1. Obsługiwane pliki JPK

• JPK VAT - pozycje wszystkich rejestrów VAT, plik obowiązkowo przekazywany elektronicznie co miesiąc (duzi podatnicy od 1 lipca 2016, średni i mali od 1 stycznia 2017, mikro od 1 stycznia 2018), program obsługuje wszystkie wersje schematu, w tym najnowszy JPK_VAT(3) obowiązujący od stycznia 2018,
• JPK PKPIR - podatkowa księga przychodów i rozchodów, plik przekazywany na żądanie w razie kontroli,
• JPK EWP - ewidencja przychodów opodatkowanych ryczałtem, plik przekazywany na żądanie w razie kontroli,
• JPK FA - faktury sprzedaży wraz z ich pozycjami, plik przekazywany na żądanie w razie kontroli.

Oprócz tworzenia JPK na podstawie zapisów w ewidencjach księgowych program umożliwia także importowanie, scalanie, weryfikację i wysyłkę elektroniczną plików JPK.

2. Generowanie pliku JPK

Pliki JPK tworzy się w TaxMachine w taki sam sposób jak e-Deklaracje. Należy kliknąć na Dokumenty pod firmą, następnie kliknąć przycisk Dodaj, wskazać właściwy JPK (tutaj JPK VAT(2)) i kliknąć Wybierz:

Alternatywnym sposobem jest utworzenie JPK z menu nad listą dokumentów księgowych:

Pojawi się nowe okno pliku JPK. Należy wybrać rok i miesiąc dla którego wygenerowane ma być JPK i kliknąć Generuj plik. Po krótkiej chwili pojawi się treść pliku JPK w formacie XML:

Wygenerowany plik zapisujemy do bazy danych klikając Zapisz. JPK można także zapisać do pliku xml klikając Zapisz do pliku.

3. Weryfikacja pliku JPK

Opcja weryfikacji pliku JPK ta pozwala na zweryfikowanie poprawności pliku JPK na zgodność ze schematem jeszcze przed wysyłką do Urzędu Skarbowego. TaxMachine sprawdza dokumenty JPK w ten sam sposób jak system Ministerstwa Finansów.

Aby zweryfikować wygenerowany plik na zgodność ze schematem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów należy kliknąć Weryfikuj. W przypadku ewentualnych niezgodności pojawi się informacja o stwierdzonych błędach. Do działania tej funkcji niezbędne jest połączenie z internetem.

4. Import (scalanie) plików JPK

Opcja importu (scalania) plików JPK najczęściej jest używana w celu np.:

• wygenerowania jednego pliku JPK VAT z dwóch lub większej ilości ewidencji VAT,
• wygenerowania jednego pliku JPK FA gdy sprzedaż prowadzona jest w wielu lokalizacjach (w wielu bazach danych) czy też z użyciem różnych programów fakturujących.

Scalanie działa dla wszystkich generowanych w TaxMachine plików JPK, czyli dla JPK_VAT, JPK_PKPIR, JPK_EWP i JPK_FA.

Aby wykonać scalanie klikamy Importuj z pliku w oknie pliku JPK. Importowany plik JPK musi być tego samego rodzaju i w tej samej wersji, w przypadku niezgodności rodzaju lub wersji program wyświetli odpowiedni komunikat. Po udanym scaleniu otrzymamy nowy plik JPK będący sumą pliku pierwotnego i importowanego. Do działania tej funkcji niezbędne jest połączenie z internetem.

Importowane pliki muszą mieć prawidłową strukturę, każdy plik jest weryfikowany przed importem na zgodność z odpowiednim schematem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku nieprawidłowości pojawi się komunikat opisujący błędy w pliku.

Poniższy film pokazuje jak scalić pliki JPK:

5. Importowanie plików JPK do ewidencji księgowych

Program TaxMachine posiada opcję importu danych z plików JPK VAT i JPK FA do ewidencji księgowych (KPiR, ryczałt, VAT). Opcja importu dostępna jest z menu Narzędzia dla widoku Dokumenty księgowe. Do działania tej funkcji niezbędne jest połączenie z internetem.

W oknie importu pliku JPK należy wskazać plik do importu. Dostępne są także różne opcje księgowania, w tym możliwość księgowania tylko do VAT, wybór sposobu księgowania faktur zaliczkowych (dla JPK FA), opisy jakie program ma stosować przy imporcie, dla JPK VAT także opcje księgowania tylko dostaw lub tylko nabyć oraz wybór kolumny KPiR dla nabyć.

Importowane pliki muszą mieć prawidłową strukturę, każdy plik jest weryfikowany przed importem na zgodność z odpowiednim schematem udostępnianym przez Ministerstwo Finansów. W przypadku nieprawidłowości pojawi się komunikat opisujący błędy w pliku.

5.1. Ograniczenia importu z JPK VAT

Z powodu braku wszystkich danych dokumenty zaimportowane z JPK VAT nie będą kompletne:

• dokumenty sprzedaży nie będą zawierać numeru NIP kontrahenta (nie dotyczy to nowego wzoru JPK_VAT(2) obowiązującego od stycznia 2017),
• wartości netto i VAT dla nabyć w pliku JPK VAT są wykazywane tylko jako sumy, dlatego dla dokumentów zakupu zawierających więcej niż jedną stawkę VAT całość kwot netto i VAT będzie wykazywana tylko w jednej stawce.

Z tego powodu dokumenty zaimportowane z JPK VAT należy po imporcie przejrzeć i odpowiednio poprawić.

