez usługę Ministerstwa Finansów.

8. Wysyłanie plików JPK programem Klient JPK

Jest to poprzednia metoda wysyłania plików JPK podpisywanych profilem zaufanym, zalecaną metodą jest bezpośrednie podpisywanie opisane w poprzednim punkcie. Jednak ta metoda podpisywania może być czasem przydatna ze względu na to, że podpisywanie w TaxMachine 2 zrealizowane jest poprzez dostęp do portalu EPUAP przez przeglądarkę. Ta metoda dostępu jest wrażliwa na ewentualne zmiany, które mogą być wprowadzone na stronie portalu EPUAP w przyszłości, w przypadku znaczących zmian program TaxMachine może być czasowo niezdolny do prawidłowej obsługi tego portalu. Dlatego metoda wysyłki z użyciem programu Klient JPK może być nadal przydatna na czas pomiędzy wprowadzeniem zmian w portalu EPUAP i poprawieniem obsługi tego portalu w TaxMachine.

Program Klient JPK udostępniany jest przez Ministerstwo Finansów na stronie:

http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/klient-jpk

Aby podpisać w ten sposób plik wygenerowany w programie TaxMachine należy zapisać go do pliku:

podpisywanie jpk profilem zaufanym 1

Następnie w głównym oknie programu Klient JPK klikamy "Wyślij dokument", następnie "Dodaj dokument" i wskazujemy zapisany plik:

podpisywanie jpk profilem zaufanym 2

Po przejściu do kroku "Złożenie podpisu kwalifikowanego" klikamy "Podpisz wszystkie pliki metadanych z użyciem Profilu Zaufanego". Pojawi się okienko z linkiem do serwisu Profilu Zaufanego, po kliknięciu na ten link otworzy się okno przeglądarki w którym logujemy się do Profilu Zaufanego i potwierdzamy złożenie podpisu. Po złożeniu podpisu należy kliknąć przycisk "OK" w oknie z linkiem.

podpisywanie jpk profilem zaufanym 3

Po zatwierdzeniu podpisu pojawi się informacja że udało się podpisać dokument. Klikamy OK i Kontynuuj.

podpisywanie jpk profilem zaufanym 4

Kolejny krok to wysyłka podpisanego dokumentu. Klikamy "Rozpocznij wysyłkę" aby wysłać dokument.

podpisywanie jpk profilem zaufanym 5

Zapisz

Zapisz