5.2. Ograniczenia importu z JPK FA

Plik JPK FA nie zawiera danych które pozwalałyby na ustalenie do jakiego rejestru VAT należy wprowadzić każdą fakturę, brak jest informacji np. o tym czy dana faktura jest dostawą wewnątrzwspólnotową, eksportem itp. W związku z tym po imporcie należy sprawdzić czy faktury trafiły do właściwego rejestru VAT-u należnego. Domyślnym rejestrem sprzedaży używanym podczas importu z JPK FA jest rejestr typu "Dostawa towarów oraz świadczenie usług na terytorium kraju".

6. Wysyłanie plików JPK

Plik JPK wysyłamy klikając przycisk Wyślij e-Dokument. Otworzy się okno wysyłki elektronicznej pliku JPK które działa tak samo jak okno wysyłki e-Deklaracji. Do wysyłki niezbędny jest podpis elektroniczny (certyfikat). Po wybraniu certyfikatu z listy (jeżeli w systemie jest więcej niż jeden certyfikat) oraz wpisaniu PIN-u klikamy przycisk Podpisz i wyślij. Podpisywanie i wysyłka może potrwać około 10 sekund.

Poświadczenie odbioru dokumentu JPK nie jest dostępne od razu po wysyłce, przetwarzanie pliku może zająć serwerom Ministerstwa Finansów nawet kilka godzin, dlatego po udanej wysyłce należy kliknąć Wyjdź.

Aby pobrać poświadczenie odbioru UPO należy w oknie pliku JPK kliknąć przycisk Poświadczenie odbioru. Program spróbuje pobrać poświadczenie, jeżeli się to uda to pojawi się ono na ekranie.

Funkcja wysyłki plików JPK wymaga systemu Windows 7 SP1 lub nowszego.

7. Wysyłka JPK_VAT podpisanych danymi autoryzacyjnymi

Poniższy film pokazuje jak wysłać pliki JPK_VAT(3) i e-Deklaracje podpisanych danymi autoryzacyjnymi (przychodem).

Program może automatycznie odszukać kwoty przychodów jeżeli w bazie danych znajduje się zeznanie roczne PIT za 2016 rok podatnika VAT. Jeżeli takiego zeznania nie ma to kwotę przychodu należy wpisać ręcznie, program ją zapamięta i przy następnej wysyłce wpisze automatycznie.

Jak widać na filmie potwierdzenie dla JPK_VAT(3) wysłanego tą metodą dostaje się natychmiast, dlatego zalecamy wykorzystanie wysyłki "przychodem" wszystkim osobom fizycznym będącym podatnikami VAT.

Poniżej film pokazujący jak wysyłać JPK_VAT(3) bezpośrednio z okna JPK:

8. Wysyłka JPK podpisanych Profilem Zaufanym

Podpisywanie plików JPK_VAT Profilem Zaufanym odbywa się w domyślnej przeglądarce na portalu obywatel.gov.pl.

Ta metoda podpisywania polega na zapisaniu pliku metadanych do podpisania, zalogowaniu się do PZ, przeciągnięciu lub wskazaniu zapisanego pliku metadanych, podpisaniu go Profilem Zaufanym oraz zapisaniu podpisanego pliku metadanych na dysku.

Jeżeli podpisany plik metadanych będzie zapisany na tym samym dysku, na którym zapisano plik do podpisu, lub na dysku systemowym (np. na pulpicie, w "pobranych", czy w dokumentach użytkownika), to program automatycznie go wczyta i rozpocznie wysyłkę. Jeżeli podpisany plik zostanie zapisany w innej lokalizacji to należy go wskazać ręcznie w ostanim kroku kreatora podpisywania.

Poniższy film pokazuje jak podpisać plik JPK_VAT(3) stosując usługę portalu obywatel.gov.pl.

9. Wysyłanie plików JPK programem Klient JPK

Program Klient JPK udostępniany jest przez Ministerstwo Finansów na stronie:

http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/jpk/klient-jpk

Aby podpisać w ten sposób plik wygenerowany w programie TaxMachine należy zapisać go do pliku:

Następnie w głównym oknie programu Klient JPK klikamy "Wyślij dokument", następnie "Dodaj dokument" i wskazujemy zapisany plik:

Po przejściu do kroku "Złożenie podpisu kwalifikowanego" klikamy "Podpisz wszystkie pliki metadanych z użyciem Profilu Zaufanego". Pojawi się okienko z linkiem do serwisu Profilu Zaufanego, po kliknięciu na ten link otworzy się okno przeglądarki w którym logujemy się do Profilu Zaufanego i potwierdzamy złożenie podpisu. Po złożeniu podpisu należy kliknąć przycisk "OK" w oknie z linkiem.

Po zatwierdzeniu podpisu pojawi się informacja że udało się podpisać dokument. Klikamy OK i Kontynuuj.

Kolejny krok to wysyłka podpisanego dokumentu. Klikamy "Rozpocznij wysyłkę" aby wysłać dokument.

10. Wysyłka masowa plików JPK

Wysyłka masowa pozwala na szybkie wysyłanie i odbieranie potwierdzeń plików JPK i e-Deklaracji dla wielu podatników. Opcja ta jest szczególnie przydatna w biurach rachunkowych.

Wysyłka w tym trybie dla plików JPK jest możliwa z podpisem elektronicznym (certyfikatem) lub z użyciem danych autoryzujących (przychodu z PIT za dwa lata wstecz), masowy odbiór potwierdzeń jest możliwy niezależnie od sposobu podpisania dokumentu JPK przy wysyłce. Dokumenty JPK podpisywane Profilem Zaufanym nadal należy wysyłać z poziomu okna dokumentu.

Prosimy obejrzeć poniższe wideo, jest na nim pokazane jak wysyłać i sprawdzać status plików JPK.